Le défi
Process Fusion et notre partenaire ont répondu à un appel d’offres pour numériser les processus de documents de facturation pour une administration municipale locale de 14 000 habitants située au Canada.
La municipalité traitait initialement manuellement les factures sans bons de commande à l’aide d’un système papier, ce qui signifiait l’acheminement physique des factures avec des dossiers physiques et des approbations. Comme leurs processus étaient tous manuels et basés sur du papier, cela entraînait un manque de visibilité, des erreurs humaines, de longs délais de traitement des factures et beaucoup de gaspillage.
Ils recherchaient une solution moderne capable de saisir et de stocker des données numériques et d’acheminer intelligemment leurs factures vers les responsables pour approbation.
Télécharger la brochureLa solution
Le gouvernement municipal a déployé CapturePoint Cloud pour l’automatisation des points d’accès, qui a numérisé et automatisé la capture, le traitement et l’acheminement de leurs factures sans bon de commande.
La solution comprenait également M-files pour stocker toutes les factures dans le cloud avec 1 To de stockage avec une allocation de départ pour automatiser 20 000 factures par an.
Le résultat
L’administration municipale a pu automatiser de manière transparente ses processus de facturation manuels et rationaliser les flux de travail, ce qui a permis au personnel de se concentrer sur des tâches plus prioritaires.
Les factures sont désormais vérifiées numériquement pour s’assurer que les données sont correctement extraites, envoyées via un routage personnalisé pour approbation par le responsable, soumises à un examen final, puis exportées sous forme de fichier CSV et envoyées directement à leur ERP financier Keystone.
Leurs processus de comptes fournisseurs sont désormais modernisés avec un système numérique, qui a réduit leurs délais de traitement des comptes fournisseurs de 20 %, augmenté la productivité du personnel de 25 % et réduit les coûts liés aux comptes fournisseurs de 30 %.
Actuellement, ils étudient d’autres domaines au sein de leurs unités commerciales, comme le bureau du greffier pour automatiser les procès-verbaux de réunion au sein de la plate-forme.
