Les factures impayées entravent gravement les revenus d’une entreprise. Si les entreprises ne sont pas payées pour leurs services à temps, cela peut avoir un impact important sur leurs finances. C’est pourquoi le traitement des factures joue un rôle crucial dans les affaires, quel que soit le secteur d’activité.
C’est l’élément vital de toutes les opérations financières qui assure le paiement à temps de toutes les factures. Cependant, de la création d’une facture à son règlement, son traitement est alourdi par plusieurs interventions manuelles.
Le traitement automatisé des factures permet aux entreprises de remplacer les procédures manuelles fastidieuses par des solutions efficaces et automatiques. Des coûts réduits, des délais de traitement plus rapides, des taux d’erreur minimaux et l’utilisation efficace des ressources, voilà les avantages que les entreprises peuvent tirer du traitement automatisé des factures.
Néanmoins, de nombreuses entreprises ont du mal à tirer le meilleur parti de cette technologie exceptionnelle, tandis que d’autres ont du mal à l’intégrer dans leur flux de travail. Dans cet article, nous discuterons des différences principales entre le traitement automatisé des factures et la mise en œuvre d’un système intelligent d’automatisation AP.
5 problèmes principaux dans le traitement automatisé des factures
1. Classer les factures parmi d’autres documents
Souvent, les documents envoyés aux clients pour traitement contiennent une quantité importante de documents indésirables. Bien que cette tâche soit relativement facile pour les humains, il faut beaucoup de temps pour qu’une personne examine chaque document manuellement.
D’autre part, de nombreuses solutions de traitement automatisé des factures ne sont pas équipées de fonctionnalités intelligentes. C’est pourquoi ces solutions peuvent ne pas détecter les factures dans un tas d’autres documents. À moins que votre solution de traitement automatisé des factures ne dispose de fonctionnalités avancées de capture intelligente des données, il peut être difficile d’identifier la présence de données de paiement dans un document.
2. Détecter le nombre de factures dans un seul document
Dans de nombreux cas, un seul document peut contenir plusieurs factures. Nous voyons souvent des entreprises rassembler plusieurs factures dans un seul PDF. Ce n’est peut-être pas un problème pour un humain, mais si vous utilisez une solution automatisée pour obtenir une efficacité optimale, il est facile de manquer ces factures. Bien que les solutions intelligentes de traitement automatisé des factures soient capables de détecter de telles factures, toutes les solutions automatisées ne disposent pas de ces fonctionnalités.
3. Identifier le type de document
Bien que les entreprises utilisent principalement des factures et des avoirs, les documents de paiement peuvent être de différents types. Pour une comptabilité rigoureuse, il est essentiel de déterminer avec précision le type de document.
Les solutions simples de traitement des factures nues ne parviennent souvent pas à identifier différents types de documents, ce qui entraîne une comptabilité inexacte. Si votre solution automatisée ne reconnaît pas le type de document, cela peut facilement se transformer en une erreur coûteuse pour votre entreprise.
C’est pourquoi les solutions efficaces de traitement automatisé des factures nécessitent plus qu’une simple reconnaissance optique de caractères (OCR). Les solutions avancées utilisent des classificateurs supplémentaires pour optimiser leurs algorithmes d’apprentissage automatique, ce qui leur permet de classer les documents avec précision.
4. Identifier l’expéditeur et le destinataire
Certaines factures contiennent les informations d’identification du destinataire et de l’expéditeur. Dans de telles situations, une solution automatisée peut avoir du mal à traiter correctement le document. Les solutions automatisées avec des fonctionnalités limitées peuvent confondre les deux parties et identifier à tort les expéditeurs en tant que destinataires et vice versa.
Pour éviter ce problème, les solutions avancées de traitement automatisé des factures recherchent des informations supplémentaires et génèrent des fonctionnalités appropriées. Cela les aide à identifier avec précision les expéditeurs et les destinataires.
