L’émergence de la Covid-19 a eu un impact sur les chaînes d’approvisionnement à travers le monde. Selon l’enquête sur l’état des chaînes d’approvisionnement de RapidRating, après la Covid-19, seuls 29 % des entreprises restent entièrement opérationnelles, dont 57 % sont partiellement ouvertes.
En l’absence de matières premières, les entreprises ne parviennent pas à fabriquer des biens et à répondre à la demande de leurs clients. Ce qui commence comme un léger retard dans un composant unique se transforme en une perturbation majeure de la chaîne d’approvisionnement elle-même.
De nombreux éléments des chaînes d’approvisionnement sont interconnectés avec les comptes fournisseurs. Sans surprise, l’une des principales raisons de ces retards est le manque de paiements en temps voulu aux fournisseurs. En période de quarantaine, le personnel ne peut plus travailler côte à côte, ce qui entraîne des retards inutiles dans les paiements.
Il va sans dire que l’amélioration des processus des comptes fournisseurs accélère l’approvisionnement en biens et a un effet positif sur la chaîne d’approvisionnement. Parallèlement, l’alignement des comptes fournisseurs et de la chaîne d’approvisionnement permet aux départements de communiquer efficacement et de bénéficier d’une meilleure visibilité dans leurs opérations globales.
7 façons dont un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs rationalise la chaîne d’approvisionnement
Dans cet article, nous discuterons de la manière dont vous pouvez rationaliser les chaînes d’approvisionnement en utilisant ces 7 logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs.
1-Approvisionnement
Lier l’approvisionnement à un autre service que l’approvisionnement et la chaîne d’approvisionnement peut sembler étrange. Cependant, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs joue un rôle clé en fournissant aux entreprises des informations précieuses sur les budgets et les aspects financiers de la chaîne d’approvisionnement.
Dans un climat d’incertitude économique, avoir accès à des rapports approfondis est nécessaire pour prendre de meilleures décisions. Les rapports générés par le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent révéler des problèmes sous-jacents avec certains fournisseurs et leurs conditions de paiement.
Selon une enquête de Deloitte, 50 % des répondants sont d’accord pour dire que l’analyse des données peut bénéficier aux services d’approvisionnement et de chaîne d’approvisionnement en termes d’optimisation des coûts. Parallèlement, 48 % des participants le considèrent comme un outil essentiel pour l’amélioration des processus, tandis que 45 % le jugent important pour les rapports de gestion.
Les informations fournies par les rapports et les analyses des comptes fournisseurs aident les entreprises à revoir les contrats et à utiliser les données de manière efficace. Par conséquent, elles peuvent négocier de meilleures conditions pour leur entreprise avec de nouveaux fournisseurs et des fournisseurs existants.
2-Paiements virtuels
Pour réduire les infections de personne à personne, de nombreuses entreprises se tournent vers les paiements virtuels. Les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs permettent aux entreprises d’utiliser des paiements virtuels et de payer leurs fournisseurs à temps.
Cela signifie qu’elles n’ont plus besoin d’envoyer leur personnel pour émettre des chèques. Parallèlement, elles peuvent bénéficier de remises en espèces sur les dépenses effectuées avec une carte. Une carte virtuelle effectue les paiements une fois que l’équipe a téléchargé un fichier de facture approuvé dans une solution automatisée de comptes fournisseurs.
3-Élimination des tâches intensives en main-d’œuvre
Les entreprises manquent de main-d’œuvre pour les tâches intensives en main-d’œuvre telles que la saisie de données, la validation, la gestion des exceptions, l’approbation des factures et la comptabilisation. Les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leur personnel en utilisant un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs. Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs sont non seulement plus efficaces pour gérer ces tâches intensives en main-d’œuvre, mais elles entraînent également beaucoup moins d’erreurs.
4-Analyse des dépenses
De nos jours, les données constituent un atout stratégique pour les entreprises. Les responsables financiers doivent s’appuyer sur les données pour prévoir avec précision leur position de trésorerie en temps de crise. Comme les données continuent de nourrir la prise de décision, leur utilisation est devenue encore plus importante.
Cependant, à moins d’aligner vos processus de chaîne d’approvisionnement avec les comptes fournisseurs, il est difficile de mettre les données financières en contexte. L’intégration des processus de comptes fournisseurs avec la chaîne d’approvisionnement permet aux entreprises d’obtenir des données qualitatives liées à leurs processus P2P.
L’intégration du logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs avec la chaîne d’approvisionnement ajoute du contexte aux données financières et aide les cadres supérieurs à surveiller plus efficacement les dépenses. Par conséquent, cela permet aux gestionnaires de réduire les coûts inutiles et de traiter avec des fournisseurs proposant de meilleures remises.
