L’automatisation robotique des processus (RPA) joue un rôle clé dans l’amélioration de l’efficacité et la réduction des coûts dans divers secteurs. Il accélère non seulement l’acquisition fiable et les systèmes Web tiers, ce qui nous permet d’exécuter les processus métier plus rapidement. En même temps, cela renforce notre compréhension et notre intégration des informations héritées.
Cependant, malgré l’automatisation de plusieurs processus, la plupart des entreprises ne parviennent pas à mettre en œuvre efficacement la gestion des documents. Les données non structurées telles que les e-mails et les documents (PDF, feuilles de calcul, etc.) créent continuellement des obstacles, car les employés doivent analyser et comprendre les informations contenues dans chaque document.
Cela rend le traitement des documents extrêmement inefficace et augmente les coûts opérationnels. Selon Deloitte, le coût de la gestion physique des enregistrements est cinq fois plus élevé que celui des enregistrements numériques, même après prise en compte de la récupération de données (DR). Ce coût se répercute sur votre client et a finalement un impact sur la qualité de votre service.
Vient ensuite l’automatisation cognitive des documents (CDA). CDA donne à l’automatisation des processus robotiques la capacité de traiter automatiquement les documents nécessaires à un processus métier. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi RPA et Cognitive Document Automaton sont tous deux nécessaires pour combler les lacunes de l’automatisation et créer des processus métier véritablement automatisés.
Qu’est-ce que l’automatisation cognitive des documents ?
L’automatisation cognitive des documents est une solution intelligente qui exploite l’OCR et l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser l’extraction, la compréhension et l’intégration des documents requis dans les processus organisationnels. CDA améliore la capacité d’automatisation des processus robotiques, permettant aux entreprises d’automatiser leurs processus plus efficacement.
Les gens ne comprennent pas que la RPA ne se contente pas de remplacer l’activité clavier de votre employé en la complétant par des informations structurées et vérifiées. Bien que vous puissiez utiliser un système RPA pour les bases de données, les applications, les fichiers PDF ou même les feuilles de calcul, la plupart des processus métier reposent sur des informations stockées dans des documents et messages commerciaux.
En l’absence d’un système de gestion intelligent, les entreprises avec des processus robotiques basés sur des documents nécessitent une intervention humaine. Cela augmente leurs coûts de main-d’œuvre et diminue la productivité et l’efficacité.
Cependant, en intégrant l’automatisation cognitive des documents, ces organisations peuvent optimiser les processus métier et engager et responsabiliser les clients plus efficacement. Le but de CDA est d’automatiser le traitement des données non structurées enregistrées dans les e-mails et diverses formes de documents. Il aide les employés à comprendre les informations contenues dans un e-mail ou un document, à les extraire et à les envoyer au bon utilisateur.
D’autre part, la RPA est destinée à automatiser les tâches manuelles répétitives liées aux applications et aux sites Web, à publier les réponses et à communiquer avec les systèmes. Ensemble, CDA et RPA automatisent la capture de documents et de données physiques et électroniques. Cela signifie qu’il minimise les coûts opérationnels et améliore la productivité de vos employés, générant ainsi plus de retour sur investissement pour vous.
11 fonctionnalités indispensables à l’automatisation cognitive des documents ?
Toutes les solutions Cognitive Document Automation n’ont pas les mêmes fonctionnalités. Cependant, si vous souhaitez tirer le meilleur parti de la technologie, il est important de rechercher les fonctionnalités clés suivantes :
- Développer des images numériques de documents reçus ou importés à partir de plusieurs sources telles que MFP, Web, mobile, fichiers/dossiers, e-mail XML/EDI, fax, scanners, ainsi que des services Web)
- Numérisez des documents depuis les front-offices, les bureaux distants, les centres de données de back-office et même directement depuis les clients
- méliorer la qualité des images dans les documents numérisés et importés, afin qu’ils soient plus faciles à traiter, ce qui les rend prêts à être traités
- Organisez et séparez automatiquement les documents, afin qu’il comprenne, classe et détermine avec précision où ils doivent être envoyés
- Utilisez l’OCR pour extraire et valider automatiquement les données des documents et éliminer le besoin de tâches de saisie manuelle des données (cela inclut l’automatisation de la prise en charge de l’empreinte manuscrite, cursive, des cases à cocher, des adresses postales, des codes-barres des tableaux, de l’impression machine et des bulles).
