Rencontrez-vous des difficultés pour améliorer l’efficacité de vos processus métier ? Comment pouvez-vous améliorer la communication et établir des attentes claires au sein de votre organisation ? L’automatisation des processus métier est la clé.
Il existe une distinction entre la charge de travail et le travail productif, comme chaque dirigeant d’entreprise le sait. Le premier est souvent une perte de temps sans réflexion ni compétence particulière. Le second conduit à des réalisations significatives bénéfiques pour l’entreprise et gratifiantes pour les employés. Nous préférons tous consacrer nos journées au second plutôt qu’au premier. C’est également ce que ressentent vos employés. En réalité, la véritable productivité est stimulée par l’implication. Une plateforme d’automatisation des processus métier permet aux organisations de déléguer les tâches routinières aux machines tout en permettant au personnel d’exercer sa créativité et ses capacités de résolution de problèmes.
Il existe aujourd’hui plus d’opportunités que jamais pour l’automatisation au sein de votre entreprise. Grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent synchroniser les informations entre les applications, relancer les prospects qui ont abandonné leur panier, planifier l’envoi de courriers au moment idéal et informer les membres de l’équipe des nouvelles missions. Ces possibilités peuvent être déconcertantes, notamment si votre entreprise n’est pas une grande entreprise disposant de beaucoup d’argent et de ressources à consacrer à l’automatisation.
Pourquoi l’automatisation de votre entreprise est-elle importante ?
Les entreprises ne peuvent pas fonctionner à plein rendement si elles ne distinguent pas les tâches essentielles des tâches non essentielles. Au lieu de passer des heures sur des tâches inutiles qui peuvent être automatisées, le travail intelligent est essentiel et beaucoup plus bénéfique. Les employeurs s’attendent à ce que leurs employés donnent la priorité à la production et à l’efficacité. Cependant, se fixer des priorités de travail ne suffit pas à garantir l’efficacité et la production. L’automatisation peut aider en économisant non seulement du temps, mais aussi en permettant l’accomplissement des tâches importantes.
Chaque entreprise doit s’efforcer de répondre et de dépasser les attentes de ses clients pour atteindre la satisfaction de la clientèle. Les processus métier automatisés garantissent l’existence d’une norme prédéfinie qui perdure indépendamment de la personne chargée du processus. Grâce à un service continuellement supérieur, les clients choisiront vos services.
Comment automatiser votre entreprise
L’automatisation permet de supprimer facilement les opérations répétitives des routines de travail quotidiennes et de maintenir l’équilibre. Elle rationalise l’ensemble des procédures de flux de travail afin de pouvoir se concentrer sur les tâches ou projets importants.
Voici quelques techniques importantes pour automatiser votre entreprise :
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Utilisez l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle
Les mesures de votre entreprise peuvent désormais être transformées en points de données, que vous pouvez ensuite fournir à une machine dotée d’une intelligence artificielle qui optimise différents facteurs, tels que le prix ou les dépenses de marketing numérique. Il est essentiel de se familiariser avec l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique. Intégrez votre entreprise à Microsoft Azure ou Google Cloud.
Les capacités d’automatisation de Google Cloud sont intégrées, et comme Google les met régulièrement à jour, vous aurez toujours accès aux dernières avancées. Microsoft Azure les rattrape rapidement et propose des tarifs raisonnables. Les meilleurs outils d’apprentissage automatique vous permettront de fonctionner de manière aussi efficace que possible.
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Établir des objectifs d’automatisation
Pour éviter de négliger un processus qui devrait être automatisé, d’introduire trop de choses trop rapidement, ou de laisser des lacunes ou des chevauchements dans l’automatisation de votre entreprise, nous vous conseillons de préparer un plan d’automatisation des processus métier (BPA). En alternance, utilisez le principe PITA et automatisez en premier lieu les tâches que vous et vos employés trouvez les plus ennuyeuses.
Ensuite, progressez dans la hiérarchie, en examinant chaque activité de l’entreprise afin de repérer les opportunités d’automatisation qui libéreront le personnel pour se consacrer à des tâches bien plus importantes.
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Établir des procédures opérationnelles standard (SOP)
Les procédures opérationnelles standard définissent les actions précises nécessaires pour exécuter et terminer les tâches associées à une fonction. Toute forme d’automatisation nécessite un processus clairement défini avec des étapes et des actions à accomplir.
Les SOP peuvent sembler bien, mais pour une petite entreprise, elles ont souvent tendance à figurer très bas sur la liste des priorités. C’est pourquoi il peut être judicieux pour les dirigeants d’entreprise de faire des SOP un objectif mensuel dans toute l’organisation et de prévoir un certain temps pour que tous les employés décrivent leurs processus de travail.
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Les demandes de service client doivent être traitées immédiatement
Lorsqu’il s’agit de satisfaire les clients et de les fidéliser, la manière dont votre entreprise gère les demandes de support client peut faire une énorme différence. Les équipes de service client peuvent avoir du mal à faire face à la demande si elles gèrent toutes les demandes manuellement. Le taux de réponse et le taux de résolution initiale sont des variables critiques qui influencent la satisfaction client. L’automatisation ne vise pas à éliminer l’interaction humaine dans les situations individuelles. Il s’agit de faciliter ces tâches et d’offrir à vos clients une meilleure expérience.
