La comptabilité fournisseurs joue un rôle essentiel dans les opérations commerciales quotidiennes. Elle a un impact direct sur la gestion de la trésorerie, maintient les relations avec les fournisseurs et offre une sécurité contre la fraude. Cependant, de la réception au paiement, plusieurs processus comptables nécessitent une intervention manuelle.
Les processus manuels de comptabilité fournisseurs limitent les équipes dans l’utilisation optimale de leur temps et les restreignent aux paiements de factures ou à la collecte de relevés en souffrance. Par conséquent, s’appuyer sur des processus manuels de comptabilité fournisseurs peut ralentir l’ensemble du flux de travail de votre entreprise.
Néanmoins, des technologies disruptives telles que l’automatisation des comptes fournisseurs ont permis aux équipes comptables de réduire les interventions manuelles inutiles ; par conséquent, ces équipes ont pu maximiser l’efficacité opérationnelle.
Bien que l’automatisation du plus grand nombre d’étapes possible soit l’objectif des équipes recherchant une efficacité optimale, l’automatisation de ces trois étapes du processus de comptabilité fournisseurs offre des avantages considérables. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour un flux de travail optimisé en 2021.
Approbation et Routage
Avant le paiement, les factures doivent passer par une série d’approbations. Ces approbations sont nécessaires pour garantir l’exactitude et la validité des factures. Étant donné que le processus de validation et d’approbation nécessite plusieurs étapes, le routage manuel de ces factures augmente les risques de perte de ces dernières.
Dans le même temps, le temps nécessaire aux factures pour circuler d’un bureau à l’autre entraîne des retards inutiles, ce qui se traduit par des paiements tardifs et même des pénalités de paiement. L’automatisation de ces processus à l’aide d’un logiciel peut considérablement simplifier le processus de routage et accélérer les approbations de factures.
Une fois que le logiciel capture une facture et la valide, la facture est automatiquement routée vers le responsable de l’approbation. La facture est transmise avec des notifications et des flux de travail personnalisés qui garantissent qu’aucune facture n’est manquée. Dans le même temps, si votre logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs utilise un système basé sur le cloud, les responsables peuvent accéder au système et approuver les factures où qu’ils se trouvent.
Extraction de Données
La numérisation manuelle de documents et la saisie de données sont des processus fastidieux et chronophages. Ces tâches non seulement demandent des heures de travail intensif, mais elles sont également sujettes à diverses erreurs de saisie et de duplication des données.
En revanche, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs utilise des fonctionnalités puissantes de capture, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), pour extraire automatiquement les données numériques et manuscrites. La procédure automatique garantit que les données de facturation capturées sont saisies avec précision. Par conséquent, les entreprises peuvent bénéficier d’une productivité accrue et de délais de cycle de facturation réduits.
En plus de réduire le délai global du cycle de facturation, la capture automatique des données peut être associée à des analyses avancées pour donner aux entreprises une vue d’ensemble de leurs coûts totaux. Ainsi, les entreprises peuvent comprendre clairement leurs marges de profit et de perte et effectuer des prévisions financières précises.
Généralement, les entreprises doivent rééquilibrer leurs livres après avoir découvert des erreurs de dernière minute lors des clôtures de fin de mois. Cependant, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs élimine les paiements en double et les erreurs de facturation, aidant les entreprises à éviter le processus douloureux de rééquilibrage des livres.
Enfin, toutes les données extraites des factures sont transférables et synchronisées automatiquement dans vos registres comptables sans aucun retard. Étant donné que votre enregistrement est disponible pour l’ensemble de votre service comptable, toute personne ayant un accès autorisé peut utiliser et analyser les nouvelles transactions.
Réception des Factures
Les factures générées par les fournisseurs sont des documents complexes distribués via différents supports et disponibles dans divers formats. Les fournisseurs envoient ces documents à la fois sous forme électronique (images, documents Word, fax ou PDF) et sous forme papier, ce qui rend difficile leur tri, leur catégorisation et leur saisie manuelle. Le traitement manuel des factures est non seulement complexe, mais il consomme également beaucoup de temps.
En automatisant chaque procédure, de la collecte et du tri des factures à la saisie des données, un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peut simplifier le flux de travail de la comptabilité fournisseurs. Étant donné que le logiciel effectue ces processus à leur arrivée, il réduit considérablement le temps de traitement des factures. Lorsque nous envoyons des factures électroniquement, le logiciel les traite en temps réel et extrait les données sans erreur.
Dans le même temps, le logiciel permet aux entreprises d’automatiser les factures récurrentes. Vous pouvez définir un intervalle pour les factures récurrentes dans le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs et configurer des modèles pour celles-ci. Cela permet aux entreprises de faire correspondre les factures reçues avec les modèles et de signaler toute différence dans leur formatage.
Enfin, l’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs vous permet d’éliminer les factures en double et d’identifier les dates d’échéance de chacune des factures. Si vous n’avez pas payé une facture en attente, le système vous alerte de la date d’échéance imminente. Vous n’aurez donc jamais à vous soucier de faire des paiements en retard ou en double.
Correspondance des Bons de Commande
Le processus de comptabilité fournisseurs exige que votre personnel examine chaque facture individuellement, puis la compare aux documents pertinents, tels que les bons de commande, ligne par ligne. Le processus est manuel et laborieux, ce qui nuit considérablement à l’efficacité de l’organisation.
Cependant, les solutions automatisées de comptabilité fournisseurs peuvent rationaliser ces processus. En stockant tous les documents nécessaires et en capturant les données, le logiciel de comptabilité fournisseurs convertit les données en format numérique. Par conséquent, le logiciel peut extraire et vérifier des informations telles que les montants, les informations sur les articles, les codes GL et les conditions selon les règles de workflow configurées.
De plus, le processus automatisé peut également faire correspondre les factures à leur commande de produits correspondante et alerter les responsables en cas de divergence. La comparaison automatique des factures élimine les goulots d’étranglement, améliore la précision et permet à vos employés de se concentrer sur d’autres objectifs de haute priorité.
Réalisation des Paiements
Lorsqu’une entreprise autorise des centaines de paiements chaque mois, les employés doivent avoir une connaissance complète de toutes les dates d’échéance des paiements et des opportunités de remise.
Si vous surchargez votre personnel avec l’approbation des factures et d’autres processus manuels, il est facile pour eux de manquer les délais de paiement. Manquer des échéances critiques peut contrarier vos fournisseurs et ruiner votre relation commerciale avec des partenaires de longue date.
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs vous permet de rationaliser l’exécution des paiements. Les utilisateurs peuvent planifier des paiements approuvés à livrer à la date d’échéance prévue, voire avant. Dans le même temps, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs facilite les paiements électroniques en donnant à l’entreprise un emplacement central pour choisir son mode de paiement préféré.
Le flux de travail typique de la comptabilité fournisseurs est rempli de tâches manuelles, chronophages et fastidieuses. L’utilisation d’un logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut aider votre organisation à surveiller et à amplifier les performances de la comptabilité fournisseurs tout en optimisant les flux de travail existants. Dans le même temps, les entreprises peuvent réduire les coûts opérationnels, garantir la conformité réglementaire et assurer une qualité de données élevée en exploitant l’automatisation de la comptabilité fournisseurs basée sur le cloud.
