Le processus automatisé des comptes créditeurs peut améliorer les procédures d’approbation de vos factures d’entreprise et rationaliser ses opérations financières. Il confirme rapidement l’acceptation des factures et des paiements. Grâce à une AP automatisée, votre entreprise peut améliorer la gestion des flux de travail, renforcer son efficacité, atteindre un niveau de précision maximal, gagner du temps et réduire les erreurs humaines. De plus, il automatise les tâches répétitives telles que la saisie des données et la facturation, ce qui libère un temps précieux pour que les employés se consacrent à des tâches plus importantes.
Dans ce blog, nous allons discuter en détail des bonnes pratiques d’automatisation des comptes fournisseurs, y compris des outils d’automatisation, de la gestion des fournisseurs et de la facturation. Voyons cela de plus près !
Liste des bonnes pratiques d’automatisation des comptes créditeurs
Tout propriétaire d’entreprise sait que les comptes fournisseurs (AP) peuvent être une tâche longue et fastidieuse. Heureusement, il existe maintenant plusieurs façons d’automatiser la procédure, ce qui la rend meilleure, plus efficace et plus précise. Voici quelques-unes des meilleures pratiques d’automatisation des comptes créditeurs :
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Présentation du traitement automatisé des factures
Le traitement manuel des factures augmente les risques d’erreurs, prend beaucoup de temps et est relativement coûteux. En automatisant le flux des factures de bout en bout, vous pouvez réduire les erreurs, améliorer l’efficacité et réduire les délais de paiement. Avantages de l’automatisation du traitement de vos factures :
- Réduction de la paperasserie et de la saisie des données : en automatisant le traitement de vos factures, il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les données, ce qui diminue les erreurs.
- Amélioration de l’efficacité : l’automatisation du traitement de vos factures rationalise l’ensemble de vos processus comptables et financiers, ce qui les rend plus fiables.
- Paiements plus rapides : l’automatisation du traitement de vos factures accélère les paiements, car les factures peuvent être traitées et payées plus rapidement.
Dans l’ensemble, l’automatisation du traitement de vos factures peut apporter des bénéfices importants à votre entreprise. En réduisant les erreurs, en améliorant l’efficacité et en accélérant les paiements, vous pouvez rationaliser et rendre plus efficace vos processus comptable et financier.
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Mise en œuvre d’un système AP centralisé
Un système AP centralisé aide vos entreprises à rationaliser leur processus de facturation. Avec un système central en place, vous pouvez suivre toutes les factures en un seul endroit, ce qui vous permet de voir facilement quelles factures ont été payées et lesquelles sont encore en souffrance. Cela peut vous faire économiser du temps et de l’argent en évitant l’envoi de factures en double, et cela peut également vous permettre d’éviter des frais de retard de paiement.
En outre, un système AP centralisé peut aider à mieux suivre les dépenses, à repérer les tendances et à prendre de meilleures décisions de paiement. En utilisant un système central, les entreprises peuvent obtenir une plus grande visibilité de leur situation financière et peuvent effectuer des audits si nécessaire pour prendre des décisions plus éclairées sur l’affectation de leurs ressources.
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Fichier maître sécurisé du fournisseur
Le fichier maître des fournisseurs contient toutes vos informations sur les fournisseurs. Cela signifie que toutes les informations du fournisseur, y compris les coordonnées, les conditions de paiement et les informations bancaires, y sont stockées. Ce fichier unique permet la création des paiements au cours de la procédure AP automatisée. Il doit donc être à jour et exempt d’erreurs.
Sans données précises sur les fournisseurs, cela causera plusieurs problèmes : les factures peuvent être retardées ou même rejetées, entraînant des perturbations inutiles dans votre processus AP. En prenant le temps de nettoyer le fichier maître de vos fournisseurs, vous pouvez assurer une transition en douceur avec l’intégration des comptes fournisseurs.
