Le nouveau coronavirus a perturbé la vie de tout le monde ces jours-ci. Même si quelqu’un n’a pas été directement touché par la maladie, les conséquences sociales de l’épidémie l’ont touché.
Selon l’enquête de RapidRating sur l’état de la chaîne d’approvisionnement, après le COVID-19, seulement 29 % des entreprises restent pleinement opérationnelles, 57 % d’entre elles étant partiellement ouvertes. Naturellement, la pandémie a changé la notion de lieu de travail pour de nombreuses personnes. Les gens ne peuvent plus travailler côte à côte comme avant.
Effectuer des tâches manuellement, échanger des billets de banque, des fichiers et même des factures expose les travailleurs au risque d’attraper le virus. Pour éviter cela, de nombreuses entreprises minimisent les contacts entre leurs employés et adoptent un lieu de travail numérique.
Cela dit, la mise en œuvre d’un lieu de travail numérique peut être extrêmement difficile lorsque votre flux de travail actuel nécessite une interférence manuelle. La capture de données intelligente est l’une des rares technologies qui éliminent les tâches manuelles du flux de travail. Dans cet article, nous discuterons du rôle de la capture intelligente de données dans un lieu de travail post-crise.
Que doivent faire les entreprises pour créer une Digital Workplace ?
Comme son nom l’indique, un lieu de travail numérique repose entièrement sur la technologie. Cependant, trouver les bons outils pour votre entreprise n’est pas facile. En général, les entreprises doivent agir selon les directives suivantes pour créer un lieu de travail numérique.
Accélérer la numérisation
De nos jours, s’en tenir à des procédures manuelles est non seulement inefficace, mais également un risque important pour l’ensemble de l’entreprise. C’est pourquoi les entreprises doivent abandonner un flux de travail papier et passer à un système de gestion de documents numérique.
Collaboration à distance
Les outils de collaboration à distance sont fondamentaux pour un lieu de travail numérique. Les entreprises doivent mettre en œuvre des solutions basées sur le cloud pour aider leurs équipes à travailler à domicile.
Automatisation du flux de travail
Les flux de travail traditionnels devenant dangereux en raison des mesures de distanciation sociale, les entreprises doivent encore plus compter sur l’automatisation. Des outils intelligents de gestion de l’information sont nécessaires pour automatiser les processus commerciaux habituels. Ces systèmes améliorent la productivité des flux de travail connectés à distance et réduisent les risques d’erreurs.
Comment la capture de données intelligente peut-elle vous aider ?
La capture de données intelligente permet aux entreprises de capturer avec précision les données numérisées. Il peut classer les informations et les diriger vers les utilisateurs autorisés sans intervention manuelle. En d’autres termes, la capture intelligente des données évite les interruptions inutiles causées par les procédures manuelles.
Le rôle de la capture de données intelligente dans un lieu de travail post-crise
La capture intelligente des données permet aux entreprises de poursuivre leurs opérations commerciales, même lorsque les opérations de back-office sont limitées. Voici quelques-unes des façons dont la technologie affecte les entreprises et les lieux de travail dans le monde entier :
1-Transfert de courrier
L’une des raisons pour lesquelles tant d’entreprises ont été arrêtées est que le personnel ne peut plus se rendre dans les bureaux. Par conséquent, ces entreprises ne peuvent plus transmettre les factures des fournisseurs à un service tiers de traitement des factures de bout en bout.
La capture de données intelligente permet aux entreprises de numériser les données des factures et de les présenter à leur flux de travail d’approbation des factures. Tous les fichiers contenant des données sur les factures approuvées peuvent être transmis aux responsables via les solutions de traitement des factures compatibles IDC. Grâce à la saisie intelligente des données, les entreprises peuvent payer leurs fournisseurs à temps.
