Suivre, mesurer et analyser les processus des comptes fournisseurs nous aide à identifier les principaux domaines d’amélioration et à mesurer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs. Cela nous permet de mesurer l’efficacité de nos flux de travail actuels des comptes fournisseurs et de résoudre plus efficacement les problèmes sous-jacents.
C’est pourquoi chaque fois que nous modifions un processus clé dans l’automatisation des comptes fournisseurs, il est essentiel de surveiller, d’analyser et d’apporter des modifications éventuelles au flux de travail et à l’impact de ces changements sur le retour sur investissement.
Obtenir des analyses de haut niveau à partir des rapports sur les comptes fournisseurs est un moyen de connaître les facteurs clés qui affectent l’automatisation des comptes fournisseurs.
Qu’est-ce que les comptes fournisseurs ?
Les comptes fournisseurs sont simplement définis comme le montant qu’une entreprise doit à un vendeur ou à un fournisseur. Ce montant est inscrit au bilan de l’entreprise et un enregistrement complet est conservé, de l’achat à la génération de la facture jusqu’au paiement. Les comptes fournisseurs sont une sorte de système de flux de trésorerie de l’entreprise et cela montre si l’entreprise achète plus de biens au comptant ou à crédit.
Par exemple, si le bilan de l’entreprise contient des comptes impayés, cela signifie qu’elle achète plus de biens à crédit. En revanche, si le bilan de l’entreprise montre que tous les achats sont réglés, cela signifie qu’elle achète des biens au comptant plutôt qu’à crédit.
Ainsi, les comptes fournisseurs peuvent être manipulés par le système comptable si une entreprise a besoin de conserver des liquidités. En conséquence, l’entreprise réglera les paiements de biens sur une période prolongée.
Quelles tâches sont associées aux comptes fournisseurs ?
Les tâches d’un compte fournisseur sont similaires à celles d’un comptable, mais elles sont liées à la validation des factures et à la gestion de la trésorerie. Plus précisément, le compte fournisseur est chargé de s’assurer que l’organisation est financièrement saine. Il peut utiliser des mesures administratives, financières et administratives pour veiller à ce que toutes les factures soient en ordre et que toutes les données de paiement soient enregistrées. Certaines des tâches d’un compte fournisseur sont énumérées ci-dessous :
- Tenir un registre de tous les types de paiements, factures, salaires et achats
- S’assurer que les enregistrements et les soldes concordent
- Tenir un historique de tous les achats
- Préparer des rapports financiers mensuels
- Améliorer le processus de paiement par tous les moyens possibles
Quels sont les inconvénients de ne pas automatiser votre processus de comptes fournisseurs ?
L’automatisation permet non seulement de faciliter tous les processus, mais aussi de réduire les risques d’erreurs. Par conséquent, si vous n’automatisez pas vos comptes fournisseurs, vous pouvez faire face aux inconvénients suivants :
- Signatures frauduleuses
- Absence d’historique des paiements
- Perte de données et de chèques
- Augmentation de la charge de travail entraînant une moindre efficacité
- Difficulté dans les paiements et le stockage des factures
- Manque ou peu d’informations sur la position financière de l’entreprise
Quel est le véritable retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs ?
Vous avez entendu dire que l’automatisation de vos comptes fournisseurs donne de bons résultats. Mais comment savoir si cela fonctionne pour vous ? La réponse est de calculer le retour sur investissement. Votre ROI est le reflet du fonctionnement réel de votre système automatisé de comptes fournisseurs. Un processus d’automatisation des comptes fournisseurs efficace réduit les coûts de main-d’œuvre en numérisant l’ensemble du processus, ce qui entraîne des dépenses moins élevées. Par exemple, le coût d’une facture manuelle se situe entre 14 et 17 dollars, tandis que le coût d’une facture traitée par le biais de l’automatisation des comptes fournisseurs est d’environ 3 dollars.
Ainsi, l’automatisation des comptes fournisseurs permet non seulement de rationaliser les paiements et d’améliorer l’efficacité du traitement des factures, mais également d’augmenter votre retour sur investissement.