- Identifiez et automatisez intelligemment différents types de documents (tels que les formulaires d’inscription et de réclamation, les factures, les commandes, les hypothèques, les contrats, les documents de la salle du courrier, les chèques bancaires et la correspondance)
- Utiliser des algorithmes d’apprentissage automatique pour faciliter la configuration initiale et la maintenance continue
- Utilisez une interface utilisateur intuitive pour gérer la gestion des exceptions
- Faire de la génération de texte et d’image PDF, ainsi que la compression avancée de fichiers PDFEnvoyez des images et des données associées à des
- applications et des référentiels à l’aide de connecteurs d’exportation
- Gérez l’extraction de factures préconfigurée dans plusieurs devises et pays
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Où puis-je utiliser l’automatisation cognitive des documents ?
CDA permet aux entreprises de travailler sur tout type d’information non structurée, quelle que soit sa source ou son origine. Vous pouvez utiliser ces informations pour former vos robots à la gestion des réclamations, des contrats, des formulaires d’inscription, des bons de commande et même de la correspondance. Le système est si robuste qu’il peut gérer n’importe quel document essentiel à votre processus métier.
Cela dit, Cognitive Document Automation est souvent utilisé pour l’extraction de factures. Le logiciel CDA est principalement intégré avec des fonctionnalités préconfigurées mises en œuvre en gardant à l’esprit les meilleures pratiques. C’est pourquoi les systèmes CDA peuvent identifier et extraire automatiquement les données des factures, quels que soient les devises et les pays concernés.
Les utilisateurs n’ont qu’à entrer des données dans les données de champ pour fournir des échantillons initiaux pour les factures des fournisseurs. Une fois que vous avez fait cela, le système utilise l’IA et l’apprentissage automatique pour intégrer la conception dans la mémoire de la machine et reconnaître ces champs de facture à l’avenir.
Pourquoi CDA a-t-il besoin de fonctionnalités intelligentes ?
Nous l’appelons l’automatisation de documents « cognitive » car elle utilise des algorithmes d’apprentissage automatique très avancés pour suivre les changements constants dans les documents. Des fonctionnalités intelligentes telles que l’automatisation cognitive affinent également les règles de localisation des données pour configurer des niveaux d’automatisation acceptables.
Les documents stockés dans la plupart des applications ne restent pas les mêmes tout le temps. Si nous laissons le système d’automatisation des documents de configuration tel qu’il était au premier jour, le système ne parviendra pas à capturer les données avec précision.
L’intégration de fonctionnalités intelligentes à l’aide de l’apprentissage automatique permet au système de s’adapter aux changements incrémentiels et de les intégrer dans le système préconfiguré.
Dans une approche cognitive, les opérateurs de validation introduiront des changements que l’algorithme d’apprentissage automatique « apprend » au fil du temps. Une fois que le système a appris les caractéristiques des documents, il peut utiliser ces nouvelles informations lors du traitement de nouveaux documents.
Les opérateurs de validation signaleront ensuite les prochains exemples de la nouvelle mise en page pour valider si l’apprentissage a fonctionné. De même, vous pouvez configurer votre système d’apprentissage pour intégrer de nouveaux types de documents qui facilitent encore plus vos processus RPA.
L’automatisation cognitive des documents rationalise le traitement de bout en bout des documents et des messages qu’une entreprise reçoit. En utilisant ces systèmes, vous pouvez transformer vos systèmes RPA en plates-formes d’automatisation intelligentes, robustes et fiables dont vous avez besoin.
