La gestion des références est le processus de rationalisation des références de bout en bout, d’augmentation de la transparence et de relais des soins généraux vers un traitement spécialisé. Cependant, les références mal gérées sont un obstacle important à toutes ces choses.
Les problèmes découlant d’une mauvaise gestion des références affectent à la fois les patients, les prestataires et les payeurs. Qu’il s’agisse d’erreurs de diagnostic, d’inefficacité opérationnelle, de boucles de référencement interrompues, de dossiers de patients manquants ou de traitements retardés, cela crée plusieurs problèmes pour l’ensemble du système de santé.
Dans cet article, nous allons détailler le coût des références de patients mal gérées.
À quelle fréquence les recommandations de spécialistes se produisent-elles de toute façon ?
Les références de spécialistes constituent une partie importante du traitement des patients. Aux États-Unis, un patient sur trois (33,33 %) est référé à un spécialiste chaque année. Sur le total des visites ambulatoires, environ 50 % proviennent de références.
Cependant, malgré l’importance et la fréquence de ces renvois, le processus pour les traiter a été inefficace au fil des ans.
L’inefficacité de ces solutions est frustrante tant pour les fournisseurs de soins primaires que pour les spécialistes.
Étant donné que chaque fournisseur référent détient 1,7 million de dollars de revenus potentiels pour les spécialistes, il est surprenant que tant de spécialistes persistent encore avec des pratiques de gestion des références inefficaces.
L’avis des professionnels de santé sur la gestion traditionnelle de la référence
Médecins référents
Comme on pouvait s’y attendre, la majorité des médecins référents sont insatisfaits de la gestion traditionnelle des références. Jusqu’à 63 % des médecins référents sont insatisfaits de la manière dont la gestion des références est gérée.
Pour ces professionnels de la santé, le contenu inadéquat des lettres de référence et le manque d’actualité des informations sur les patients sont l’une des principales raisons pour lesquelles ils pensent que la gestion actuelle des références est insuffisante. De plus, le fait que 25 à 50 % des médecins référents ne soient pas sûrs que leurs patients voient le spécialiste n’inspire pas beaucoup de confiance dans le système.
Spécialistes
Les fournisseurs de soins primaires modifient souvent leur seuil lorsqu’ils réfèrent un patient à un spécialiste. Cependant, malgré la nature critique des informations sur les patients, bon nombre de ces références n’incluent pas ces informations. Même lorsqu’il contient des informations, il est souvent insuffisant pour établir un diagnostic précis.
Sans surprise, jusqu’à 70 % des spécialistes évaluent les informations d’orientation des patients qu’ils reçoivent comme étant correctes ou médiocres. Cela suggère que la plupart des informations échangées entre les fournisseurs ne sont pas suffisantes.
De plus, certains rapports montrent même que 52 % des références spécialisées programmées sont inutiles, ce qui fait perdre un temps considérable aux spécialistes.
À quel point les solutions traditionnelles de gestion des recommandations sont-elles inefficaces ?
Bien que les lignes directrices et les passerelles d’aiguillage aient introduit une certaine structure dans la gestion de l’aiguillage, de nombreux domaines nécessitent des améliorations importantes.
Procédures manuelles inutiles
Il est déjà difficile pour les cabinets médicaux d’embaucher le nombre optimal de personnel de soutien pour gérer les opérations de manière optimale. Cependant, en raison de diverses procédures manuelles dans la gestion des références, ces prestataires nécessitent jusqu’à 4,23 équivalents temps plein par médecin pour le seul traitement de la paperasserie.
De telles pratiques créent des goulots d’étranglement inutiles sur le lieu de travail médical et constituent un obstacle inutile aux soins hospitaliers.
Ces délais et obstacles sont non seulement gênants pour les patients, mais aussi pour les prestataires qui doivent débourser en moyenne 20 $ de main-d’œuvre pour le classement de chaque document papier.
Lire une étude de cas : Comment Mackenzie Health transforme le processus d’imagerie diagnostique ?
Anomalies administratives
Le problème de persister avec des procédures manuelles est qu’elles sont les plus susceptibles d’être la proie d’erreurs humaines. L’erreur humaine est un obstacle important à l’atteinte d’une efficacité maximale dans le flux de travail de référencement.
En raison de la persistance des procédures manuelles, les médecins doivent recommander trois tests sur dix après que leurs résultats soient introuvables.