8 facteurs pour mesurer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs
Dans cet article, nous discuterons de huit facteurs qui vous aideront à mesurer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs et à identifier les goulots d’étranglement dans votre flux de paiement.
-
Nombre total de factures
Avant toute chose, le premier indicateur permettant d’évaluer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs devrait être le nombre total de factures reçues sur une période donnée.
Par exemple, les entreprises qui réduisent le traitement manuel des factures traitent en moyenne 906 factures par employé par mois, tandis que les entreprises qui dépendent entièrement des factures papier traitent en moyenne 700 factures par employé par mois.
Le nombre total de factures traitées par une entreprise peut varier en fonction de sa taille et du ratio de procédures manuelles impliquées. Les grandes entreprises recevront logiquement plus de factures. Vous pouvez mesurer ces factures quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou même annuellement.
Connaître le nombre total de factures nous permet de comprendre le volume habituel de travail et d’établir des bases de référence pour mesurer d’autres indicateurs. Si votre solution d’automatisation des comptes fournisseurs permet d’obtenir un nombre total de factures supérieur, alors elle améliore la production de votre service des comptes fournisseurs.
-
Nombre total de factures traitées
Après avoir connu le nombre total de factures reçues sur une certaine période, il est important de savoir à quelle vitesse l’automatisation des comptes fournisseurs les traite. Cela vous aide à connaître le taux de traitement du système automatisé des comptes fournisseurs.
Par exemple, si votre entreprise reçoit 1500 factures en un seul mois, le « Nombre total de factures traitées » montre combien de ces factures ont été traitées au cours de ce mois. Lors de cette analyse sur une période de 3 à 6 mois, le taux de factures traitées devrait être supérieur à 90%.
Si votre service des comptes fournisseurs n’est pas en mesure de traiter 90% des factures malgré les processus d’automatisation des comptes fournisseurs, il est temps de réévaluer votre stratégie de flux de travail des comptes fournisseurs.
Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles l’automatisation des comptes fournisseurs ne peut pas maximiser le traitement des factures. Votre flux de travail des comptes fournisseurs peut comporter des goulots d’étranglement inconnus qui perturbent le traitement des factures, votre personnel peut toujours persister dans des pratiques manuelles, ou des exceptions de factures peuvent nuire à l’efficacité.
Quelle que soit la raison, il est de votre responsabilité d’identifier l’obstruction et de la supprimer. S’efforcer d’apporter des changements à cet égard vous aidera à maximiser l’efficacité et l’efficacité de votre équipe.
-
Coût moyen par facture
Le coût moyen par facture est crucial pour évaluer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs. Il nous aide à identifier les facteurs qui font augmenter nos coûts tout en réduisant simultanément nos dépenses et nos coûts de facturation.
Lors de la mesure du coût moyen par facture, nous devons prendre en compte des facteurs tels que le coût du matériel, le soutien informatique payant, les salaires et avantages des employés, les frais de logiciels, les frais généraux de gestion, ainsi que d’autres éléments qui font augmenter les coûts.
Selon les experts, le coût des factures varie en moyenne entre 12 et 30 dollars. Cependant, un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs efficace a le pouvoir de réduire considérablement cet écart.
Vous pouvez mesurer le coût moyen des factures en divisant le nombre total de factures payées (sur une certaine période) par les coûts totaux engagés pour les traiter sur la même période. Si vous avez payé 19 350 dollars pour le traitement de 1500 factures, alors votre coût moyen par facture sera de 12,9 dollars.
Le type de facture joue également un rôle clé dans l’influence du coût moyen de la facture. Les factures liées aux processus sans bon de commande et aux exceptions coûtent généralement plus cher que les factures basées sur des bons de commande.
Quoi qu’il en soit, le coût d’une solution automatisée de comptes fournisseurs sera plus élevé que le coût d’une opération manuelle. L’utilisation de fonctionnalités d’automatisation des comptes fournisseurs telles que la capture intelligente des données, la validation des factures et le paiement électronique vous permettra de réduire considérablement vos coûts.
