Les comptes créditeurs jouent un rôle essentiel dans les opérations commerciales quotidiennes. Il a un impact direct sur la gestion des flux de trésorerie, maintient les relations avec les fournisseurs et offre une sécurité contre la fraude. Cependant, de la réception au paiement, plusieurs processus comptables nécessitent une intervention manuelle.
Les processus AP manuels empêchent les équipes d’utiliser leur temps de manière optimale et les limitent au paiement des factures ou à la collecte des enregistrements des reçus impayés. Par conséquent, s’appuyer sur des processus manuels de comptes fournisseurs peut ralentir l’ensemble du flux de travail de votre entreprise.
Néanmoins, des technologies perturbatrices telles que l’automatisation des comptes fournisseurs ont permis aux équipes comptables de réduire les interventions manuelles inutiles ; par conséquent, ces équipes ont pu maximiser l’efficacité opérationnelle.
Qu’est-ce qu’un flux de travail ?
Un flux de travail est généralement défini comme la voie pour terminer un processus. De même, dans le cas des comptes fournisseurs, le flux de travail est spécifié comme la méthode par laquelle les données sont traitées du début à la fin, y compris le traitement de tous les paiements et la collecte des factures. Précisément, l’ensemble du processus, de la passation d’une commande à la vente, est le flux de travail des comptes fournisseurs.
Par conséquent, s’il est traité efficacement, le flux de travail est essentiel pour garder toutes les données de vente et de transaction organisées et les données de facturation à portée de main. Les étapes sont mentionnées ci-dessous.
- Saisie de facture
- Approbation de facture
- Autorisation de paiement
- Exécution du paiement
- Gestion des fournisseurs
Qu’est-ce que le workflow manuel dans la comptabilité fournisseurs ?
En ce qui concerne le flux de travail manuel dans les comptes fournisseurs, la seule différence avec le flux automatisé est que toutes les tâches doivent être effectuées manuellement. Dans ce cas, toute l’activité financière est stockée sur Enterprise Resource Planning. Quant aux données de compte, elles sont saisies manuellement par les comptables plutôt que d’utiliser les dernières technologies. Quant à l’approbation des factures, celles-ci sont livrées en main propre et il y a un risque élevé de confusion et de perte de données essentielles dans le processus de livraison.
Avec le flux de travail manuel, l’autorisation de compte repose également sur les signatures manuelles des agents. Cela augmente encore les risques de fraude et de fausses signatures. Enfin, le processus d’exécution des paiements implique également l’utilisation de chèques papier plutôt que d’utiliser des systèmes en ligne. Par conséquent, dans l’ensemble, le processus de workflow manuel est assez lourd et implique un risque élevé de fraude.
À quoi ressemble l’automatisation du flux de travail des comptes fournisseurs ?
Avec les progrès de la technologie, l’automatisation du flux de travail est la voie idéale pour améliorer la productivité, minimiser les erreurs et assurer un flux de travail transparent. Par conséquent, comme son nom l’indique, le flux de travail automatisé implique l’automatisation de chaque étape du cheminement du flux de travail.
Dans le flux de travail AP automatisé, les systèmes de compte sont intégrés à un système basé sur le cloud pour s’assurer que toutes les données restent confidentielles et sécurisées. Quant à la phase de capture et de traitement des factures, le système de capture des factures est digitalisé, et pour éliminer encore plus toute erreur, il y a aussi une étape de revue humaine.
Pour la troisième étape du flux de travail AP, le système automatisé s’assure que toutes les factures sont approuvées par un système centralisé, et cela en un seul clic. Cela améliore encore l’autorisation de paiement et offre l’avantage d’examiner les historiques de paiement des fournisseurs. Enfin, il existe plusieurs options de paiement des fournisseurs et la fonction de notification vous tient également au courant de tous les paiements.
Pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour une optimisation.
Alors que l’automatisation d’autant d’étapes que possible devrait être l’objectif des équipes à la recherche d’une efficacité optimale, l’automatisation de ces trois étapes du processus des comptes fournisseurs offre des avantages considérables. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour une optimisation.
Approbation et routage
Avant le paiement, les factures doivent passer par une série d’approbations. Ces approbations sont nécessaires pour assurer l’exactitude et la validité des factures. Étant donné que le processus de validation et d’approbation nécessite différentes étapes, l’acheminement manuel de ces factures augmente les risques de perte de ces factures.
Dans le même temps, le temps nécessaire pour que les factures transitent d’un bureau à l’autre entraîne des retards inutiles, qui entraînent des retards de paiement et même des pénalités de paiement. L’automatisation de ces processus par le biais d’un logiciel peut considérablement simplifier le processus d’acheminement et accélérer l’approbation des factures.
Une fois que le logiciel a capturé une facture et l’a validée, la facture est automatiquement acheminée vers le gestionnaire qui est responsable de l’approbation. La facture est transmise avec des notifications personnalisées et des flux de travail qui garantissent qu’aucune facture n’est manquée. Dans le même temps, si votre logiciel d’automatisation AP utilise un système basé sur le cloud, les responsables peuvent accéder au système et approuver les factures, où qu’ils se trouvent.
Extraction de données
La numérisation manuelle de documents et la saisie de données sont des tâches fastidieuses et chronophages. Non seulement ces tâches nécessitent des heures de travail intensif, mais elles sont également sujettes à diverses erreurs de saisie et à des doublons de saisie de données.
