Les indicateurs clés de performance (KPI) sont essentiels pour mesurer la performance globale des solutions et leur contribution à la réussite de l’entreprise. Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs ne font pas exception, car elles nous permettent de rationaliser nos opérations financières.
Les processus des comptes fournisseurs comprennent de nombreux éléments en mouvement, de nombreuses étapes manuelles et plusieurs employés impliqués dans toute l’organisation. C’est pourquoi il est extrêmement important de déterminer des métriques pour évaluer la performance d’une solution.
Un KPI des comptes fournisseurs nous fournit un point de données quantifiable qui nous indique le degré de réussite d’une solution d’automatisation des AP. Un KPI des AP idéal doit être spécifique, limité dans le temps et universellement accepté. Nous devons mesurer ces KPI régulièrement pour identifier les domaines d’amélioration, maintenir les processus en accord avec les objectifs commerciaux et disposer d’un enregistrement authentique pour la responsabilité.
Quels sont les KPI ?
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont un ensemble de valeurs quantifiables qui sont essentielles pour évaluer le succès d’un individu ou d’une organisation dans l’atteinte d’objectifs souhaités. Les KPI aident à fixer des objectifs sur une base individuelle et d’équipe, qui peuvent ensuite être évalués pour prendre les décisions nécessaires en matière d’amélioration des processus.
Pourquoi les KPI des AP sont-ils importants ?
Les KPI jouent un rôle essentiel lorsqu’il s’agit d’améliorer la performance d’une organisation. De plus, les KPI fournissent à une organisation des points de référence sur lesquels elle peut se comparer à ses concurrents et apporter les modifications nécessaires pour atteindre ses objectifs stratégiques.
Pourquoi votre service des AP a-t-il besoin de KPI / objectifs ?
Comme tout autre service, les KPI aident considérablement à améliorer les performances de votre service des AP. En utilisant ces mesures, vous pouvez évaluer l’efficacité actuelle de votre service et mettre en œuvre les améliorations nécessaires pour obtenir des résultats optimaux.
Les 5 principaux KPI de l’automatisation des comptes fournisseurs
Dans cet article, nous présenterons les principaux KPI de l’automatisation des comptes fournisseurs et discuterons de la manière dont vous pouvez optimiser vos processus AP grâce à ces KPI.
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Coût par facture
Le coût par facture est l’une des mesures les plus fiables pour mesurer la performance des solutions d’automatisation des AP. Il s’agit du coût moyen total du traitement d’une facture. Cependant, ce coût varie en fonction de la structure d’une organisation. Cela se produit parce que chaque entreprise a différentes façons de calculer le coût d’une facture.
Cela dit, il est essentiel de prendre en compte le coût caché lors de la détermination du coût moyen des factures. Par exemple, une entreprise qui s’appuie entièrement sur des processus de facturation basés sur du papier doit également prendre en compte les coûts opérationnels et de main-d’œuvre du personnel. Dans le même temps, elle doit inclure le risque d’erreur humaine et le coût supplémentaire des processus longs.
L’inclusion du travail humain, ainsi que le temps passé dans les processus des AP, perturbent le flux de travail de l’entreprise. Tout cela se cumule finalement pour former le coût moyen de la facture et peut l’augmenter de manière exponentielle. Outre les coûts supplémentaires du personnel, les facteurs suivants augmentent également le coût moyen des factures :
- Les erreurs de paiement / les paiements en retard
- Les coûts d’audit
- Les systèmes et équipements
- L’envoi postal / l’impression
- Les remises fournisseurs perdues
Une enquête menée en 2018 a révélé que les organisations dotées d’une automatisation limitée devaient dépenser 10 $ ou plus pour chaque facture traitée. Les solutions d’automatisation des AP peuvent réaliser la même chose pour 2,07 $ par facture, voire moins.
Selon la même enquête, les organisations dépensent 5,83 $ pour traiter une facture. Ces différences de coût nous montrent à quel point il est difficile de simplement mesurer et comparer le coût d’une facture.
C’est pourquoi nous devons mesurer la performance de l’automatisation des AP en tenant compte des éléments suivants :
- Le secteur d’activité de l’entreprise
- Le pourcentage de factures basées sur des bons de commande
- Le nombre de factures traitées
- Le nombre de systèmes utilisant l’outil, ainsi que
- La manière dont l’entreprise a configuré le processus des comptes fournisseurs
Étant donné qu’il y a tant de mesures à prendre en compte, il est préférable de surveiller la performance dans le temps, plutôt que de comparer votre coût avec des pairs externes. Vous pouvez également envisager le coût total des AP en pourcentage du chiffre d’affaires. Quelle que soit votre approche pour calculer le coût moyen de la facture, un outil d’automatisation des AP vous offrira toujours une meilleure rentabilité.