2-Accessibilité 2-Cloud
Avec des back-offices limités, les entreprises ne peuvent plus partager efficacement les informations. La capture intelligente de données permet aux employés de numériser et de partager des documents critiques à l’aide d’une solution intelligente compatible avec le cloud. Les solutions automatisées AP basées sur le cloud permettent aux entreprises de poursuivre les processus de paiement et d’approbation des factures, malgré les restrictions de verrouillage et de quarantaine.
3-Tâches à forte intensité de main-d’œuvre
De nos jours, les entreprises manquent de main-d’œuvre pour les tâches à forte intensité de main-d’œuvre telles que la saisie de données, la validation, la gestion des exceptions, les approbations de factures et la publication. Les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leur personnel en utilisant la capture de données intelligente. La capture de données intelligente est non seulement plus efficace pour gérer ces tâches à forte intensité de main-d’œuvre, mais entraîne également beaucoup moins d’erreurs.
4-Traitement des factures PDF
En l’absence de factures papier, les factures PDF sont devenues la norme. Les entreprises les partagent via des pièces jointes aux e-mails, afin que leurs clients puissent les traiter numériquement. La capture de données intelligente peut facilement numériser des factures PDF et aider l’entreprise à payer ses fournisseurs en temps opportun.
Prêt à en savoir plus : Rapport AIIM : Intégrer la capture intelligente dans votre stratégie de transformation numérique
5-Approbation des factures dans le Cloud
Les mandats de travail à domicile ont perturbé les flux de travail d’approbation sur papier sur lesquels de nombreuses organisations s’appuient. Gardez vos approbations en mouvement en numérisant vos factures vers un cloud sécurisé et un tiers peut faciliter l’approbation numérique et mobile avec vos acheteurs, où qu’ils se trouvent, en fonction de vos règles commerciales.
6-Paiements virtuels
En facilitant un format numérique, la capture de données intelligente permet aux entreprises de tirer le meilleur parti des méthodes virtuelles. Les entreprises peuvent payer leurs fournisseurs à temps sans envoyer leur personnel faire des chèques. En même temps, ils peuvent gagner des remises en argent sur l’argent dépensé avec une carte. Une carte virtuelle effectue les paiements une fois que l’équipe a téléchargé un fichier de facture approuvé dans une solution AP automatisée.
7-Traitement du formulaire démographique du patient
L’identification des patients est cruciale, mais à la suite d’une épidémie mondiale, il est essentiel d’obtenir des informations précises sur chaque patient. En fournissant des informations précises à partir de formulaires manuels, la capture de données intelligente extrait les données des patients à des fins d’analyse statistique.
Une solution IDC intelligente ne manquera aucun détail concernant les patients et générera des exceptions pour les formulaires auxquels il manque des informations cruciales. À l’aide de l’analyse des données, les experts peuvent identifier l’effet du virus en fonction de la démographie des patients.
Attributs du formulaire démographique du patient
- Date de naissance
- Genre
- Pays, code postal, etc.
- Origine ethnique
- Groupe sanguin
- Médecin de famille
- Allergies, diagnostic, antécédents familiaux, etc.
- Fournisseur d’assurance
- Antécédents médicaux
- Coordonnées d’urgence
8-Traitement du formulaire patient
Avec la propagation rapide du COVID-19, il est crucial d’identifier les patients les plus susceptibles d’avoir l’infection. Le traitement des formulaires des patients peut faire perdre beaucoup de temps. La capture intelligente des données, associée à une solution automatisée, peut accélérer le traitement des formulaires des patients et aider les professionnels de la santé à traiter les patients sans passer beaucoup de temps à gérer la documentation.
Une solution intelligente de capture de données peut gérer les formulaires patients suivants :
- Papiers d’identité personnels
- Information sur l’assurance
- Données démographiques
- Lectures d’échantillons médicaux
- Documents d’historique de voyage, etc.
- Derniers mots
Les solutions de traitement de documents et de capture de données sont une belle combinaison d’experts et de technologie. Au milieu des turbulences du COVID-19, la capture intelligente de données peut aider les entreprises à relever les défis et à poursuivre leurs activités malgré les restrictions de quarantaine.
