Le département des comptes fournisseurs est un élément essentiel de toute organisation, qui contrôle les opérations commerciales quotidiennes. Il est responsable de la gestion de la trésorerie, de la sécurité contre la fraude et du maintien des relations avec les fournisseurs.
Cependant, les défis inhérents aux comptes fournisseurs entraînent des perturbations injustifiées dans le flux de travail de l’entreprise, retardant les paiements et la collecte des reçus en souffrance.
Dans cet article, nous aborderons les 7 principaux défis du traitement des comptes fournisseurs en 2022 et les moyens de les surmonter.
Défis du Traitement des Comptes Fournisseurs
Le fait de ne pas adopter de stratégies efficaces de comptes fournisseurs affecte la capacité d’une entreprise à traiter, approuver et payer les factures rapidement.
À moins de tirer pleinement parti des remises disponibles ou d’établir des conditions de paiement favorables avec les fournisseurs, votre entreprise peut être confrontée aux défis suivants dans le traitement des comptes fournisseurs :
Coûts Élevés de Traitement des Comptes Fournisseurs
L’un des plus grands obstacles à la croissance des entreprises est le traitement retardé des factures, ce qui entraîne finalement des coûts plus élevés par facture.
Selon Deloitte, jusqu’à 35% des entreprises signalent des coûts élevés de traitement des comptes fournisseurs comme l’un de leurs plus grands défis avec les méthodes de paiement traditionnelles. En plus des coûts de main-d’œuvre de 62%, les entreprises doivent dépenser 8 $ pour traiter chaque paiement aux fournisseurs.
Traitement des Données de Règlement dans les Comptes Fournisseurs
Lorsque les entreprises doivent concilier plusieurs factures tout en recevant et en traitant des données de règlement, elles peuvent commettre de grosses erreurs dans le processus.
Bien que le marché intermédiaire B2B américain devrait atteindre 4,54 billions de dollars en 2021, il n’a pas reçu la même attention de la part des institutions financières que d’autres types d’entreprises.
Le traitement des données de règlement est un défi sérieux pour le marché intermédiaire B2B américain, surtout lorsqu’il y a différents formats de fichier, des éléments de données incomplets dans les fichiers et l’absence de soutien en back-office pour faciliter les règlements automatisés.
Retards de Paiement dans le Traitement des Comptes Fournisseurs
Selon les recherches, 30% des entreprises du marché intermédiaire indiquent que les retards de traitement des paiements créent des problèmes majeurs pour elles.
Les retards de paiement découlent de plusieurs problèmes, tels que les retards d’approbation, les routages lents et la complaisance de la part des fournisseurs ou des acheteurs.
C’est pourquoi il faut environ 30 jours pour que les fournisseurs reçoivent leurs paiements, et finalement, jusqu’à 47% des fournisseurs reçoivent leurs paiements en retard.
Traitement Manuel des Comptes Fournisseurs
La majorité des acheteurs manquent d’infrastructure, de ressources ou de capacités d’automatisation des comptes fournisseurs pour rationaliser leur traitement des comptes fournisseurs afin d’améliorer l’efficacité.
De plus, de nombreux acheteurs et vendeurs ont une intégration limitée avec les factures électroniques et les paiements électroniques dans leurs back-offices. Même si ce n’est pas le cas, ces entreprises ont du mal à convaincre leurs clients/fournisseurs d’adopter les paiements électroniques.
C’est pourquoi elles doivent se fier au traitement manuel des comptes fournisseurs, ce qui entraîne des retards indésirables et gaspille des ressources considérables pour l’acheteur et le vendeur.
Le personnel doit examiner chaque facture individuellement, puis la faire correspondre à des documents pertinents, tels que les bons de commande, ligne par ligne. Lorsque ces processus sont manuels, ils prennent beaucoup plus de temps et affectent considérablement l’efficacité de l’entreprise.
Risque de Fraude dans le Traitement des Comptes Fournisseurs
Sans surprise, le risque de fraude dans les processus des comptes fournisseurs est élevé. Selon une enquête menée par Deloitte en 2014, il a été constaté que 22% des entreprises du marché intermédiaire avaient été victimes de fraude aux paiements.
De nombreux processus des comptes fournisseurs ne disposent pas de contrôles d’autorisation suffisants pour garantir des transactions sécurisées. Dans le même temps, de nombreuses méthodes de paiement actuelles ne fournissent pas aux utilisateurs la sécurité nécessaire pour effectuer des paiements en ligne.