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Taux de traitement automatique
Un taux de traitement automatique nous indique le pourcentage de factures traitées sans intervention humaine. Nous commençons à mesurer ces factures à partir du moment où nous les recevons jusqu’au moment où nous les enregistrons dans notre système financier.
La solution d’automatisation des AP idéale ne présente aucun point d’intervention dans le processus de facturation. Cela signifie que nous ne pouvons considérer que les processus qui correspondent automatiquement aux documents justificatifs tels que les bons de livraison, les contrats avec un plan de paiement et les bons de commande.
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Délai de traitement des factures
Le KPI du délai de traitement des factures nous permet de suivre le temps total nécessaire pour que les factures soient reçues, traitées, finalisées et envoyées pour paiement. Cela montre le temps nécessaire pour l’ensemble du cycle de vie de la facture, qui comprend les étapes suivantes :
- La numérisation de la facture
- La traduction dans un format de données standardisé
- La mise en correspondance de la facture avec des documents justificatifs tels qu’un contrat, un bon de réception de marchandises ou un bon de commande
- L’approbation et/ou l’analyse des écarts ou exceptions
- Le codage de la facture (compte G/L, centre de coûts) pour les factures de dépenses, et sa remise au propriétaire du budget approprié pour approbation
- La réalisation d’une revue finale et l’enregistrement dans le système de l’entreprise
Les solutions d’automatisation des AP gérant l’ensemble du processus, de la réception et de la capture des données à la gestion des flux de travail et à l’enregistrement, peuvent facilement suivre cette mesure. Si certains processus des AP sortent du cadre de votre solution, il peut être difficile de suivre ce KPI. Cependant, une solution d’automatisation des AP vous fournit un ensemble complet d’outils pour évaluer sa performance.
Là où les solutions d’AP standard prennent six à sept jours pour traiter une facture de dépenses (hors bons de commande) et une facture basée sur une commande, une solution d’automatisation des AP avancée prend moins d’un jour.
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Nombre de factures par employé à plein temps des comptes fournisseurs (FTE)
Le personnel que vous employez pour gérer les processus des AP est une représentation directe de votre coût total. C’est pourquoi le fait de faire correspondre le nombre de factures traitées pour chaque employé des comptes fournisseurs à plein temps peut être essentiel pour mesurer la performance d’une solution d’automatisation des AP. Cela montre à quel point vous utilisez votre personnel de manière productive et efficace.
Vous devez mesurer ce KPI en fonction de la manière dont vous suivez le volume des factures (quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement). La manière la plus simple d’analyser cela est de diviser votre volume annuel de factures par le nombre total d’employés à plein temps des comptes fournisseurs dans votre service des AP.
Cependant, cette valeur peut varier en fonction de votre secteur d’activité, ce qui rend difficile la comparaison et les comparaisons individuelles. Au lieu de licencier votre personnel des AP, vous devez utiliser ces informations pour utiliser de manière plus efficace les ressources qualifiées des AP dans votre structure organisationnelle.
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Pourcentage de distribution automatique
Si vous pouvez extraire les bonnes données de facturation de l’approbateur, vous pouvez soulager une grande partie de la pression sur votre personnel des AP tout en réduisant le risque de factures perdues ou égarées. C’est là qu’un outil d’automatisation des AP, qui achemine automatiquement ces données, peut vous aider.
Une solution d’automatisation des AP vous fournit un KPI de « Pourcentage de distribution automatique » qui vous indique le pourcentage total de factures que nous avons envoyées automatiquement au bon approbateur. En d’autres termes, il est important de savoir à quel point la solution a été efficace pour automatiser le flux de travail de vos processus AP.
Les solutions d’AP sophistiquées peuvent vous aider à suivre précisément le pourcentage de distribution automatique dans plusieurs services ou emplacements. Vous pouvez suivre cette mesure à l’aide des rapports standard de l’outil d’automatisation des AP, puis ajuster le processus en conséquence.
Ces cinq KPI sont essentiels pour évaluer la performance d’une solution d’automatisation des comptes fournisseurs. Ils fournissent des indicateurs clés pour mesurer le succès de l’automatisation et identifient les domaines d’amélioration potentiels. En surveillant régulièrement ces KPI, vous pouvez ajuster vos processus AP et maintenir des opérations financières optimisées.
