Les factures impayées entravent considérablement la capacité de gains d’une organisation. Si les entreprises ne sont pas payées à temps pour leurs services, cela peut avoir un impact significatif sur leurs finances. C’est pourquoi le traitement des factures joue un rôle crucial dans les entreprises, quel que soit le secteur.
C’est le moteur de toutes les opérations financières et garantit le paiement rapide de toutes les factures. Cependant, du traitement de la facture au paiement, le traitement des factures est encombré de plusieurs processus manuels.
Le traitement automatique des factures aide les entreprises à remplacer les procédures manuelles chronophages par des solutions efficaces et automatiques. De la réduction des coûts, des délais de traitement plus rapides et des taux d’erreur minimes à l’utilisation efficace des ressources, les entreprises peuvent tirer plusieurs avantages du traitement automatique des factures.
Néanmoins, de nombreuses entreprises ont du mal à tirer le meilleur parti de cette technologie exceptionnelle, tandis que d’autres ont du mal à l’intégrer à leur flux de travail commercial. Dans cet article, nous discuterons des différences entre les solutions de traitement automatique des factures et de ce qu’il faut rechercher.
5 principales raisons pour lesquelles le traitement automatique des factures n’est pas équivalent
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Classification des factures parmi d’autres documents
Il arrive souvent que les documents envoyés aux clients pour traitement contiennent une quantité importante de documents inutiles. Bien que cette tâche soit relativement facile pour les humains, il faut beaucoup de temps à une personne pour passer en revue chaque document manuellement.
D’autre part, de nombreuses solutions de traitement automatique des factures ne sont pas dotées de fonctionnalités intelligentes. C’est pourquoi ces solutions peuvent échouer à détecter les factures dans une pile d’autres documents. À moins que votre solution de traitement automatique des factures ne dispose de fonctionnalités avancées de capture intelligente de données et d’apprentissage automatique, il peut être difficile d’identifier la présence de données de paiement dans un document.
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Détection du nombre de factures dans un seul document
Dans de nombreux cas, un seul document peut contenir plusieurs factures. Nous voyons souvent des entreprises regrouper plusieurs factures dans un seul PDF. Cela ne pose peut-être pas de problème pour un être humain, mais si vous utilisez une solution automatisée pour une efficacité optimale, il est facile de manquer de telles factures. Bien que les solutions de traitement automatique des factures intelligentes soient capables de détecter et de séparer de telles factures, toutes les solutions automatisées n’ont pas ces fonctionnalités.
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Identification du type de document
Bien que les entreprises utilisent principalement des factures et des notes de crédit, les documents de paiement peuvent prendre différentes formes. Pour une comptabilité précise, il est essentiel de déterminer avec précision le type de document.
Les solutions de traitement de factures de base échouent souvent à identifier différents types de documents, ce qui entraîne une comptabilité inexacte. Si votre solution automatisée ne parvient pas à reconnaître le type de document, cela peut facilement devenir une erreur coûteuse pour votre entreprise.
C’est pourquoi les solutions de traitement automatique des factures avancées nécessitent plus qu’une simple OCR (Reconnaissance optique de caractères) basique. Les solutions efficaces utilisent des classificateurs supplémentaires pour optimiser leurs algorithmes d’apprentissage automatique, ce qui leur permet de classifier les documents avec précision.
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Identification de l’expéditeur et du destinataire
Certaines factures contiennent les informations d’identification à la fois du destinataire et de l’expéditeur. Dans de telles situations, une solution automatisée peut avoir du mal à traiter correctement le document. Les solutions automatisées avec des fonctionnalités limitées peuvent confondre les deux parties et identifier à tort les expéditeurs comme des destinataires et vice versa.
Pour éviter ce problème, les solutions avancées de traitement automatique des factures recherchent des informations supplémentaires et génèrent des fonctionnalités pertinentes. Cela les aide à identifier avec précision les expéditeurs et les destinataires.
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Classification du texte à partir du document
L’une des principales fonctionnalités du traitement automatique des factures est l’extraction des données textuelles des documents. À cette fin, la plupart des solutions reposent sur des variations d’algorithmes OCR pour analyser les factures ou les reçus photographiés.
