Comment l’automatisation des comptes fournisseurs donne un retour sur investissement
Si votre service des comptes fournisseurs continue de s’appuyer sur des méthodes traditionnelles et des processus manuels, vous savez à quel point cela peut être frustrant et fastidieux. Mais il existe une meilleure solution.
L’automatisation des comptes fournisseurs libérera du temps que le service des comptes fournisseurs consacrait à des tâches manuelles, éliminera le désordre de leur journée de travail et leur fournira de meilleures informations stratégiques pour aider l’entreprise à avancer. L’automatisation du traitement des factures est l’avenir, car elle changera la façon dont votre service des comptes fournisseurs est perçu par vos collègues et vos fournisseurs.
Alors pourquoi devriez-vous, vous et votre service des comptes fournisseurs, être enthousiasmés par l’automatisation ?
Le rapport de l’IOFM, « Votre performance en comptes fournisseurs est-elle de premier ordre ? », donne un aperçu de ce que les services des comptes fournisseurs peuvent espérer réaliser grâce à l’automatisation :
Payer plus de 90 % de vos factures fournisseurs à temps
L’utilisation de l’automatisation élimine les tâches manuelles chronophages liées au traitement des factures fournisseurs. Les factures, quel que soit leur format ou leur canal d’origine, peuvent être reçues, numérisées, normalisées et regroupées dans une plateforme unique.
Les données de l’en-tête et des lignes peuvent être automatiquement extraites des factures, qui sont ensuite rapprochées avec les bons de commande et les réceptions. Les factures nécessitant des approbations ou une gestion des exceptions peuvent être acheminées numériquement en fonction de règles métier et de flux de travail définis, éliminant ainsi les risques de perte de factures.
Le suivi et le paiement des factures à temps permettent d’éviter les pénalités de paiement tardif, de réduire les demandes de renseignements des fournisseurs, d’améliorer les relations avec les fournisseurs et de mieux visualiser les flux de trésorerie et les dépenses.
Capturer 97 % des remises pour paiement anticipé proposées
Selon le rapport d’analyse et d’étalonnage du service des comptes fournisseurs de l’IOFM, 87 % des entreprises interrogées reçoivent des factures qui proposent des remises sur le montant dû en échange d’un paiement anticipé.
Selon The Hackett Group, les meilleurs performers captent 7 fois plus de remises pour paiement anticipé en pourcentage des dépenses par rapport à leurs homologues. Cela signifie donc qu’une entreprise qui capturait auparavant 100 000 dollars par an de remises pour paiement anticipé peut désormais bénéficier de 700 000 dollars supplémentaires par an de remises pour paiement anticipé grâce à l’automatisation.
Traiter environ 23 000 factures par an par équivalent temps plein (ETP)
Selon IOFM, les services comptables automatisés traitent 14 fois plus de factures par ETP chaque mois que leurs homologues sans automatisation.
L’automatisation élimine bon nombre des tâches manuelles liées au traitement des factures, en extrayant et en validant les données de facturation, en associant les factures aux bons de commande et aux reçus, et en enregistrant les factures approuvées directement dans n’importe quel système ERP.
Pour les factures nécessitant une vérification, une approbation ou la résolution d’exceptions, elles sont automatiquement acheminées numériquement vers des utilisateurs spécifiques en fonction de règles prédéfinies. Des tableaux de bord sont également mis en place pour alerter les gestionnaires des goulots d’étranglement et rappeler aux utilisateurs les factures approchant de leur date d’échéance.
Dépenser 5 $ pour traiter une seule facture
Les services comptables automatisés dépensent moins d’un quart (5 $ contre 20 $ par facture) que leurs homologues qui n’utilisent pas l’automatisation, selon IOFM. Ils ont également constaté que les services comptables traitant 5000 factures par mois peuvent économiser 55 650 $ par mois et 667 800 $ par an grâce au traitement automatisé des factures.
Cela s’explique par le fait que le traitement automatisé des factures élimine les processus manuels qui font grimper le coût du traitement des factures. Les défis tels que la saisie manuelle des données, l’association des factures, la recherche des acheteurs, l’acheminement physique des factures pour approbation, les appels téléphoniques manuels, la recherche de factures perdues, la mise en place des paiements, la résolution des problèmes de paiement, la préparation de rapports, etc., s’accumulent en temps perdu et en coûts supplémentaires.
Faire correspondre 90 % des factures et des bons de commande dès le premier tour
Selon IOFM, l’association des lignes de facturation avec les données d’un système de bons de commande est le plus grand point de douleur pour 28 % des personnes interrogées.
Ce problème majeur est éliminé grâce à l’automatisation en capturant automatiquement les données de facturation, en vérifiant les doublons, en validant les informations fournisseur et en calculant les données des lignes de facture.
Les données extraites sont ensuite automatiquement comparées avec les bons de commande et peuvent être validées par rapport à des sources de données telles qu’un système ERP. Toutes les factures non assorties sont alors envoyées électroniquement dans une file d’attente pour examen et correction, ou acheminées vers les approbateurs en fonction des flux de travail prédéfinis.
Ne corriger que 1 % de toutes les factures de fournisseurs traitées
La norme de l’industrie veut qu’un taux de paiement en double supérieur à 0,5 % montre des contrôles faibles, ou que le fichier des fournisseurs principaux doit être nettoyé. Les meilleurs performances ont un taux de paiement en double inférieur à 1 %.
IOFM a constaté que 39 % des entreprises ont signalé des paiements en double et que les paiements en trop représentaient plus de 1 % de leurs paiements.
En automatisant le traitement des comptes fournisseurs, cela éliminera ces erreurs de doublons en validant les données de facturation tôt dans le processus, en éliminant les erreurs humaines manuelles, en signalant les factures en double, en facilitant une meilleure collaboration entre les fournisseurs et en utilisant l’analyse pour examiner les fournisseurs problématiques.
