Dans un paysage commercial en constante évolution, les entreprises de vente au détail comptent constamment sur des technologies de pointe pour rester en avance sur leur concurrence. Les flux de travail des entreprises de vente au détail sont entravés par des processus complexes et manuels pour gérer les paiements des vendeurs.
Non seulement ces processus manuels ralentissent les flux de travail des entreprises, mais ils entraînent également des coûts inutiles lors du traitement des factures.
Un document de travail émis par l’Institute of Financial Operations révèle qu’en moyenne, les entreprises reçoivent encore 50% des factures sur papier. En comparaison, 37% des autres entreprises reçoivent des factures par e-mail, tandis que 5% utilisent le fax pour la livraison des factures.
De même, un rapport de PayStream Advisors a découvert que près de 58% des entreprises en Amérique du Nord comptent sur des solutions non automatisées pour leur flux de travail de facturation.
Comprendre que l’utilisation de processus manuels dans les processus de comptes fournisseurs augmente le coût de la correction des erreurs et met une pression significative sur l’efficacité et la productivité d’une organisation.
Finanznachrichten rapporte que les entreprises paient jusqu’à 53,50 $ par facture pour résoudre les erreurs sur les factures papier.
Dans le même temps, les processus manuels manquent de transparence et exposent les entreprises à un plus grand risque de fraude à la facture ; par conséquent, les entreprises de vente au détail ont besoin de solutions intelligentes qui améliorent la productivité de l’entreprise et leur permettent de maximiser leurs revenus.
Avantages de l’utilisation de la gestion intelligente des factures pour les entreprises de vente au détail.
Dans cet article, nous discuterons des avantages de l’utilisation de la gestion intelligente des factures pour les entreprises de vente au détail.
Identification des factures parmi d’autres documents
Les entreprises de vente au détail reçoivent plusieurs types de documents au cours de leurs opérations. Cependant, tous les documents ne sont pas destinés au traitement des factures, et beaucoup de ces documents ne sont pas pertinents pour l’activité de l’entreprise.
Sans intervention humaine, il peut être difficile de distinguer entre ces documents. Dans certains cas, même les solutions automatisées de traitement des factures échouent à traiter de tels documents et peuvent commettre des erreurs lors de leur traitement.
La technologie utilise plusieurs méthodes, telles que des fonctionnalités avancées de capture de données intelligentes, pour classer de manière précise les factures parmi les autres documents. La gestion intelligente des factures facilite la résolution des comptes créditeurs en attente sans perdre de temps.
Extraction précise des données des factures
La numérisation manuelle des documents et la saisie des données prennent non seulement beaucoup de temps, mais elles sont également sujettes à diverses erreurs de saisie et de duplication.
Les fonctionnalités automatisées de traitement des factures utilisent des fonctionnalités puissantes de capture pour extraire les données avec précision. Ce processus aide les entreprises de vente au détail à réduire les erreurs de facturation et à minimiser les délais de traitement des factures.
Cela dit, de nombreuses solutions automatisées de traitement des factures manquent de fonctionnalités intelligentes qui permettent une extraction de données à 100% précise à partir des factures. La plupart de ces solutions dépendent de variations d’algorithmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser les reçus et les factures photographiés.
Étant donné que les algorithmes OCR simples sont très sensibles aux distorsions et aux flous, ils échouent parfois à capturer les données avec précision.
De même, de tels algorithmes peuvent rencontrer des difficultés si les données sont manuscrites ou extraites de documents natifs, ce qui génère des erreurs. Ces erreurs peuvent être coûteuses pour les entreprises de vente au détail, car les factures corrompues retardent les paiements à leurs fournisseurs.
Les détaillants ont besoin de solutions de gestion de factures intelligentes optimisées avec des algorithmes d’apprentissage automatique très avancés. Ces solutions intelligentes sont moins sujettes aux erreurs, ce qui les rend adaptées au traitement précis de transactions à haut volume.
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Réconciliation rapide des bons de commande
Comme tout propriétaire d’entreprise de vente au détail le sait, la réconciliation des factures avec les avoirs, les bons de livraison et les bons de commande est un processus fastidieux.
L’utilisation de fonctionnalités de capture d’informations basées sur l’OCR réduit considérablement le temps nécessaire pour identifier les bons de livraison manquants, les factures, les bons de livraison et autres documents de paiement.
