Lorsque vous êtes responsable de la santé financière de votre entreprise, l’accès à des informations en temps réel est crucial. Les décideurs ont besoin de données commerciales pour analyser les flux de travail en profondeur, optimiser les opérations existantes, évaluer les risques et atteindre les objectifs qui guident leur stratégie.
Cependant, la collecte de données financières pour l’analyse est fastidieuse et prend du temps si vous utilisez encore un système manuel. Les entreprises utilisant des procédures manuelles doivent collecter les factures et saisir toutes les données à la main, ce qui est non seulement lent et inefficace, mais également gravement inefficace. Ces processus sont truffés d’erreurs de saisie innombrables, de factures égarées et de paiements retardés.
L’automatisation du flux de travail des factures permet aux entreprises de rendre leurs services des comptes fournisseurs plus efficaces, agiles et dynamiques. En utilisant des solutions d’automatisation des comptes fournisseurs, le service des comptes fournisseurs peut rationaliser le traitement des factures, l’approbation des fournisseurs et les achats, et le transformer en un flux de travail numérique efficace et centralisé.
Cela dit, l’un des plus grands avantages de l’automatisation du flux de travail des factures est la surveillance et l’analyse en temps réel. Ces fonctionnalités permettent aux décideurs d’obtenir un aperçu de la planification stratégique, de la planification financière, de l’analyse des performances, de l’établissement d’objectifs, des prévisions et de l’analyse de portefeuille.
5 types de rapports des comptes fournisseurs
Dans cet article, nous discuterons de 5 types de rapports d’automatisation des comptes fournisseurs dont chaque gestionnaire du flux de travail des factures a besoin.
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Rapports financiers
Les dirigeants d’entreprise ont besoin de données prévisionnelles ou de rapports d’avancement sur les dépenses des prochaines semaines. Les informations financières répertoriées dans les bilans représentent les actifs, les passifs et les capitaux propres de l’entreprise sur une période donnée.
Cependant, ces bilans ne révèlent pas ce qui s’est passé dans les opérations qui ont entraîné des changements dans les capitaux propres, les passifs et les actifs. Les investisseurs ont besoin de rapports financiers pour comprendre toutes les ventes, les dépenses et les profits ou pertes. Ces rapports aident les investisseurs à évaluer les performances passées de l’entreprise et à mieux comprendre l’incertitude des flux de trésorerie à l’avenir.
En même temps, les rapports financiers aident les gestionnaires à identifier les entrées et sorties de trésorerie provenant d’autres activités non opérationnelles sur une période donnée. Cela signifie que les gestionnaires peuvent prendre en compte les liquidités provenant de toutes les sources et non seulement les revenus d’exploitation, ce qui facilite la répartition des revenus entre tous les actionnaires de manière plus transparente.
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Rapports d’accruals
En comptabilité d’exercice, vous devez déclarer les revenus dans le compte de résultat dès qu’ils sont gagnés. Au cas où une entreprise gagnerait des revenus mais ne recevrait pas d’argent, les actifs sont enregistrés comme des créances. De même, vous devez déclarer les dépenses dans le compte de résultat si elles correspondent aux revenus déclarés ou si un coût n’a pas d’avantage mesurable futur.
C’est pourquoi, dans les rapports d’accruals, vous devez suivre une technique différente de celle des rapports financiers traditionnels. Les fonctionnalités de rapports d’accruals des comptes fournisseurs permettent aux entreprises de résumer de manière plus précise les revenus gagnés et les dépenses engagées, offrant ainsi une analyse plus approfondie de la rentabilité de l’entreprise. En même temps, les entreprises peuvent identifier plus précisément tous leurs actifs et passifs à la fin d’une période comptable.
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3. Rapports sur le cycle de facturation
La génération et la livraison de factures précises sont essentielles pour le fonctionnement quotidien de votre entreprise. Un flux de travail de facturation rapide et efficace vous permet non seulement de traiter plus efficacement les factures impayées, mais vous permet également de créer des factures pour vos clients de manière opportune et organisée.