Cependant, les algorithmes OCR sont très sensibles aux distorsions et au flou et peuvent échouer à extraire les données avec précision dans de telles situations. De même, si les données sont manuscrites, les algorithmes OCR peuvent avoir du mal à capturer efficacement les données.
Dans d’autres cas, les données textuelles extraites à partir de documents natifs peuvent facilement être corrompues car les PDF n’utilisent pas de codage de texte simple, ce qui entraîne la génération de symboles corrompus par le logiciel et des erreurs coûteuses pour l’entreprise.
À moins que votre solution d’automatisation des comptes fournisseurs n’utilise des algorithmes d’apprentissage automatique hautement optimisés, il peut être difficile pour les solutions de traitement automatique des factures de minimiser les erreurs lors de l’extraction de texte.
Ce qu’il faut rechercher dans une solution de traitement automatique des factures
Alors que certaines solutions automatisées ont des fonctionnalités limitées, l’utilisation des bonnes solutions de traitement automatique des factures peut offrir d’innombrables avantages à votre organisation.
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Traitement plus rapide des factures à moindre coût
Le retard dans le traitement des factures peut être un obstacle majeur à la croissance des entreprises. Le retard dans le paiement des créances entraîne des pénalités qui se traduisent par des coûts plus élevés. Dans le même temps, de nombreuses entreprises risquent d’être blacklistées en raison du paiement tardif des factures.
Les solutions avancées de traitement automatique des factures réduisent considérablement le temps nécessaire au traitement des factures. Des fonctionnalités telles que les flux de travail dynamiques, la capture intelligente de données et la facturation électronique accélèrent le traitement des factures et éliminent les coûts liés aux paiements tardifs.
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Classification des documents
Les principales solutions automatisées de traitement des factures mettent en œuvre une classification intelligente des documents. Cette technologie utilise plusieurs méthodes pour marquer les types de documents standard et autres contenus liés aux processus commerciaux. La classification intelligente des documents garantit que les documents de paiement sont traités avec précision, ce qui facilite la résolution des factures en souffrance en temps opportun.
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Utilisation efficace des ressources
Une solution de comptabilité fournisseurs de premier plan soulage les ressources humaines des tâches manuelles fastidieuses en automatisant la capture des données et le traitement des factures. Cela permet aux entreprises d’utiliser leurs ressources dans d’autres tâches critiques pour l’entreprise et de maximiser leur efficacité organisationnelle.
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Améliorer les relations commerciales
Pour toute entreprise, développer des liens solides avec ses fournisseurs est essentiel pour réussir. Une bonne solution d’automatisation du traitement des factures permet de résoudre rapidement les factures impayées, ce qui vous permet de développer une relation solide avec vos fournisseurs.
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Améliorer la correspondance des bons de commande
La correspondance des commandes peut être une procédure laborieuse qui gaspille un temps et un argent précieux. Elle oblige votre personnel à examiner chaque facture individuellement et à la comparer avec les documents pertinents, tels que les bons de commande, ligne par ligne.
La lenteur et la nature fastidieuse de la procédure peuvent considérablement réduire l’efficacité de votre organisation, ce qui nuit à votre entreprise. Cependant, une solution avancée d’automatisation du traitement des factures rationalise ces processus à l’aide de diverses fonctionnalités intelligentes.
Elle capture et enregistre les données nécessaires à partir de vos documents de paiement et les transforme en format numérique. Grâce à cette solution, votre entreprise peut extraire et vérifier des informations telles que les détails des lignes, les montants, les codes GL et les termes, en fonction des règles de flux de travail configurées.
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Extraction précise des données
Même pour les solutions d’automatisation du traitement des factures, l’extraction précise des données peut poser problème. Cependant, les solutions intelligentes de traitement des factures sont équipées d’algorithmes d’apprentissage automatique très avancés qui garantissent l’extraction précise des données des factures entrantes.
Trouver une solution de gestion des comptes fournisseurs de premier plan spécialisée dans la capture intelligente en cloud, l’apprentissage automatique et l’automatisation des processus robotiques est essentiel pour aider les entreprises à éliminer les obstacles dans le traitement des factures. Exploitez des fonctionnalités intelligentes telles que la capture intelligente des données, les flux de travail dynamiques et la facturation électronique pour automatiser le traitement des factures et éliminer les frais généraux supplémentaires de votre entreprise.
