La salle du courrier de l’entreprise est traditionnellement l’un des départements les plus chaotiques d’une organisation. Avec les paquets et les enveloppes qui affluent de temps en temps, il a toujours été rempli d’activités manuelles et, par conséquent, sujet aux erreurs. Ces systèmes traditionnels épuisaient rapidement les ressources en termes de personnel, de temps et de coût.
C’est pourquoi les entreprises ont aujourd’hui adopté les salles de courrier numériques pour rationaliser la communication et améliorer les procédures et les services commerciaux. Alors qu’autrefois les fournisseurs et les acheteurs communiquaient à l’aide de factures sur papier, ils utilisent désormais des modèles de documents par e-mail.
Malgré cela, le flux de communication sur papier reste important. Les recherches suggèrent que 23 % des entreprises reçoivent plus de 5 000 documents entrants par courrier chaque mois, tandis que les salles de courrier des entreprises doivent traiter les fax 60 % du temps.
Intégrer l’automatisation de la salle de courrier numérique à ce flux de travail peut considérablement optimiser toutes les procédures. Dans cet article, nous discuterons du rôle de l’automatisation de la salle de courrier numérique dans les comptes fournisseurs et pourquoi les entreprises devraient-elles en faire une partie de leur flux de travail.
Qu’est-ce que l’automatisation de la salle de courrier numérique ?
L’automatisation de la salle de courrier numérique est le processus d’automatisation des processus de courrier entrant. À l’aide des technologies de capture et de numérisation de documents, les entreprises peuvent numériser les e-mails entrants, les classer et les distribuer au sein de l’organisation.
Ces systèmes de salle de courrier traitent les e-mails et les documents papier et sont essentiels pour standardiser les procédures de distribution du courrier interne. C’est pourquoi l’automatisation de la salle de courrier numérique est nécessaire pour garantir le respect des politiques de l’entreprise.
Comme de nombreuses entreprises sont légalement tenues d’archiver les documents papier pendant un certain temps, la possibilité de traiter les documents papier grâce à l’automatisation de la salle de courrier numérique permet aux entreprises de rationaliser la gestion des documents.
Importance de l’automatisation des salles de courrier numériques dans les comptes fournisseurs
Les entreprises qui s’appuient sur des systèmes papier pour les processus AP ne disposent pas d’une solution sécurisée et rentable pour numériser les fax entrants, les factures et autres e-mails essentiels. De plus, l’automatisation, la classification et la distribution de ces documents deviennent encore plus difficiles dans de tels systèmes.
En l’absence d’automatisation de la salle de courrier numérique, les données financières de ces e-mails deviennent cloisonnées. Par conséquent, le traitement efficace des factures et la compréhension du flux d’informations de bout en bout deviennent difficiles pour le personnel AP.
La capture de données intelligente alimente la salle de courrier numérique en rassemblant des informations commerciales importantes et en lançant divers processus commerciaux. Il fournit un point d’entrée unique pour tous les documents essentiels (papier ou numériques), permettant aux organisations d’assurer la conformité, de remplacer les systèmes traditionnels par des processus commerciaux intelligents, d’augmenter l’efficacité et de réduire les coûts opérationnels.
Digital Mailroom Automation fournit une plate-forme unique pour tous vos processus AP et vous donne une vue globale de l’ensemble de votre système de messagerie. Si vous avez la bonne équipe à vos côtés, cela peut vous aider à exécuter la transformation numérique de votre service des comptes fournisseurs, à éviter les retards inutiles, à encaisser des remises et à mettre en œuvre des flux de travail transparents.
Le rôle de l’automatisation de la salle de courrier numérique dans les comptes fournisseurs
Digital Mailroom Automation est une solution robuste pour rationaliser votre système de messagerie en faveur de votre service AP. Il permet aux utilisateurs de détecter, transformer et exploiter automatiquement le contenu prêt à traiter limité dans les e-mails et les documents.
En fin de compte, la technologie fournit des réponses immédiates, des informations précises et aide les utilisateurs à analyser les transactions automatisées. Bien que l’automatisation du courrier numérique profite aux organisations de plusieurs manières, voici quelques-unes des principales façons dont ces solutions ont un impact sur le service des comptes fournisseurs.