5. Classifier le texte du document
L’une des principales caractéristiques du traitement automatisé des factures est l’extraction du texte à partir de documents. À cette fin, la plupart des solutions s’appuient sur des variantes d’algorithmes OCR pour numériser les factures ou les reçus photographiés.
Cependant, les algorithmes OCR sont très sensibles aux distorsions et au flou et peuvent ne pas extraire les données avec précision dans de telles situations. De même, si les données sont manuscrites, les algorithmes d’ORC peuvent avoir du mal à capturer efficacement les données.
Dans d’autres cas, les données de texte extraites de documents d’origine peuvent facilement être corrompues car les PDF n’utilisent pas un codage de texte simple, ce qui entraîne la création de symboles corrompus par le logiciel et provoque des erreurs coûteuses pour l’entreprise.
À moins que votre solution n’utilise des algorithmes d’apprentissage automatique hautement optimisés, lors de l’extraction de texte, il peut être difficile pour les solutions de traitement automatisé des factures de minimiser les erreurs.
Avantages de l’utilisation d’un système d’automatisation intelligent AP
Bien que certaines solutions automatisées aient des fonctionnalités limitées, l’utilisation des bonnes solutions de traitement automatisé des factures peut apporter d’innombrables avantages à votre entreprise.
Traitement plus rapide des factures à moindre coût
Le retard dans le traitement des factures peut constituer un obstacle important à la croissance des entreprises. Le retard des paiements peut entraîner des pénalités qui se traduisent en coûts plus élevés. Dans le même temps, de nombreuses entreprises risquent d’être mises sur liste noire en raison du retard de paiement des factures.
Le traitement automatisé des factures réduit considérablement le temps nécessaire au traitement des factures. Des fonctionnalités telles que les flux de travail dynamiques, la capture intelligente des données et la facturation électronique accélèrent le traitement des factures et éliminent les coûts résultant des retards de paiement.
Classification des documents
Les solutions de traitement automatisé des factures assurent une classification intelligente des documents. La technologie utilise plusieurs méthodes pour étiqueter les types de documents standard et d’autres contenus liés aux processus métier. Elle garantit que les documents de paiement sont traités avec précision ; ce qui permet aux entreprises de payer plus facilement leurs dettes à temps.
Utiliser les ressources efficacement
Le traitement automatisé des factures soulage les employés de processus manuels fastidieux en automatisant la saisie des données et le traitement des factures. Cela permet aux entreprises d’employer leur personnel dans d’autres tâches importantes et à maximiser l’efficacité générale.
Améliorer les relations commerciales
Pour toute entreprise, il est essentiel de développer un lien solide avec ses fournisseurs et partenaires pour réussir. Une solution de traitement automatisé des factures lui permet de régler rapidement les factures impayées, ce qui lui permet de développer une relation solide avec ses fournisseurs.
Améliorer la correspondance des bons de commande
Le rapprochement des commandes peut être une procédure laborieuse qui gaspille du temps et de l’argent. Votre personnel doit examiner chaque facture individuellement, puis la comparer avec les documents concernés, tels que les bons de commande ligne par ligne.
La nature lente et fastidieuse de la procédure peut réduire considérablement l’efficacité de votre organisation, ce qui nuit à votre entreprise. Cependant, une solution de traitement automatisé des factures rationalise ces processus grâce à diverses fonctionnalités intelligentes.
Elle capture et stocke les données nécessaires de vos documents de paiement et les transforme au format numérique. Grâce à cette solution, votre entreprise peut extraire et vérifier des informations telles que les informations des postes, les montants, les codes GL et les conditions en fonction des règles de flux de travail configurées.
Extraction précise des données
L’extraction précise des données peut être un problème, même pour les solutions de traitement automatisé des factures. Cependant, les solutions intelligentes de traitement des factures sont équipées d’algorithmes d’apprentissage automatique très avancés qui assurent l’extraction précise des données des factures entrantes.
