Les gestionnaires du commerce de détail doivent gérer des centaines de fournisseurs différents qui génèrent un grand volume de factures. Le traitement de ces factures manuellement est extrêmement fastidieux et chronophage. Votre personnel doit examiner chaque facture individuellement, puis la comparer avec les bons de commande ligne par ligne pour vérifier chaque transaction.
En même temps, le traitement manuel des factures dans le commerce de détail comporte le risque de perdre des factures importantes ou de ne pas effectuer les paiements à temps. Tous ces problèmes peuvent nuire à la productivité de votre entreprise de détail et compromettre vos relations avec les fournisseurs.
Pour cette raison, de nombreux propriétaires d’entreprise considèrent l’automatisation des factures comme la solution parfaite à tous ces problèmes. L’automatisation des factures donne aux gestionnaires d’entreprises de détail un contrôle complet du processus des comptes créditeurs. En conséquence, ces gestionnaires peuvent gérer de manière plus efficace les dépenses indirectes non réglementées.
Une solution d’automatisation des factures efficace peut automatiser jusqu’à 90% des factures des comptes créditeurs. Elle peut aider les entreprises de détail à garantir un flux de travail optimal pour leur entreprise et à survivre sur un marché extrêmement concurrentiel. Dans cet article, nous discuterons pourquoi l’automatisation des factures doit être une priorité pour l’industrie du commerce de détail en 2023.
Optimisation des dépenses directes
Au plus fort des périodes de shopping, les détaillants doivent gérer simultanément d’innombrables factures provenant de plusieurs fournisseurs différents. La quantité de factures peut être écrasante et, parfois, leur gestion est impossible sans un système adéquat en place.
Pour des processus aussi complexes que la correspondance des dépenses directes, l’utilisation d’un système manuel ou semi-automatisé est inefficace, pour le moins. Les gestionnaires doivent traiter les factures avec plusieurs lignes, les correspondre ligne par ligne et comprendre les écarts. Effectuer toutes ces tâches simultanément nécessite plusieurs ressources et prend beaucoup de temps.
Chaque heure passée à calculer manuellement les dépenses directes donne aux gestionnaires moins de temps pour la réflexion créative. Comme l’industrie du commerce de détail exige que les gestionnaires soient agiles et innovants, continuer avec des procédures manuelles peut entraver la croissance de l’entreprise.
L’automatisation des factures permet aux entreprises de détail de mettre en œuvre un traitement automatisé des dépenses directes sans contact. Ces solutions utilisent une correspondance dynamique au niveau de l’en-tête et des lignes du bon de commande avec la facture correspondante, ce qui donne à vos employés plus de temps pour d’autres tâches. Dans le même temps, les acheteurs doivent passer moins de temps à approuver les factures et ne sont impliqués que lorsque des écarts surviennent.
Amélioration des relations avec les fournisseurs
Pour une entreprise de détail, développer une relation solide avec ses fournisseurs est essentiel pour réussir. Plusieurs fournisseurs soutiennent chaque produit que vous fabriquez et vendez. Cependant, si vous ne parvenez pas à payer ces fournisseurs à temps en raison d’un système de traitement des factures inefficace et lent, cela peut nuire à votre réputation dans l’industrie.
Dans les pires cas, vous pouvez vous retrouver sur liste noire en raison de retards de paiement. Néanmoins, en utilisant l’automatisation des factures, les gestionnaires d’entreprises de détail peuvent garantir des approbations de factures rapides et précises. Dans le même temps, la solution peut vous alerter des échéances à venir et rationaliser la livraison des paiements.
L’opportunité d’un traitement intelligent des factures
Alors que les entreprises de détail ont commencé tout juste à automatiser des procédures complexes et fastidieuses, d’autres industries exploitent déjà au maximum des solutions intelligentes. Pour certains, l’intelligence artificielle peut sembler être quelque chose tout droit sorti d’un film de science-fiction, mais les solutions d’automatisation de pointe utilisent déjà des fonctionnalités d’IA dans leurs produits.