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Développer un flux de travail d’approbation
Un flux de travail est une série de factures ou d’autres acceptations qui sont acheminées via un processus désigné. Ce processus garantit que les factures sont examinées et approuvées par des personnes sélectionnées avant d’être payées. Cela permet de s’assurer que les factures sont payées à temps et de vérifier qu’aucune fraude ou erreur n’est détectée. Pour créer un flux de travail d’approbation, les entreprises doivent d’abord identifier les factures qui nécessitent une autorisation.
Elles doivent ensuite décider qui doit approuver chaque facture et dans quel ordre. Une fois ces informations recueillies, l’entreprise peut configurer le flux de travail d’approbation dans son logiciel d’automatisation AP. Il est donc préférable d’avoir un système d’automatisation AP qui peut gérer certains cas particuliers de temps à autre, telles que les factures générées avec le bon de commande ou reçues à temps.
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Organiser des paiements récurrents
La configuration de paiements récurrents avec des fournisseurs peut vous faire économiser de l’énergie, du temps et de l’argent. Cela signifie qu’en automatisant les paiements, les entreprises peuvent éviter les tracas et les coûts associés à l’émission de chèques. En outre, les entreprises peuvent bénéficier de remises sur les paiements anticipés lorsqu’elles mettent en place des paiements récurrents. Les fournisseurs offrent souvent une réduction pour les règlements reçus à une certaine date, et les paiements automatisés peuvent aider les entreprises à en profiter.
Enfin, les entreprises peuvent éviter des pénalités de retard en mettant en place des paiements récurrents. De nombreux fournisseurs facturent des frais pour les factures qui ne sont pas payées à temps, mais les paiements automatisés peuvent garantir que les factures sont payées à temps, et à chaque fois. En ce qui concerne le règlement des fournisseurs, la mise en place de paiements récurrents est une initiative intelligente.
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Mettre en œuvre l’appariement à trois voies
Dans toute entreprise, il est essentiel de garder une trace des dépenses et des rentrées. Ceci est particulièrement valable pour les entreprises qui traitent de grandes quantités de stocks. L’appariement à trois voies est un processus de comptabilité fournisseurs qui aide les entreprises à vérifier que leurs dossiers sont exacts. La première étape consiste à vérifier le bon de commande avec la facture du fournisseur. Cela garantit que les articles corrects ont été expédiés et que les coûts sont exacts.
Ensuite, l’entreprise compare la facture du fournisseur au rapport des articles reçus. Cela garantit que tous les articles ont été reçus et qu’il n’y a pas de divergences. Enfin, comparez le rapport de réception à l’inventaire actuel pour vous assurer que tous les articles sont comptabilisés et qu’il n’y a pas de pénurie. En mettant en œuvre une correspondance à trois voies, vous pouvez vous assurer de l’exactitude des enregistrements, éviter des erreurs coûteuses et améliorer les relations avec les vendeurs et les fournisseurs.
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Intégration ERP avec automatisation AP
L’un des composants les plus importants d’un système d’automatisation des comptes fournisseurs est un système de facturation électronique. Ce système devrait être en mesure de recevoir les factures de vos fournisseurs par voie électronique et de les acheminer au personnel approprié pour approbation. Il peut vous aider à gérer vos opérations et vos ressources.
Principalement, l’intégration ERP à une AP automatisée est avantageuse pour les procédures suivantes :
- Rapport des dépenses
- Feuilles de temps
- Traitement des factures
- Reçus
- Déclaration de TVA
En intégrant les systèmes ERP à l’automatisation AP, il est facile d’automatiser les processus manuels et de connecter différents départements et ensembles de données. En outre, cela permet de réduire les coûts en éliminant la saisie de données en double. De plus, l’ERP apporte de la clarté à l’ensemble de votre processus AP. De cette façon, vous pouvez voir les lacunes et apporter des modifications à temps pour accroître la performance de l’ensemble. En conséquence, cette intégration contribue à améliorer l’efficacité et la précision. De plus, si votre entreprise est intégrée aux systèmes ERP, il y a plus de chances que vous obteniez un meilleur retour sur investissement (ROI) de votre mise en œuvre.
