Dans l’environnement de bureau moderne d’aujourd’hui, la seule chose à laquelle chaque entreprise doit faire face est l’assaut du courrier traditionnel et de la correspondance électronique. Que vous soyez un cabinet d’avocats ou une petite boutique e-commerce, le bombardement d’informations et de courriers est quelque chose que nous devons tous gérer. La solution est donc assez simple, bienvenue dans la salle de courrier numérique.
Définition de la salle de courrier numérique
Tout d’abord, définissons ce qu’est la salle de courrier numérique, puis nous pourrons nous plonger dans son fonctionnement. Une salle de courrier numérique ou virtuelle est un service d’externalisation spécialisé dans le traitement, le formatage et le tri de votre courrier numérique et physique. Selon le service de courrier dont vous avez besoin, ces entreprises professionnelles peuvent hiérarchiser, accélérer et filtrer votre courrier avec une précision militaire.
Que sont les services d’externalisation de la salle de courrier numérique ?
Les services d’externalisation de la salle de courrier numérique vous permettent de libérer du temps ou des ressources indispensables d’un travail abrutissant. Avec une salle de courrier numérique automatisée, vous pouvez profiter de tous les avantages d’une salle de courrier organisée sans avoir à payer pour un employé à temps plein. Vous pouvez diviser les services d’externalisation en deux tranches : la première est physique et la seconde est numérique.
Côté physique, lorsque vous choisissez de sous-traiter, voici la configuration type. Votre courrier physique sera redirigé vers un P.O. dédié. boîte surveillée. Votre courrier est acheminé vers une installation sécurisée de numérisation de documents pour être traité à des intervalles prédéfinis. Par exemple, vous pouvez trier une fois par jour, deux fois par jour ou même une fois par semaine. La correspondance est ensuite ouverte, préparée, numérisée, indexée et enregistrée selon des normes prédéfinies. Une fois cette opération terminée, les fichiers numériques peuvent être envoyés et enregistrés dans votre logiciel métier ou peuvent être envoyés au format PDF pour qu’un membre de votre personnel les traite manuellement.
Voici à quoi cela ressemble en action :
- Une facture d’eau arrive au bureau.
- Il est ouvert, préparé, numérisé et indexé à l’équipe des comptes clients.
- Enfin, la facture est automatiquement téléchargée dans le logiciel de comptabilité, et le service comptable est averti, ou la facture est envoyée via un PDF à une boîte aux lettres générique ou à une personne spécifique pour trier et payer manuellement.
Du côté numérique, cela fonctionne de manière assez similaire au côté physique. Les e-mails entrants sont reçus dans une boîte de réception dédiée qui est surveillée. Les pièces jointes ou les documents intégrés sont supprimés de l’e-mail et convertis dans le type de fichier correct pour le traitement. Les données capturées sont ensuite organisées et envoyées à l’équipe appropriée.
Comment fonctionne une salle de courrier virtuelle ?
La beauté d’une salle de courrier virtuelle réside dans le fait qu’il s’agit d’une solution entièrement personnalisable qui peut répondre aux besoins de votre bureau. Utilisons deux exemples pour montrer comment une salle de courrier virtuelle pourrait fonctionner.
Prenons tout d’abord un cabinet d’avocats spécialisé en droit immobilier. Le bureau est très occupé et fournit généralement aux clients des packages de clôture et des conseils juridiques concernant les transactions immobilières résidentielles et commerciales. Un client vient de fermer une maison et son agent envoie les derniers détails du contrat d’achat, tandis que son courtier hypothécaire envoie également les documents nécessaires de son côté. Avec une salle de courrier numérique, le logiciel triera les fichiers, les organisera de la manière dont le conseil principal en aura besoin et préparera l’ensemble du dossier lorsque le conseil rencontrera le client pour signer les documents – plus besoin de chercher des pièces jointes perdues ou de traiter avec des non- PDF formatés. Avec une salle de courrier virtuelle, tout est formaté, organisé et prêt à partir.
D’autre part, l’automatisation de la salle de courrier numérique peut être un outil précieux si vous dirigez une petite entreprise de conception. La salle de courrier numérique peut filtrer les pistes par rapport au spam et vous assurer d’avoir facilement accès aux conceptions, idées ou inspirations. Au lieu de trouver plusieurs pièces jointes dans une chaîne de courrier électronique, tous les fichiers pertinents sont organisés et faciles d’accès avec une salle de courrier numérique. En termes simples, une salle de courrier numérique permet à votre entreprise de réaliser plus facilement des projets de premier ordre sans perdre de temps avec une boîte de réception désordonnée.
Quels sont les avantages d’une salle de courrier numérique ?
– Amélioration du service client
Que vous soyez une grande entreprise ou une petite entreprise technologique, une salle de courrier numérique peut offrir une meilleure expérience client via des communications automatisées et un traitement plus rapide des documents. Les clients peuvent être informés que leurs documents sont reçus par e-mail automatisé et que les documents sont envoyés à la bonne personne en temps opportun.
– Saisie de données manuelle réduite
Une salle de courrier numérique peut permettre aux employés de se concentrer sur d’autres tâches ou projets au sein de l’entreprise grâce à des processus d’automatisation. Une salle de courrier numérique peut récupérer des informations pertinentes et fournir les données et les documents dont les décideurs auront besoin pour faire avancer un projet, un dossier ou une décision.
-Une plus grande conformité aux politiques
Lorsque les documents sont triés manuellement, vous courez le risque d’une erreur humaine affectant vos métiers. Une salle de courrier numérique atténue ce risque et fournit à votre entreprise une piste d’audit claire pour le cycle de vie de chaque document.
Principales étapes de mise en œuvre de la salle de courrier numérique
Avant tout, vous devez déterminer le type de salle de courrier numérique que vous souhaitez mettre en place. Êtes-vous à la recherche d’une automatisation complète de la gestion de la salle de courrier où le courrier physique est trié et traité, et votre courrier numérique est dépouillé et traité ? Vous recherchez une solution de courrier hybride ou unique, numérique ou physique ?
Deuxièmement, vous devrez examiner les options actuelles du marché et trouver une entreprise sûre et pérenne. Une entreprise comme CapturePoint peut capturer, transformer, traiter et gérer facilement votre courrier. CapturePoint utilise un système de classification automatisé qui facilite le tri avec un contrôle de qualité de premier ordre.
Enfin, vous configurez votre boîte aux lettres et laissez l’automatisation vous fournir, à vous et à votre secteur d’activité, la meilleure mise à jour depuis l’abandon de Windows 8. Votre entreprise peut bénéficier d’un meilleur suivi et contrôle avec une salle de courrier numérique, d’une meilleure expérience utilisateur, d’une meilleure sécurité des données et, surtout, une meilleure accessibilité des données. Arrêtez de vivre dans les années 1990 et voyez comment CapturePoint peut fournir une boîte aux lettres numérique automatisée qui révolutionnera la façon dont vous et votre entreprise travaillez avec le courrier physique et numérique.