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5-Gestion des relations fournisseurs
Pour les entreprises, développer une relation solide avec leurs fournisseurs est essentiel pour réussir. Cependant, en pleine pandémie mondiale, maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs est devenu encore plus important.
Levvel Research a rapporté que 32 % des fournisseurs reconnaissent que les erreurs de paiement sont le troisième plus grand défi en matière de paiement, suivi de la gestion des données. Pour établir de bonnes relations avec vos fournisseurs, vous devez mettre en place une communication fluide et tirer parti de la technologie pour améliorer l’organisation des données. Cela signifie que vous avez besoin d’informations complètes et évitez les données fournisseur dupliquées, incomplètes ou frauduleuses.
La numérisation des informations sur les fournisseurs et le stockage des factures, des documents fiscaux et des détails de paiement dans un emplacement centralisé peuvent aider les entreprises à créer une archive transparente. En intégrant un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs à votre service de chaîne d’approvisionnement, vous pouvez bénéficier d’un portail complet pour tous vos fournisseurs.
Un portail fournisseur pose les bases d’une relation commerciale inclusive et vous permet de maintenir la confiance avec vos fournisseurs. Grâce au portail, vos fournisseurs peuvent choisir leur méthode de paiement préférée, saisir ou modifier les informations de paiement ou de contact, et consulter les informations de paiement à tout moment et en tout lieu.
Les fournisseurs connaissent non seulement leur statut de paiement, mais ils peuvent également réduire les erreurs de paiement en utilisant les portails fournisseurs en libre-service. Étant donné que les fournisseurs saisissent et mettent à jour eux-mêmes toutes les informations, il n’y a pas de place pour les conjectures dans ces processus. En fin de compte, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs améliore votre relation avec vos fournisseurs.
6-Mise en place d’un flux de travail sans papier
Bien que les processus basés sur papier soient connus pour leur inefficacité et leurs erreurs, de nombreux centres de distribution et entrepôts continuent de s’appuyer sur eux dans une certaine mesure. De la gestion des portes des installations, à la gestion des transports, en passant par la gestion des parcs de stationnement, l’inventaire et la gestion des paiements, le papier domine l’industrie de la chaîne d’approvisionnement.
Des erreurs ou des inefficacités dans l’un de ces domaines se propagent dans toute la chaîne d’approvisionnement. Un bon point de départ pour éliminer ces inefficacités est d’automatiser les paiements et de réduire les méthodes de paiement manuelles.
Selon certaines estimations, résoudre les erreurs sur les factures papier peut coûter jusqu’à 53,50 $ par facture. Étant donné que des industries comme les entreprises de transport routier et les entrepôts acceptent des paiements sur le pouce, elles ont besoin d’un système plus précis avec un temps de traitement plus rapide.
À moins d’avoir une gestion automatisée des factures, la gestion de la charge de facturation et de paiement en temps réel dans ces entreprises peut entraîner des erreurs et être inefficace. Grâce aux outils d’automatisation des comptes fournisseurs, les entreprises bénéficient d’un système plus rapide et plus efficace pour gérer les paiements.
7-Meilleure transparence et sécurité
Lorsque les processus de la chaîne d’approvisionnement dépendent de l’argent liquide et des processus manuels, ils sont non seulement sujets aux erreurs, mais ils sont également moins transparents et sécurisés. Les paiements en espèces sont difficiles à retracer, car ils sont anonymes. C’est pourquoi l’absence d’un système transparent dans les paiements liquides peut inciter certains individus à commettre des actes frauduleux.
L’automatisation des comptes fournisseurs permet une meilleure transparence dans les transactions financières. Toutes les transactions sont enregistrées numériquement et peuvent être facilement vérifiées. En cas de besoin, vous pouvez accéder à un historique complet des transactions et des paiements.
De plus, la numérisation des processus financiers permet de renforcer la sécurité. Les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs sont dotés de mécanismes de sécurité avancés pour protéger les informations sensibles et empêcher les fraudes. Vous pouvez mettre en œuvre des contrôles d’autorisation, de cryptage et de validation pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder et modifier les données financières.
En résumé, l’automatisation des comptes fournisseurs peut jouer un rôle essentiel dans l’optimisation des chaînes d’approvisionnement. Grâce à l’utilisation d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs, vous pouvez améliorer l’approvisionnement, faciliter les paiements virtuels, éliminer les tâches intensives en main-d’œuvre, analyser les dépenses, gérer les relations fournisseurs, mettre en place un flux de travail sans papier, et bénéficier d’une meilleure transparence et sécurité. Ces mesures contribuent à accélérer les processus, à réduire les erreurs, à optimiser les coûts et à renforcer la collaboration au sein de la chaîne d’approvisionnement.