En revanche, l’automatisation des comptes fournisseurs utilise des fonctionnalités puissantes de capture, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), pour extraire automatiquement les données, qu’elles soient numériques ou manuscrites. La procédure automatique garantit que les données des factures capturées sont saisies avec précision. En conséquence, les entreprises peuvent bénéficier d’une productivité accrue et de cycles de facturation réduits.
En plus de réduire le temps global du cycle de facturation, la capture automatique des données peut être combinée à des analyses avancées pour donner aux entreprises une vue d’ensemble de leurs coûts totaux. Ainsi, les entreprises peuvent comprendre clairement leurs marges de profit et de perte et effectuer des prévisions financières précises.
Généralement, les entreprises doivent rééquilibrer leurs comptes après avoir découvert des erreurs de dernière minute lors des clôtures mensuelles. Cependant, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs élimine les paiements en double et les erreurs de facturation, aidant les entreprises à éviter la douloureuse tâche de rééquilibrer les comptes.
Enfin, toutes les données extraites des factures sont transférables et synchronisées automatiquement dans vos enregistrements comptables sans aucun délai. Comme vos enregistrements sont disponibles pour l’ensemble de votre service comptable, toute personne ayant un accès autorisé peut utiliser et analyser les nouvelles transactions.
Réception de factures
Les factures générées par les fournisseurs sont des documents complexes distribués par différents canaux et disponibles dans différents formats. Les fournisseurs envoient ces documents à la fois sous forme électronique (images, documents Word, fax ou PDF) et sous forme papier, ce qui rend difficile leur tri, leur catégorisation et leur saisie manuelle. Le traitement manuel des factures est non seulement complexe, mais aussi très chronophage.
En automatisant chaque procédure, de la collecte et du tri des factures à la saisie des données, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peut simplifier le flux de travail des comptes fournisseurs. Étant donné que le logiciel effectue ces processus dès leur arrivée, il réduit considérablement le temps de traitement des factures. Lorsque nous envoyons des factures électroniquement, le logiciel les traite en temps réel et extrait les données sans erreur.
En même temps, le logiciel permet aux entreprises d’automatiser les factures récurrentes. Vous pouvez définir un intervalle pour les factures récurrentes dans le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs et configurer des modèles pour celles-ci. Cela permet aux entreprises de comparer les factures reçues aux modèles et de signaler toute différence de format.
Enfin, l’automatisation du processus des comptes fournisseurs vous permet d’éliminer les factures en double et d’identifier les dates d’échéance de chaque facture. Si vous n’avez pas payé une facture en attente, le système vous alerte de la date d’échéance imminente. Ainsi, vous n’aurez jamais à vous soucier des paiements en retard ou en double.
Concordance des bons de commande
Le processus des comptes fournisseurs exige que votre personnel examine chaque facture individuellement et la mette en correspondance avec les documents pertinents, tels que les bons de commande, ligne par ligne. Le processus est manuel et fastidieux, ce qui nuit considérablement à l’efficacité de l’organisation.
Cependant, les solutions automatisées des comptes fournisseurs peuvent rationaliser ces processus. En stockant tous les documents nécessaires et en capturant les données, le logiciel des comptes fournisseurs convertit les données en format numérique. Par conséquent, le logiciel peut extraire et vérifier des informations telles que les montants, les informations sur les articles, les codes de grand livre et les conditions selon les règles de flux de travail configurées.
De plus, le processus automatisé peut également mettre en correspondance les factures avec leur commande de produits correspondante et alerter les gestionnaires en cas d’incohérence. La comparaison automatique des factures élimine les goulots d’étranglement, améliore la précision et permet à vos employés de se concentrer sur d’autres objectifs prioritaires.
Réalisation de paiements
Lorsqu’une entreprise autorise des centaines de paiements chaque mois, les employés doivent avoir une connaissance complète de toutes les dates d’échéance des paiements et des opportunités de réduction.
Si vous surchargez votre personnel avec l’approbation des factures et d’autres processus manuels, il est facile pour eux de manquer les dates d’échéance des paiements. Le non-respect des délais critiques peut contrarier vos fournisseurs et compromettre vos relations commerciales avec des partenaires de longue date.
L’automatisation des comptes fournisseurs vous permet de rationaliser l’exécution des paiements. Les utilisateurs peuvent programmer les paiements approuvés pour qu’ils soient effectués à la date d’échéance ou avant celle-ci. En même temps, l’automatisation des comptes fournisseurs facilite les paiements électroniques en offrant à l’entreprise un emplacement central pour choisir son mode de paiement préféré.
Le flux de travail typique des comptes fournisseurs est rempli de tâches manuelles, chronophages et fastidieuses. L’utilisation d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peut aider votre organisation à surveiller et à améliorer les performances des comptes fournisseurs tout en optimisant les flux de travail existants.
L’application d’automatisation des comptes fournisseurs basée sur le cloud peut aider les entreprises à réduire les coûts opérationnels, garantir la conformité réglementaire et fournir une haute qualité de données.
Réflexions finales
L’utilisation efficace du temps et des ressources est cruciale pour mener à bien toute entreprise. Par conséquent, l’utilisation d’un flux de travail automatisé dans les comptes fournisseurs est la garantie que toutes les factures sont sécurisées et conservées en lieu sûr. Enfin, avec l’utilisation d’un système automatisé, tous les processus restent en ligne, ce qui réduit pratiquement les chances d’erreurs et d’activités frauduleuses.