Une solution de gestion intelligente des factures détecte les reçus frauduleux et les prix incorrects sur les factures tout en envoyant des alertes pour informer les responsables de la vente au détail. Ces solutions automatisent la majorité des procédures manuelles contreproductives et coûteuses dans le traitement des factures.
En d’autres termes, elles peuvent éliminer des processus fastidieux et chronophages tels que l’approbation manuelle, le codage GL, la mise en correspondance et la saisie de données.
Grâce à des solutions de gestion intelligente des factures, les entreprises optimisent les processus de vente au détail traditionnels, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité de leur personnel.
Dans le même temps, ces solutions peuvent optimiser la gestion de la trésorerie, réduire les coûts de traitement des factures et améliorer les relations commerciales. Étant donné que la plupart de ces solutions sont basées sur le cloud, vous pouvez même adapter le service logiciel à vos besoins et à votre budget opérationnel.
Calcul des dépenses directes et indirectes
Les gestionnaires de vente au détail sont responsables de la gestion de nombreuses factures simultanément. Sans système automatisé en place, les gestionnaires peuvent facilement être submergés par le nombre impressionnant de ces factures.
Les solutions manuelles et semi-dépendantes sont insuffisantes pour suivre toutes les dépenses directes et indirectes. Chaque heure perdue dans les processus manuels laisse aux gestionnaires moins de temps pour la réflexion créative, ce qui affecte indirectement la croissance de l’entreprise.
En ce qui concerne les dépenses directes, les gestionnaires doivent traiter des factures avec plusieurs lignes d’articles, les mettre en correspondance ligne par ligne et noter les écarts éventuels. De même, le calcul des dépenses indirectes est tout aussi difficile, voire plus encore. Il est difficile de suivre les frais opérationnels et d’entretien des entrepôts de vente au détail.
Sans une solution de gestion intelligente des factures, il peut être impossible de gérer de manière précise tous les processus comptables.
Grâce à des fonctionnalités avancées de capture de factures, les gestionnaires d’entreprises de vente au détail peuvent réduire les paiements erronés, accélérer les délais de traitement, prévenir la fraude et garantir un traitement efficace des factures.
Approbation instantanée des factures
Un flux de travail numérique ne nécessite pas d’intervention manuelle et ouvre la voie à l’approbation instantanée des factures. Les solutions de gestion intelligente des factures intègrent des métadonnées associées aux factures numériques dans l’élément de travail et le flux de travail.
Par conséquent, le système peut facilement accéder aux données d’approbation des employés dans la hiérarchie des autorisations et les utiliser dans les règles d’approbation commerciales.
Par exemple, tous les responsables de vente au détail n’ont pas l’autorité pour rembourser des commandes dépassant un certain montant.
Ainsi, lorsque le système de gestion des factures détecte une facture fournisseur sans bon de commande pour un voyage d’affaires, le système intelligent peut vérifier électroniquement si le responsable a l’autorité pour approuver la facture.
Dans de tels scénarios, la solution de gestion intelligente des factures transfère à la fois les éléments de travail avec bons de commande et sans bons de commande aux superviseurs pour examen ou approbation. Si certains superviseurs n’ont pas l’autorité pour approuver une facture, le flux de travail acheminera la facture vers un responsable hiérarchique supérieur.
Visibilité en temps réel
Si le traitement des factures n’est pas automatisé, il peut être difficile de surveiller efficacement le processus. De même, les systèmes de gestion des factures semi-automatisés manquent de fonctionnalités de reporting étendues et même si vous essayez d’effectuer des rapports, cela est fragmenté, sujet aux erreurs, chronophage, coûteux et inefficace.
Une solution de gestion intelligente des factures fournit aux gestionnaires des rapports analytiques détaillés pour une visibilité en temps réel de leurs processus de facturation.
Les gestionnaires peuvent voir les volumes de facturation, leur statut et les goulots d’étranglement du processus à partir d’un tableau de bord unique et prendre des décisions commerciales critiques en temps réel.
En fin de compte, la gestion automatisée des factures combinée à des fonctionnalités intelligentes peut révolutionner tous les processus de comptes fournisseurs de votre entreprise de vente au détail. La capture intelligente des données est l’une des technologies qui rendent la gestion intelligente des factures possible.