-
Temps de traitement moyen
Le temps de traitement moyen est le temps qu’il faut pour traiter une facture de sa réception à son règlement. Mesurer cette durée vous aidera à évaluer l’efficacité de votre flux de travail automatisé des comptes fournisseurs.
Le temps de traitement moyen peut être calculé en divisant la somme des temps de traitement de toutes les factures par le nombre total de factures traitées au cours d’une certaine période.
Par exemple, si vous avez passé un total de 500 heures pour traiter 1 000 factures sur une période donnée, le temps de traitement moyen sera de 0,5 heure (ou 30 minutes) par facture.
L’objectif est de réduire le temps de traitement moyen grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs. Cela vous permettra d’économiser du temps et des ressources, d’améliorer l’efficacité et de libérer votre personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Téléchargez gratuitement : Un guide complet sur l’automatisation du traitement des factures.
-
Taux d’erreurs
L’automatisation des comptes fournisseurs réduit les risques d’erreurs humaines. Cependant, il est important de mesurer le taux d’erreurs pour évaluer l’efficacité de votre solution automatisée de comptes fournisseurs.
Le taux d’erreurs peut être calculé en divisant le nombre total d’erreurs par le nombre total de factures traitées sur une période donnée. Ces erreurs peuvent inclure des erreurs de saisie de données, des erreurs de traitement des factures, des erreurs de correspondance des factures avec les bons de commande, etc.
Un taux d’erreur élevé peut indiquer des problèmes dans votre flux de travail automatisé des comptes fournisseurs qui doivent être corrigés. Vous pouvez envisager des mesures correctives telles que la formation du personnel, la révision des processus, l’amélioration des systèmes automatisés, etc.
-
Temps moyen de paiement
Le temps moyen de paiement est le temps qu’il faut pour payer une facture après sa réception. Il s’agit d’un facteur clé pour évaluer l’efficacité de votre flux de travail automatisé des comptes fournisseurs et pour mesurer la rapidité de votre service de paiement des factures.
Le temps moyen de paiement peut être calculé en divisant la somme de tous les temps de paiement par le nombre total de factures payées sur une période donnée.
Il est important d’optimiser le temps moyen de paiement pour maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Des paiements plus rapides peuvent entraîner des avantages tels que des remises sur les paiements anticipés, une meilleure réputation auprès des fournisseurs, etc.
-
Niveau de conformité aux politiques
La conformité aux politiques internes et externes est essentielle dans le domaine des comptes fournisseurs. Mesurer le niveau de conformité aux politiques vous aide à évaluer l’efficacité de votre solution automatisée de comptes fournisseurs en garantissant que les factures sont traitées conformément aux politiques et aux procédures établies.
Vous pouvez mesurer le niveau de conformité en identifiant le nombre total d’infractions aux politiques sur une période donnée. Cela peut inclure des factures traitées sans bon de commande, des erreurs de rapprochement avec les bons de commande, des factures avec des erreurs de montant, etc.
Un faible niveau de conformité peut indiquer des problèmes dans votre flux de travail automatisé des comptes fournisseurs, tels que des lacunes dans les politiques, des erreurs de configuration du système, etc. Il est important de prendre des mesures correctives pour améliorer la conformité et renforcer les contrôles internes.
-
Satisfaction des fournisseurs
La satisfaction des fournisseurs est un indicateur clé pour évaluer l’efficacité de votre solution automatisée de comptes fournisseurs. Un flux de travail automatisé efficace et une communication transparente avec les fournisseurs peuvent améliorer leur satisfaction globale.
Vous pouvez mesurer la satisfaction des fournisseurs en utilisant des enquêtes, des commentaires directs, des évaluations de performance ou d’autres méthodes de rétroaction. Il est important de recueillir les commentaires des fournisseurs pour identifier les domaines à améliorer et prendre des mesures pour renforcer les relations avec les fournisseurs.
En résumé, mesurer ces huit facteurs vous aidera à évaluer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs et à identifier les opportunités d’amélioration dans votre flux de travail. Il est important de surveiller régulièrement ces indicateurs pour maximiser les avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs et assurer une gestion efficace des comptes fournisseurs dans votre entreprise.
