Alors que les entreprises du monde entier adoptent la numérisation pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité, la plupart essaie de tirer parti des avantages financiers et opérationnels offerts par les logiciels de comptes fournisseurs.
Les logiciels AP jouent un rôle essentiel dans l’automatisation des processus clés dans les comptes fournisseurs, permettant aux entreprises de réduire considérablement le temps, les coûts et les erreurs causés par les procédures manuelles. Dans le même temps, les solutions AP assurent le paiement rapide des factures en simplifiant l’acheminement et l’approbation des flux de travail des factures.
Le marché des logiciels est plein de produits équipés de nombreuses fonctionnalités d’automatisation AP. Cependant, quel que soit le produit que vous choisissez, vous trouverez des fonctionnalités telles que l’OCR au cœur de chaque solution.
Bien que des techniques telles que l’OCR soient un élément essentiel des solutions d’automatisation AP, elles ne sont pas suffisantes à elles seules. Dans cet article, nous discuterons des raisons pour lesquelles il ne suffit pas d’optimiser uniquement les processus AP.
Qu’est-ce que l’OCR ?
OCR est l’abréviation de Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères, une technologie qui transforme les documents numériques en fichiers modifiables avec du texte accessible. Elle fonctionne en utilisant une forme particulière d’algorithme de détection d’image pour reconnaître les caractères dans un document numérique. Grâce à l’OCR, les entreprises peuvent capturer numériquement des données à partir d’un éventail de documents tels que des PDF, ainsi que des images numérisées.
Un certain nombre d’industries allant des dossiers médicaux aux services bancaires tirent parti de cette technologie pour traiter de grandes quantités de données. Cependant, au cours des dernières années, cette technologie s’est également répandue dans les comptes fournisseurs.
L’OCR est un élément clé de la capture des factures dans les processus AP et aide les entreprises à extraire automatiquement les données de facturation. Chaque fois que le service AP reçoit une facture, la fonction OCR reconnaît les caractères numériques et transmet les informations que son algorithme a détectées, éliminant ainsi la nécessité d’une saisie manuelle.
Bien que les fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères soient nécessaires, la détection des factures ne peut pas à elle seule transformer votre système de comptes fournisseurs en un flux de travail de facturation dynamique. Vous avez besoin d’autres fonctionnalités pour faire évoluer votre solution AP en fonction de vos besoins commerciaux croissants.
Comment fonctionne l’OCR ?
Un moteur OCR est capable de détecter des centaines de styles de police et de motifs d’image de texte différents car il a accès à divers modèles de polices et de motifs d’image de texte dans sa base de données. La technologie OCR fonctionne en analysant un document et en le faisant correspondre à une base de données de caractères connus. Il recherche ensuite des modèles et les utilise pour identifier chaque caractère. Une fois les caractères identifiés, ils peuvent être convertis en texte pouvant être modifié ou consulté. La technologie OCR a parcouru un long chemin ces dernières années et est maintenant capable de reconnaître un large éventail de caractères, y compris ceux dans des langues autres que l’anglais.
Limites de l’OCR dans le traitement efficace des factures
Bien qu’il soit essentiel d’extraire les données d’une facture, il faut également catégoriser les données extraites et les transférer dans les bons champs du système de comptabilité fournisseurs. Par exemple, si vous ajoutez des factures à votre système comptable, vous devez indiquer le montant dû, la date de facturation, la date d’échéance du paiement, ainsi qu’une description du produit ou du service acheté.
Dans le même temps, le système doit extraire les informations relatives à l’identification du bénéficiaire telles que l’identification fiscale, le numéro de téléphone ou l’adresse. Pour compliquer encore les choses, le format de chaque facture est différent selon les fournisseurs. Pour une comptabilité précise, il est essentiel de déterminer précisément le type de document.
Certains fournisseurs peuvent utiliser un logiciel de facturation pour générer des factures pour leurs commandes, tandis que d’autres transfèrent des programmes de traitement de texte ou des PDF pour transmettre la facture. Les différents types de formats de fichiers des factures sont très complexes, et l’OCR seule n’est pas assez perfectionnée pour classer chaque document et ses données avec précision.
C’est pourquoi la simple extraction de données ne suffit pas à automatiser véritablement leur capture à partir de factures numériques. Les entreprises ont besoin d’un système capable de transférer de manière fiable les données des factures vers leur système logiciel AP sans nécessiter de supervision ou d’intervention manuelle. Si vous n’utilisez la reconnaissance optique des caractères que dans vos processus numériques, votre processus de comptabilité fournisseurs restera statique.