L’automatisation des factures permet aux propriétaires d’entreprises de détail d’intégrer l’intelligence automatisée dans leurs processus de comptes créditeurs. Une solution de traitement intelligent des factures peut combiner des techniques d’apprentissage automatique et une automatisation puissante des factures pour réduire complètement le traitement manuel. Dans le même temps, elle peut reproduire ce que votre personnel doit faire dans sa routine normale.
Gestion des factures non liées à la marchandise
Les entreprises qui exploitent plusieurs établissements physiques doivent calculer une quantité considérable de dépenses, ce qui peut prendre au dépourvu n’importe quel service des comptes créditeurs. Le calcul des dépenses indirectes est déjà difficile, mais le calcul des frais opérationnels et d’entretien de plusieurs emplacements peut être insurmontable pour les grandes entreprises.
C’est pourquoi les services des comptes créditeurs doivent exploiter les tendances actuelles de l’automatisation des comptes créditeurs pour gérer efficacement les dépenses indirectes. L’automatisation des factures fournit aux détaillants modernes un flux de travail numérique et des fonctionnalités avancées de capture de factures.
Ces solutions permettent aux équipes des comptes créditeurs d’accélérer les délais, de minimiser les paiements erronés, de prévenir la fraude et de leur permettre de traiter les factures efficacement. Avec l’aide de l’automatisation des factures, il est plus facile de diriger les factures vers les bons validateurs sans intervention manuelle. Par conséquent, les gestionnaires de détail n’ont plus à se soucier des factures perdues.
Traitement plus rapide des factures à moindre coût
Selon Forbes, environ 80% des dirigeants d’entreprise estiment que l’automatisation permet de gagner trois heures de travail par jour, ce qui se traduit par 780 heures par an. L’un des plus grands obstacles à la croissance des entreprises de détail est le traitement retardé des factures, ce qui entraîne finalement un coût plus élevé par facture. L’automatisation des factures peut réduire considérablement le temps nécessaire pour traiter les factures.
La solution utilise une technologie de pointe telle que la reconnaissance optique de caractères (OCR), la capture intelligente des données, les flux de travail dynamiques et la facturation électronique pour accélérer le traitement des factures. Dans le même temps, la numérisation des factures peut également réduire les coûts associés aux retards de traitement des factures.
Visibilité en temps réel du traitement des factures
Lorsque votre entreprise de détail reçoit des centaines de factures simultanément, il peut être difficile de suivre l’état des factures à tout moment. L’utilisation de techniques manuelles pour les rapports de facturation est extrêmement fragmentée, sujette aux erreurs, inefficace et chronophage.
Cependant, grâce aux solutions automatisées des comptes créditeurs comme l’automatisation des factures, les gestionnaires de détail peuvent consulter en temps réel des rapports analytiques très détaillés. Cela leur permet d’identifier et d’analyser des éléments clés de leurs entreprises, tels que l’état des factures, les volumes, ainsi que les goulots d’étranglement dans le traitement des factures.
En conséquence, les gestionnaires de détail peuvent exercer un contrôle accru sur le traitement des factures. Les gestionnaires n’ont plus besoin de prendre des décisions concernant les rappels de paiement ou de surveiller les suivis dans le système.
Voici quelques-uns des documents qu’une solution avancée d’automatisation des factures peut fournir :
- Rapport de productivité
- Comptes créditeurs en retard
- Rapport sur les processus clés
- Rapport d’analyse des exceptions
- Rapports centraux
- Rapports d’audit
- Prévision des remises en espèces
- Analyse des paiements aux fournisseurs
Grâce à ces rapports, les gestionnaires de détail peuvent prendre des décisions éclairées. Ils peuvent vous aider à déterminer auprès de quel fournisseur vous achetez le plus. Cela peut vous aider à négocier une réduction pour votre entreprise et à donner la priorité aux fournisseurs en fonction des économies qu’ils offrent. De même, vous pouvez également envisager de regrouper les paiements ou les factures pour minimiser les coûts. En fin de compte, l’automatisation des factures peut aider les gestionnaires de détail à éliminer les tâches manuelles, fastidieuses et chronophages. Ces solutions sont nécessaires pour accélérer la croissance de votre entreprise et rester compétitif sur un marché extrêmement concurrentiel.