Les résultats de ces tests sont pour la plupart perdus au milieu du continuum de soins, soit au sein des services hospitaliers, soit lors du transfert du laboratoire aux médecins. Selon certaines études, 86 % de toutes les erreurs médicales peuvent être attribuées à des erreurs administratives.
Manque de coordination
Un autre problème critique des solutions traditionnelles de gestion des références est que les prestataires de soins primaires et secondaires sont incapables d’échanger des informations en temps opportun et avec précision.
Le manque de communication entre les prestataires de santé peut entraîner de longs délais de paiement et de soins. Selon une étude de ton, 80 % de toutes les erreurs médicales graves proviennent d’une mauvaise communication lors des transitions de soins.
Coûts directs des références mal gérées
Le risque pour la vie humaine
Peut-être que le coût le plus élevé d’une mauvaise gestion de l’orientation est le risque qu’elle représente pour les patients. Dans de nombreux cas, les erreurs provenant de systèmes de gestion des références inefficaces ont de graves conséquences pour les patients.
Selon une étude publiée en 2018, les erreurs médicales sont devenues la troisième cause de décès aux États-Unis, le nombre de décès estimé pouvant atteindre 440 000.
Diminution de la qualité des soins
Ces dernières années, pas moins de 18 % des patients hospitalisés de Medicare ont dû être réadmis en un mois. Une mauvaise gestion des références conduit finalement à un diagnostic inexact, ce qui diminue la qualité des soins.
Bien que le nombre de réadmissions soit aujourd’hui inférieur à ce qu’il était auparavant, environ 2 millions de patients reviennent toujours pour un traitement dans l’année. Ces réadmissions coûtent à Medicare 26 milliards de dollars par an, dont 17 milliards de dollars de coûts résultant de réadmissions potentiellement évitables.
Perdre des remboursements
Selon un rapport publié par le CMS lui-même, les prestataires de soins de santé aux États-Unis peuvent perdre environ 364 millions de dollars en remboursements.
Avec un accent croissant sur les soins axés sur la valeur, les entreprises ont beaucoup à gagner (ou à perdre) en suivant les directives du CMS.
Un mauvais système de gestion des références expose les établissements de santé à des sanctions et les empêche d’obtenir des remboursements.
Rendez-vous manqués
Les absences des patients sont une nuisance constante pour de nombreux prestataires de soins de santé et la gestion inefficace des références en est en grande partie responsable. Les rendez-vous manqués dus à ces erreurs de planification coûtent 150 milliards de dollars par an au système de santé américain.
Expérience client
Une gestion inefficace des références reflète mal l’expérience client. Accenture rapporte que jusqu’à 7 % des patients quittent leur fournisseur de soins de santé actuel en raison d’une mauvaise expérience utilisateur, ce qui se traduit par une perte annuelle de 100 millions de dollars par hôpital.
Avantages d’un flux de travail amélioré pour l’orientation des patients
L’objectif principal du système d’orientation des patients est de s’assurer qu’aucun patient ne souffre lors de l’obtention d’un rendez-vous. En dehors de cela, il existe également d’autres avantages d’un flux de travail de référence des patients. Alors creusons dans ceux-ci.
1. Lorsque votre hôpital prodigue de bons soins au patient, celui-ci continuera à venir se faire soigner, ce qui augmentera les revenus.
2. Un temps d’attente plus court pour les patients conduit à une bonne prise en charge et plus de temps consacré à l’examen du patient.
3. Suivez l’état du patient et fournissez des rapports en temps opportun.
4. Les médecins et le personnel peuvent accéder au répertoire des rendez-vous des patients, ce qui les tient prêts pour les cas.
5. L’utilisation d’un système de rendez-vous en ligne par le patient réduit la charge de travail des rendez-vous manuels à l’hôpital.
Pourquoi une solution de gestion des références électroniques est-elle le remède parfait ?
La majorité des défis auxquels sont confrontés les systèmes de santé et les spécialistes sont dus à des procédures manuelles et à un manque de coordination après une référence.
Un système de gestion E-Referral rationalise les flux de travail pour les prestataires et améliore ainsi les résultats des patients.
Investir dans une solution de gestion des recommandations en ligne peut minimiser la dépense de temps et de ressources dans la mesure du possible.
De même, le système rationalise le continuum de soins pour les patients et réduit les délais au sein du système de santé.
En fin de compte, avec l’aide de la gestion des références électroniques, les prestataires peuvent suivre et gérer les références, communiquer avec un système avec différents DSE, réduire les absences, augmenter les revenus et les remboursements, réduire les coûts opérationnels et, en fin de compte, assurer des soins de qualité à leurs patients.