Méthodes de Paiement des Fournisseurs dans le Traitement des Comptes Fournisseurs
Chaque fournisseur a confiance en une méthode de paiement différente pour son entreprise, et faire correspondre chacune de ces options représente un défi de taille pour le service des comptes fournisseurs.
Les acheteurs doivent prendre des décisions de paiement en tenant compte des méthodes de paiement utilisées par leurs fournisseurs. Donc, à moins que leur service des comptes fournisseurs ne puisse prendre en charge toutes les méthodes de paiement dans leur flux de travail, la gestion des demandes de paiement des fournisseurs peut être extrêmement difficile.
Visibilité Limitée des Transactions dans les Comptes Fournisseurs
Deloitte rapporte que jusqu’à 93% des transactions sont effectuées électroniquement. Avoir une vue limitée de bout en bout des transactions liées à plusieurs méthodes de paiement peut causer d’importants problèmes pour un service de traitement des comptes fournisseurs.
En raison de la complexité de ces processus, une vue d’ensemble limitée laisse place à des erreurs invisibles, des coûts supplémentaires, des retards et des perturbations dans le cycle de paiement.
Selon une enquête, 56% des professionnels des comptes fournisseurs sont contraints de se fier à des estimations approximatives et ne parviennent pas à prévoir leur flux de trésorerie en raison d’un manque de visibilité dans les transactions. Cela signifie que la plupart des équipes financières ne peuvent pas estimer avec précision les dépenses ou les tendances et ne parviennent pas à gérer efficacement les obligations de facturation des fournisseurs.
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Comment Surmonter les Défis des Comptes Fournisseurs
La gestion efficace des processus de comptes fournisseurs n’est en aucun cas une tâche facile. Cependant, avec l’aide d’une série de mesures stratégiques, vous pouvez surmonter les défis les plus difficiles des comptes fournisseurs.
Centraliser le Traitement des Comptes Fournisseurs
La première étape pour rationaliser la gestion du flux de travail des factures est de centraliser la gestion des informations pour votre service des comptes fournisseurs.
Il est facile de perdre des informations au cours de ces procédures si vous générez des reçus de factures, effectuez l’extraction des données et la validation des factures à différents endroits.
La centralisation de la gestion des informations permet aux services des comptes fournisseurs de suivre toutes les factures entrantes et empêche les factures d’être perdues lors de l’acheminement et de l’approbation.
Lorsque vous centralisez le traitement des comptes fournisseurs et les rapports dans l’ensemble de l’entreprise en utilisant un service partagé, il est plus facile pour votre personnel de suivre les meilleures pratiques et de mesurer leurs performances par rapport aux indicateurs de performance définis par l’entreprise.
Numériser les Données Papier
Les factures papier occupent une énorme quantité d’espace de stockage et entraînent des coûts supplémentaires pour les entreprises en raison de leur manque d’efficacité. La correction des erreurs sur les factures papier peut coûter jusqu’à 53,50 $ par facture. De plus, les factures et les documents papier sont également vulnérables aux dommages physiques.
Avec autant de risques en jeu, il est judicieux de passer à un système d’enregistrement numérique. Les enregistrements de factures numériques sont faciles à traiter, sécurisés et moins susceptibles d’être endommagés par rapport aux enregistrements papier.
Bien que toutes les entreprises aient du mal à mettre en œuvre l’échange électronique de données, l’automatisation des systèmes des comptes fournisseurs aide les entreprises à bénéficier d’avantages significatifs en termes d’économies, d’efficacité et de facilité d’utilisation.
Automatiser les Règles et Établir des Pratiques de Gouvernance Solides
La création de pratiques de gouvernance plus flexibles réduit le risque d’erreurs manuelles et renforce les contrôles internes du service des comptes fournisseurs.
L’utilisation d’une solution automatisée pour établir ces règles et créer des flux de travail personnalisés peut vous aider à rationaliser les flux de travail internes et réduire les exceptions et les litiges.
Mise en Place de Portails Fournisseurs
La gestion des demandes de statut de paiement des fournisseurs est un casse-tête constant pour les services des comptes fournisseurs. Les portails fournisseurs réduisent le temps consacré à ces processus, réduisent les erreurs manuelles et améliorent considérablement l’exactitude des commandes.
La mise en place de portails fournisseurs permet au fournisseur de suivre les calendriers de livraison électroniquement, les paiements reçus, les éventuelles pénuries de produits et surtout, le statut de leurs commandes.
Gérer les 7 principaux défis des processus des comptes fournisseurs peut être accablant. Cependant, l’utilisation d’une solution automatisée pour les comptes fournisseurs vous permet de surmonter ces défis et d’éliminer les surcharges supplémentaires de votre entreprise.