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Établir des calendriers de paiement automatisés
Une façon de rationaliser la gestion des paiements est d’installer des calendriers de paiement automatisés. C’est l’une des bonnes pratiques d’automatisation des comptes fournisseurs. Pour cela, il est important de disposer d’un système logiciel automatisé pour la gestion des paiements. En mettant en place un calendrier pour les paiements automatiques, vous pouvez vous assurer que ces règlements de facture sont effectués à temps chaque mois sans aucune intervention manuelle. De plus, cela peut aider à simplifier le processus comptable.
En outre, les calendriers de paiement automatisés permettent de réduire les erreurs comptables et de vous faire gagner du temps lorsqu’il s’agit de rapprocher vos livres. Dans l’ensemble, l’établissement de calendriers de paiement automatisés améliore l’efficacité de votre entreprise. Pour procéder à un calendrier de paiements automatisés, il vous suffit de fournir des informations telles que la date de paiement, le nom du fournisseur, les coordonnées bancaires, le montant à payer et le nombre de factures au logiciel AP.
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Surveiller et analyser les KPI
Il est important de surveiller et d’analyser les indicateurs clés de performance (KPI) pour prendre les bonnes décisions au sujet de votre entreprise. Ils donnent un aperçu de l’avancée de l’entreprise vers ses objectifs. Après un suivi efficace des KPI, vous pouvez suivre les points de données. Les KPI courants inclus dans les comptes fournisseurs automatisés sont :
- Le coût dépensé par facture
- Les dépenses effectuées
- Le délai moyen de paiement
- Le suivi du taux des remises pour paiement anticipé
- Le taux d’exactitude des paiements
En les suivant, vous pourrez voir les performances de votre entreprise et identifier les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées.
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Vérifiez régulièrement les paiements en double
Lors de la mise en œuvre de l’automatisation, il est important de contrôler les procédures comptables pour assurer l’exactitude et prévenir une fraude éventuelle. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de plusieurs approbations pour des factures portant sur un paiement spécifique. En effectuant ces contrôles, vous pouvez vous assurer que votre processus AP est à la fois efficace et sécurisé. C’est un processus qui prend du temps si vous exécutez l’AP manuellement. Parce que vous devez ensuite vérifier les paiements en double en permanence pour minimiser ou éliminer une perte éventuelle de flux de trésorerie.
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Évaluez régulièrement votre solution d’automatisation AP
Il est important d’évaluer régulièrement votre solution d’automatisation des comptes fournisseurs pour vous assurer qu’elle répond à vos besoins et offre un retour sur investissement (ROI). L’examen de paramètres tels que le temps de traitement des factures, les taux d’erreur et les conditions de paiement vous donnera une bonne indication de l’efficacité de votre solution.
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Facile à suivre et à gérer
Un système de gestion des flux de travail peut vous aider à rationaliser votre processus de comptabilité fournisseurs en automatisant l’acheminement des factures pour approbation. Ce système peut également fournir une visibilité sur l’état de chaque facture, ce qui facilite le suivi et la gestion du processus de facturation.
Conclusion
L’automatisation des comptes fournisseurs est essentielle pour les entreprises afin d’améliorer la gestion des flux de travail, d’accroître l’efficacité, d’atteindre une précision maximale, de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles. La mise en œuvre d’un système AP centralisé, le flux de travail d’approbation, les paiements récurrents et l’appariement à trois voies sont quelques-unes des meilleures pratiques d’automatisation des comptes fournisseurs pour vous assurer de tirer le meilleur parti de la solution. Les systèmes automatisés AP signalent que les factures sont approuvées rapidement et que le paiement est effectué. En suivant les bonnes pratiques mentionnées ci-dessus, votre entreprise sera sur la bonne voie pour rationaliser ses opérations financières !