Grâce à l’automatisation, vos employés du service client peuvent gérer un plus grand nombre de clients de manière plus efficace, évitant l’épuisement professionnel ou la baisse de la qualité des interactions individuelles.
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Constituez une équipe nucléaire
Personne n’est bon dans tout ; c’est pourquoi vous devriez recruter une équipe de « ninja contractuels » hautement qualifiés pour s’occuper des tâches spécialisées telles que la rédaction, le marketing par e-mail et les réseaux sociaux. Pendant que vous les supervisez, votre petite équipe d’employés à temps plein s’occupera du reste.
« La meilleure forme de gestion n’est pas de superviser ou d’être totalement désengagé ; c’est de surveiller par-dessus votre épaule », a déclaré Sam Walton, le fondateur de Walmart.
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Identifiez les tâches répétitives
Une fois que vous avez déterminé les domaines fonctionnels de votre entreprise, vous pouvez commencer à examiner les tâches répétitives qui font partie du rôle de chaque service. Attention : c’est la partie de l’automatisation des processus d’entreprise la plus amusante. Pour la première fois, un propriétaire d’entreprise ou un directeur des opérations peut se mettre à la place des employés et comprendre à quel point les tâches manuelles et répétitives sont pénibles pour eux. Les dirigeants d’entreprise peuvent également obtenir une perspective sur les domaines où ils sont plus vulnérables aux menaces ou aux lacunes opérationnelles.
Examinez les procédures opérationnelles standard (SOP) que les membres du personnel ont élaborées pour repérer les tâches récurrentes. Efforcez-vous d’exécuter les tâches conformément aux SOP. Ensuite, demandez aux membres du personnel des précisions sur les SOP pour valider la procédure et identifier d’éventuelles tâches répétitives.
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Établissez une culture de travail automatisée :
Les projets d’automatisation ont plus de chances d’échouer en raison de la culture que de la technologie. Les dirigeants doivent convaincre le personnel que l’automatisation des processus d’entreprise vise à faciliter plutôt qu’à remplacer leur travail. Les gens sont plus enclins à adopter de nouvelles procédures et même à contribuer à l’identification de procédures traditionnelles nécessitant des changements lorsqu’ils savent que leur emploi n’est pas en danger. Les employés auront besoin de temps pour s’habituer aux nouvelles technologies. Cela peut nécessiter de faire fonctionner à la fois des opérations automatiques et manuelles pendant une période déterminée. Expliquez à la personne qu’elle doit s’adapter à la nouvelle technique avant qu’elle ne soit progressivement abandonnée. Au moment où quelque chose disparaît, personne ne l’aura peut-être remarqué. Dans tous les cas, vous aurez besoin de la coopération de tous pour réussir.
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Prochaine meilleure étape :
Einstein a dit : « Tout le monde est brillant. Cependant, un poisson passera toute sa vie à se sentir stupide si vous l’évaluez en fonction de sa capacité à grimper à un arbre. »
Présentez les recommandations appropriées aux personnes appropriées au moment approprié. Créez et proposez à vos clients des offres et des activités personnalisées en fonction de leurs critères spécifiques. Élaborez un plan qui utilise vos règles commerciales pour affiner ces suggestions. Votre plan réduit vos recommandations à quelques idées clés, telles qu’une solution, une remise ou un service supplémentaire. Affichez les dernières suggestions sur votre application Lightning et votre site Experience Builder.
Confiez les tâches importantes à des professionnels
Lorsqu’une entreprise débute, vous êtes souvent responsable de toutes les tâches et responsabilités nécessaires à son fonctionnement. Prenons l’exemple d’un propriétaire de petite entreprise qui gère lui-même tout le marketing par e-mail tout en conciliant d’autres responsabilités. Si vous n’êtes pas expérimenté en matière de marketing par e-mail, vous pourriez ne pas accorder à cette zone l’attention nécessaire, ce qui pourrait réduire sa qualité.
Lorsque vous engagez un spécialiste des campagnes d’e-mail en contrat, il peut mettre en place les flux de travail et les entonnoirs nécessaires pour automatiser votre marketing par e-mail, ce qui peut entraîner une augmentation des ventes. Identifiez les tâches que vous pouvez externaliser à quelqu’un d’autre parmi celles que vous effectuez actuellement pour votre entreprise afin de gagner du temps et obtenir de meilleurs résultats.
Simplifiez la gestion des tâches et la communication
Tout cela concerne la gestion de projet. Les équipes de production, qui travaillent souvent à distance aujourd’hui, y compris ceux qui sont chez eux, peuvent réduire la duplication du travail grâce à l’automatisation. Comme nous l’avons mentionné, l’automatisation consiste à déléguer des tâches chronophages et répétitives d’un être humain à une machine. Peu de tâches de projet sont plus répétitives que l’attribution des étiquettes de tâches et l’envoi de mises à jour d’état régulières.
Par exemple, un coordinateur de projet pourrait faire en sorte qu’une demande soit automatiquement créée pour un approbateur lorsqu’une présentation graphique est intégrée à un système de gestion de contenu. Ainsi, un artiste peut éviter de demander manuellement une révision ou, pire, d’envoyer un e-mail.
Vous comprenez maintenant parfaitement que l’automatisation vise à améliorer la production, à accroître l’efficacité et à éliminer même le moindre risque d’erreur. Commencez l’automatisation dès aujourd’hui !