Classer et capturer les données financières de différents appareils
À l’aide de techniques avancées d’apprentissage automatique, Digital Mailroom Automation peut capturer et classer toutes sortes de textes, qu’ils soient manuscrits ou imprimés à la machine.
Alors que l’OCR aide le système à analyser les informations, de nouvelles fonctionnalités de traitement du langage naturel (NLP) traitent ces informations et classent le texte en fonction des informations que vous fournissez. Cela permet à ces solutions d’identifier avec précision les documents financiers et d’aligner avec précision le contenu et les documents non structurés.
Que vous vous procuriez des informations par e-mail, fax cloud, imprimantes multifonctions, le Web ou des scanners, DMA peut standardiser toutes les informations et les fournir sous une forme prête pour la production.
Réduit les coûts opérationnels
Une salle de courrier traditionnelle est truffée d’innombrables tâches manuelles et les employés doivent traiter chaque jour des vagues d’enveloppes et de colis. Comme l’automatisation de la salle de courrier numérique vous permet d’éliminer les tâches manuelles, c’est un moyen pratique de réduire les coûts opérationnels.
Les entreprises n’ont plus à payer des sommes importantes pour imprimer du papier, le traiter individuellement et le reproduire par photocopies. De même, ils peuvent réduire les coûts associés, tels que les fournitures de papier, le renouvellement des cartouches d’encre, la maintenance des équipements et l’échange de documents hors site.
En remplaçant un système papier par l’automatisation de la salle de courrier numérique, les entreprises peuvent de plus en plus réduire leurs coûts et étendre leurs opérations dans d’autres domaines clés de l’entreprise. Quoi de plus. Les recherches d’AIIM révèlent que 46 % des entreprises qui mettent en œuvre l’automatisation de la salle de courrier numérique reçoivent un remboursement dans les 12 mois ou moins.
Console unique pour le traitement AP
Digital Mailroom Automation fournit aux entreprises une plate-forme unique qui peut connecter plusieurs départements et sites dans le monde entier. La technologie vous aide à mettre en œuvre une collaboration améliorée entre les équipes distantes et à collecter et organiser des données provenant de sources disparates. En même temps, il prend en charge un certain nombre d’utilisateurs distincts, ainsi que plusieurs processus divers, allant des comptes fournisseurs à l’intégration.
Garantir la conformité aux politiques
Le traitement manuel des documents présente toujours un risque d’erreurs humaines qui entraînent des documents manquants et des calculs et paiements erronés. Cependant, étant donné que l’automatisation de la salle de courrier numérique vous permet de capturer les documents numériques au fur et à mesure qu’ils arrivent, il est extrêmement facile de les classer, de les classer et de les acheminer immédiatement.
La salle de courrier numérique fournit une console unique pour gérer toutes les données entrantes, où les responsables peuvent effacer les pistes d’audit pour les cycles de vie des documents. Dans le même temps, les fonctionnalités intelligentes de ces solutions garantissent que les documents confidentiels sont correctement protégés.
Sécurité des documents
Le contenu classifié dans Document Mailroom Automation est acheminé uniquement vers les utilisateurs concernés en temps opportun. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder à ce contenu au plus tôt et l’archiver sur une machine sécurisée.
Selon les témoignages, les cyberattaques et la fraude et le vol de données sont les deux plus grands risques pour les entreprises aux États-Unis en 2020. En suivant un système basé sur des règles, la technologie met en œuvre le déploiement cohérent et rapide de procédures de sécurité pour le contenu entrant. Cela permet aux gestionnaires de protéger plus facilement leurs données contre les failles de sécurité coûteuses et les pertes de données.
En fin de compte, Document Mailroom Automation protège vos données financières contre ces attaques et empêche le vol de documents papier en créant des archives numériques sécurisées.
L’automatisation du courrier numérique est une technologie essentielle pour les flux de travail actuels des comptes fournisseurs basés sur les données. Non seulement il sert de base à un système d’automatisation AP, mais il aide également les entreprises à exploiter efficacement les données financières au sein de leur organisation.