Cependant, avec autant de factures entrantes et sortantes, il est difficile de toutes les suivre. Les entreprises ont besoin de rapports sur le cycle de facturation pour accéder à une ventilation complète de toutes les transactions dans le système et comprendre plus efficacement les données sélectionnées sur les prospects.
Grâce aux rapports sur les factures, les responsables ont une vue claire du flux de travail des factures. Ils peuvent surveiller chaque étape de la génération à l’approbation au paiement et identifier efficacement les goulots d’étranglement dans le flux de travail des factures. Étant donné que les fonctionnalités automatisées de création de rapports AP fournissent déjà aux responsables toutes les mises à jour récentes, il n’est pas nécessaire de tenir un journal manuel de l’état des factures.
4. Conformité et signalement de fraude
Un autre avantage des rapports AP automatisés est qu’ils vous permettent d’accéder aux rapports de conformité et de fraude. Ce type de rapport assure une visibilité complète sur le flux de travail des factures et les transactions financières, réduisant considérablement le risque de fraude.
Avant les systèmes automatisés, les documents des systèmes manuels étaient facilement mal classés, détruits ou volés. Le passage à une solution numérique offre aux entreprises un degré de sécurité plus élevé pour les données de vos clients, ainsi que pour les leurs.
Lorsque les données de l’entreprise sont stockées et mises à jour dans un référentiel central, il est plus facile pour les responsables financiers de contrôler et de surveiller les niveaux d’accès pour chacun de vos employés AP. Les outils d’automatisation AP définissent clairement les contrôles d’accès pour les membres de votre service AP, afin que votre équipe n’utilise que les données auxquelles ils accèdent.
Dans le même temps, des fonctionnalités supplémentaires telles que le cryptage et les mesures de sécurité au niveau bancaire protègent les archives de documents de votre organisation et évitent les escroqueries par hameçonnage. Ainsi, si un membre du personnel tente d’aller au-delà de son accès autorisé, les responsables peuvent recevoir des alertes concernant de telles violations.
De même, les solutions automatisées simplifient la conformité et réduisent les risques d’audit. Les contrôles d’accès basés sur les autorisations accompagnaient les pistes d’audit pour assurer une conformité facile avec les réglementations du secteur et de la comptabilité.
Des rapports de conformité détaillés permettent aux responsables de suivre l’historique et l’approbation des factures. Ils peuvent également construire une chaîne de contrôle, établir des contrôles pour les règles et réglementations (telles que PCI, HIPPA, etc.) et protéger les documents afin qu’ils ne soient pas perdus avant les échéances.
5. Rapports des fournisseurs
Il est très courant pour les entreprises d’avoir des relations avec des dizaines de fournisseurs à la fois. Cependant, si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs à la fois, il peut être difficile pour le service comptable de gérer efficacement le profil de chaque fournisseur.
C’est là que les rapports des fournisseurs peuvent être cruciaux pour toute entreprise. Les rapports sur les fournisseurs résument la participation globale des fournisseurs, ce qui permet aux responsables d’évaluer très facilement les performances de chaque fournisseur et d’examiner les tarifs de chaque fournisseur disponible.
Simultanément, à l’aide du reporting fournisseur, le responsable peut toujours être au courant de tous les statuts de facturation, ainsi que du coût ou du délai associé à chaque paiement ou règlement de litige. Cela aide les responsables à rester constamment au courant et à répondre avec précision et efficacité aux questions des fournisseurs et à régler les litiges plus efficacement.
Le workflow de facturation peut être complexe, chronophage et difficile à gérer. Cependant, avec l’aide des rapports automatisés sur les comptes fournisseurs, les responsables peuvent surmonter ces défis et obtenir des informations claires sur l’ensemble du flux de travail des factures. Les gestionnaires peuvent bénéficier d’un contrôle accru sur le traitement des factures sans se soucier des avis de rappel de paiement et des suivis constants.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation des comptes fournisseurs, pensez à lire notre guide.
