Le défi
Process Fusion et son partenaire ont travaillé avec une chaîne de centres de jardinage de premier plan, fondée en 1864, avec 17 centres, en plus d’un siège social et de plusieurs pépinières commerciales, à travers l’Angleterre. Établis il y a plus de 100 ans, leurs systèmes de flux de travail étaient prêts pour un rafraîchissement. La plupart de leurs processus étaient manuels et fortement basés sur du papier.
Ils nous ont d’abord approchés, car ils avaient identifié une possibilité d’amélioration, dans leur processus de comptes fournisseurs. Étant basée sur le papier, elle entraînait un manque de visibilité, des erreurs humaines, de longs retards et un gaspillage important de consommables.
Process Fusion et son partenaire ont procédé à une évaluation approfondie de leur infrastructure initiale de comptes fournisseurs. Les résultats de l’évaluation ont identifié plusieurs problèmes avec leur processus existant, y compris (mais sans s’y limiter) :
- L’exactitude des rapports de fin de mois a souffert car les factures n’étaient comptabilisées qu’une fois entrées dans le système ERP, ce qui pouvait prendre jusqu’à 20 jours après leur réception.
- Comptes fournisseurs mis en attente en raison d’un retard de paiement en raison de la durée totale du workflow.
- L’équipe AP a été étirée, car l’entreprise s’était développée par acquisition, prenant 5 nouveaux centres en 2019, mais l’équipe AP est restée la même taille.
- Mauvaise expérience utilisateur – les responsables de centre se sont plaints du temps important pris pour approuver les factures.
La solution
La Garden Center a déployé CP-1 pour automatiser la capture des factures. Ils ont également mis en place M-Files pour stocker toutes les factures dans le cloud et gérer le flux de travail d’approbation électronique – avec une intégration complète avec le système ERP de Hillier. Ils ont échelonné la mise en œuvre avec une formation sur mesure pour faciliter la gestion du changement.
Les résultats
La jardinerie a pu éliminer 147 000 pages imprimées par an, sauvant près de 20 arbres par an !
Ils ont également réduit le temps de traitement des factures fournisseurs d’une moyenne de 17 jours à 4, augmenté la satisfaction des clients, les directeurs de centre ravis de la nouvelle solution, en particulier la visibilité des factures passées et les gains de temps, et ont maintenant une précision de 100 % pour les rapports de fin de mois avec la possibilité d’accumuler des factures capturées mais non payées.
En bout de ligne, le processus de validation des factures et le processus de gestion des exceptions pour le responsable des centres, l’équipe AP et les acheteurs sont plus efficaces.