OCR et apprentissage automatique : les fondements d’un flux de travail dynamique
L’apprentissage automatique est un élément de l’intelligence artificielle qui nous permet de créer des applications logicielles qui résolvent les problèmes en cours en analysant les données. Ces solutions intelligentes nécessitent une intervention manuelle minimale voire nulle, et sont utiles dans tous les domaines allant de la détection des maladies au service à la clientèle, en passant par les voitures autonomes, la classification des textes et bien plus encore.
Dans le contexte de l’automatisation AP, la combinaison de l’ORC et de l’apprentissage automatique peut assurer la capture intelligente des données. Alors que l’OCR extrait des données de documents numériques et d’images numérisées, des algorithmes avancés d’apprentissage automatique peuvent analyser la structure d’une facture pour élaborer des modèles.
En travaillant ensemble, ces solutions peuvent classer les données et différencier avec précision les montants dus et les numéros d’adresse (ainsi que d’autres types d’informations). Grâce à ces technologies, le personnel comptable n’a plus à s’inquiéter de l’envoi des données de facture dans les bons champs pour le traitement.
En utilisant l’OCR et l’apprentissage machine, votre personnel AP peut faire correspondre les codes corrects du grand livre général avec des types de transactions ou des fournisseurs spécifiques. Dans le même temps, il est possible de transférer des informations de facture telles que l’identification du fournisseur, le montant total et le numéro de facture dans le système automatisé de comptabilité fournisseurs. De même, ces solutions peuvent également être utilisées pour envoyer des factures aux approbateurs concernés pour autorisation sans intervention manuelle.
La combinaison de l’apprentissage automatique et de l’OCR jette les bases d’une solution dynamique de comptes fournisseurs. Au lieu de passer du temps à configurer la logique fondée sur des règles dans le flux de travail AP, vous pouvez compter sur ces technologies pour apprendre la logique du flux de travail lors du traitement des factures.
Pourquoi les services gérés sont nécessaires pour une plateforme AP sans contact
Bien que l’apprentissage automatique et l’ORC éliminent le besoin de gérer manuellement chaque étape du flux de travail AP, certaines entreprises craignent toujours d’extraire des montants de facture incorrects.
Il est courant que les solutions de traitement des factures aient à traiter des documents inhabituels. Parfois, il peut manquer les informations fiscales du fournisseur dans une facture sur le point d’être payée, ce qui entraîne alors une série d’erreurs si votre solution n’est pas prête à gérer ces problèmes.
Lorsque vous envisagez diverses solutions AP automatisées pour votre entreprise, vous devez rechercher des plateformes capables de gérer efficacement ces situations particulières. Par exemple, certaines plateformes AP offrent des services gérés qui transfèrent les factures irrégulières pour un examen manuel.
Chaque fois que la solution détecte une facture avec des informations manquantes telles que l’identification fiscale du fournisseur, elle dirigera cette facture vers une équipe de service géré pour un examen plus approfondi. Étant donné que cette petite révision manuelle n’implique pas votre personnel AP, vous pouvez créer un flux de travail de comptes créditeurs sans contact au sein de votre entreprise.
Capacités pour plusieurs langues
L’apprentissage machine, les services gérés et le traitement des factures OCR peuvent vous fournir un système de comptes fournisseurs dynamique et sans contact. Cependant, à mesure que les entreprises se développent, elles peuvent travailler avec des fournisseurs et des bénéficiaires de différentes régions et pays. C’est pourquoi de nombreuses solutions intelligentes de facturation peuvent traiter des données provenant de différentes langues, ce qui vous aide à internationaliser l’activité de votre entreprise sur la scène internationale.
Accès au cloud
De même, l’accès au cloud est également une fonctionnalité utile dans une solution AP automatisée. Les solutions AP dans le cloud permettent aux entreprises d’exécuter des opérations commerciales de n’importe où et d’ajouter facilement plusieurs utilisateurs. Au lieu d’être limité à une solution de capture de factures sur site, l’accès au cloud vous permet de rendre les fonctionnalités de capture de données intelligentes facilement accessibles de n’importe où et à tout moment.
La reconnaissance optique des caractères complétée par l’apprentissage automatique et les services gérés peuvent optimiser tous les processus AP et créer un flux de travail de traitement des factures sans contact pour votre entreprise.
