Les entreprises d’aujourd’hui ont du mal à faire face aux défis des lieux de travail éloignés et des restrictions sociales. Être déconnecté du bureau présente un risque important pour la productivité de votre personnel et met en danger la croissance de votre entreprise.
Les entreprises qui utilisent encore des processus manuels sont de plus en plus malmenées. Aussi difficile soit-il de maintenir la stabilité des entreprises pendant la dure situation de Covid-19, s’appuyer sur des flux de travail manuels lents et sujets aux erreurs rend les choses encore plus difficiles.
Les processus tels que la gestion des documents et des informations font le plus souffrir les entreprises car elles ont besoin d’une intervention manuelle pour extraire, compiler, interpréter et fournir des informations. Réaliser tout cela manuellement augmente les coûts pour les entreprises, oblige les entreprises à prendre du retard et rend leur survie difficile.
Heureusement, une solution peut aider les entreprises à surmonter ce défi et à mettre fin à leur dépendance aux processus manuels, en particulier pour la gestion des documents et des informations. Dans cet article, nous allons explorer ce qu’est l’automatisation intelligente des documents et comment cette technologie peut devenir le parfait catalyseur de croissance dans un environnement distant.
Pourquoi le travail à distance est-il plus difficile ?
Dans un environnement distant, les équipes travaillent de manière décousue, ce qui rend difficile pour les équipes de coopérer et de se coordonner dans le temps. Sans technologie de support, il est impossible de combler les écarts entre les ressources disponibles et leur répartition au sein de votre effectif.
Le plus souvent, les entreprises ne parviennent pas à répartir efficacement les actifs lorsque personne ne travaille au même endroit. Cela s’aggrave lorsque votre équipe traite des documents. Les équipes risquent toujours de travailler sur des versions plus anciennes du document. Dans le même temps, il existe toujours un risque accru de non-conformité à partir d’une version plus récente des documents, en particulier si de nouveaux membres sont chargés de les produire.
De plus, votre entreprise reçoit de gros volumes de données soit par voie électronique, soit sous forme de documents papier. Cet afflux de données non structurées rend extrêmement difficile le traitement des informations, surtout si votre équipe travaille à domicile. Par conséquent, de petits retards freinent la croissance de votre entreprise et limitent l’évolutivité et le retour sur investissement.
Dans le même temps, l’accès aux documents d’entreprise sensibles compromet la sécurité des données et met en danger les informations critiques. Enfin, l’abondance de retards empêche votre personnel d’améliorer l’expérience client, de fournir des résultats de haute qualité et d’augmenter votre capacité à gérer des volumes plus importants.
Qu’est-ce que l’automatisation intelligente des documents ?
L’automatisation intelligente des documents est une solution intelligente qui tire parti de l’OCR et de l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser l’extraction, la compréhension et l’intégration des documents requis dans les processus organisationnels. IDA améliore la capacité d’automatisation des processus robotiques, permettant aux entreprises d’automatiser leurs processus plus efficacement.
En l’absence d’un système de gestion intelligent, les entreprises qui traitent manuellement les documents augmentent les coûts de main-d’œuvre et diminuent la productivité et l’efficacité.
Cependant, en incorporant l’automatisation intelligente des documents, ces organisations peuvent optimiser les processus métier et engager et responsabiliser les clients plus efficacement. L’objectif d’IDA est d’automatiser le traitement des données non structurées enregistrées dans les e-mails et diverses formes de documents. Il aide les employés à comprendre les informations contenues dans un e-mail ou un document, à les extraire et à les envoyer au bon utilisateur.
C’est pourquoi les entreprises se tournent vers l’automatisation intelligente pour faciliter le traitement des documents et organiser et distribuer leurs ressources plus efficacement. En remplaçant l’interprétation manuelle des documents par l’automatisation, les entreprises réduisent efficacement le coût de traitement de leurs documents.
Pourquoi le traitement intelligent des documents est-il important ?
Lors du traitement des documents, le plus gros problème qui se pose est la contrainte de temps. Le temps qui peut être consacré à d’autres tâches efficacement est consacré au traitement manuel des documents. C’est donc là que le traitement intelligent des documents viendra à votre secours. Outre l’extraction de données à partir de documents en un rien de temps, il aide également à numériser et à organiser des documents provenant de diverses sources, quel que soit leur format d’origine.
Justement, pour améliorer l’efficacité de votre organisation et garder tous les documents à portée de clic, un traitement intelligent des documents est indispensable.
6 fonctionnalités clés de l’automatisation intelligente des documents
Intelligent Document Automation est doté de plusieurs fonctionnalités qui traitent directement les problèmes d’un environnement de travail à distance et permettent à votre personnel de faire son travail de manière productive. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités que vous pouvez obtenir grâce à l’automatisation intelligente des documents.
1. Extraction de données
L’extraction de données à partir de documents non structurés est difficile car ces documents sont souvent séparés et n’ont pas de format standard. Il est plus facile d’extraire des données de documents tels que des factures, des bons de commande et des PDF grâce à des solutions d’extraction de données.
En utilisant des technologies avancées telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), IDA vous permet d’extraire facilement des données. L’OCR est une technologie qui transforme les documents numériques en fichiers modifiables avec du texte consultable.
En utilisant une forme spécialisée de l’algorithme de détection d’image, l’OCR reconnaît les caractères d’un document numérique. Il aide les entreprises à capturer numériquement des données à partir d’une gamme de documents tels que des PDF, ainsi que des images numérisées.
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2. Assistance multilingue
Une solution intelligente d’automatisation des documents vous offre l’avantage d’un support multilingue. De puissantes fonctionnalités OCR vous permettent d’extraire des données disponibles dans des langues autres que l’anglais, facilitant ainsi votre activité à l’international.
3. Reconnaissance de la mise en page
Les entreprises suivent différents modèles pour leurs factures, bons de commande et autres documents importants. Pour cette raison, les logiciels d’extraction de données ont du mal à extraire les données avec précision à partir de différents formats, ce qui entraîne des erreurs.
Cependant, l’automatisation intelligente des documents offre des fonctionnalités telles que la reconnaissance de la mise en page. La reconnaissance de la mise en page détermine correctement le type de document qu’elle a reçu et extrait les données avec précision en conséquence. Ces fonctionnalités facilitent l’extraction d’informations précieuses à partir de fax et d’e-mails. Vous pouvez également créer des images numériques à partir de documents reçus de plusieurs sources telles que des scanners, des fichiers/dossiers, des appareils mobiles, des MFP, le Web, des services Web et XML/EDI.
4. Flux de travail automatisés
Comme son nom l’indique, la principale caractéristique de l’automatisation intelligente des documents est de vous fournir un flux de travail automatisé utilisant l’IA. Le traitement manuel des documents est extrêmement difficile à gérer, surtout lorsque votre équipe travaille à distance.
IDA automatise tous ces processus et vous offre des workflows automatisés, flexibles et personnalisables. Connecter toute votre équipe à une solution automatisée peut supprimer les obstacles et leur permettre de travailler de manière transparente, sans retards.
Vous pouvez également automatiser les processus manuels tels que la correspondance des factures et des bons de commande, les flux de travail basés sur l’approbation sur le type de dépense défini, les valeurs de facture ou le nom du fournisseur, ainsi que la gestion des exceptions et la création de rapports pour signaler les anomalies et identifier les documents manquants.
5. Apprentissage automatique avancé et fonctionnalités d’IA
Les fonctionnalités d’apprentissage automatique basées sur l’IA vous permettent de gagner du temps dans la maintenance continue et la configuration initiale. Les utilisateurs n’ont besoin d’alimenter les données qu’au départ. Le système reconnaît et apprend progressivement le modèle de données à partir des documents initialement fournis par vous.
6. Interface utilisateur intuitive pour une gestion efficace des documents
Travailler à distance n’est pas facile et faire face à une interface utilisateur maladroite le rend encore plus difficile. Une solution IDA avancée vous fournira des interfaces utilisateur efficaces pour gérer les exceptions dans la gestion des documents, ce qui facilitera un retour sur investissement rapide.
Les entreprises ont du mal à gérer efficacement les télétravailleurs. Cependant, une solution basée sur l’IA telle que l’automatisation intelligente des documents peut réduire considérablement les coûts et le temps et permettre à votre équipe de tirer le meilleur parti de son potentiel.
Cas d’utilisation du traitement intelligent des documents
L’idée d’évoluer vers un bureau sans papier peut sembler très difficile. Cependant, si vous essayez juste un peu fort, cela peut être atteint en un rien de temps. Voyons donc comment différentes industries peuvent utiliser le traitement intelligent des documents.
Secteur financier
L’utilisation du traitement intelligent des documents peut aider les banques à ouvrir des comptes, à gérer les formulaires hypothécaires et même à tenir à jour les formulaires fiscaux. De plus, les documents KYC sont accessibles en un seul clic et utilisés automatiquement pour vérifier les signatures des clients.
Secteur des assurances
Le traitement intelligent des documents prend même en charge les factures et les reçus. Cela rend la numérisation des documents encore plus facile. Grâce à l’utilisation de l’IDP, les documents tels que les demandes d’assurance-vie, les réclamations pour accident de voiture, les formulaires d’invalidité et les formulaires de compte de rente peuvent tous être stockés et accessibles sous un même toit.
Secteur de la santé
En ce qui concerne le secteur de la santé, la confidentialité et l’exactitude des données des patients sont les plus importantes. De plus, toute cette paperasse nécessite de grands espaces de stockage. Par conséquent, avec l’utilisation du traitement intelligent des documents, tout peut être stocké et analysé facilement.
Organisations gouvernementales
Si les organisations gouvernementales commencent à numériser toutes sortes de documents, le stockage sera encore plus facile. De plus, l’accessibilité et la confidentialité des documents peuvent également être assurées. Certains des documents qui peuvent être facilement numérisés comprennent les documents fiscaux, les demandes de sécurité sociale et les demandes d’emploi.
