Les litiges sont une source de préoccupation pour les entreprises du monde entier. Les entreprises doivent gérer régulièrement différents types de litiges pour assurer le bon fonctionnement de leurs activités. Alors que les litiges liés à l’administration, à la livraison et à la qualité sont courants, ce sont les litiges liés aux factures qui affectent le plus les entreprises.
La gestion des comptes fournisseurs et des factures est déjà stressante pour le service financier. Mais si vous devez gérer des litiges et des erreurs récurrentes liées aux factures, cela ajoute encore une couche de complexité au flux de travail déjà compliqué des factures.
Les erreurs et les litiges dans les factures ont un impact non seulement sur les comptes tels que les comptes clients, les stocks et la trésorerie, mais ils retardent également les paiements aux différents fournisseurs. De nombreux fournisseurs et petites entreprises dépendent de la trésorerie générée par leurs factures pour leurs opérations commerciales quotidiennes.
Tout retard dans les paiements des factures perturbe non seulement les opérations commerciales pour vous et vos fournisseurs, mais affecte également votre relation avec eux. Dans cet article, nous expliquerons ce que sont les erreurs et les litiges de facturation et présenterons quatre pratiques pour réduire au minimum les litiges et les erreurs de facturation.
Qu’est-ce qu’un litige de facturation ?
Les litiges de facturation surviennent lorsque les clients refusent de payer le montant indiqué sur la facture en raison de divergences. Dans la plupart des cas, ces divergences sont liées aux dates, aux heures, aux quantités, aux prix et aux descriptions des articles, entre autres
Types d’erreurs de facturation
Les erreurs de facturation sont généralement réparties en deux catégories : les erreurs de facturation ouvertes ou les erreurs de facturation payées.
a) Erreurs de facturation ouvertes
Les erreurs de facturation ouvertes sont celles détectées avant que le paiement ne soit effectué par le client. Pour les erreurs de facturation ouvertes, il est préférable d’émettre un avoir ou une facture corrigée. Bien que ces erreurs nécessitent des démarches administratives et du temps supplémentaires, elles sont relativement plus faciles à traiter.
b) Erreurs de facturation payées
Une erreur de facturation payée est celle pour laquelle les clients ont déjà payé la facture. Il est frustrant pour le client d’être informé d’un litige de facturation après le paiement. La réponse standard à un litige de facturation consiste à corriger la facture et à émettre un avoir pour le solde.
Après avoir reçu la facture corrigée et l’avoir, le client connaît le prix réel de la transaction. Cependant, si une entreprise facture trop cher à ses clients, la meilleure réponse consiste à contacter immédiatement les clients, les informer de l’erreur, expliquer comment elle s’est produite et les rembourser par un avoir ou un chèque.
Pourquoi les litiges de facturation surviennent-ils ?
Erreurs en comptabilité
L’une des sources les plus courantes de litiges de facturation découle d’erreurs comptables simples. Lorsque les comptables calculent manuellement les feuilles de compte, ils finissent inévitablement par commettre une erreur de saisie ou de calcul. Si votre service de comptabilité ne détecte pas cette erreur à l’avance, elle vous sera présentée ultérieurement sous la forme d’un litige.
Désaccords sur les prix
Parfois, les clients affirment que les tarifs facturés ne sont pas les mêmes que ceux convenus précédemment. Cela peut se produire lorsque le client ne se souvient pas clairement de l’accord ou estime que le produit final n’a pas la qualité pour laquelle il avait accepté de payer. Dans tous les cas, vous pouvez éviter de tels problèmes si vous rédigez un contrat détaillé et spécifiez les tarifs et le périmètre du projet dès le début.
Problèmes de qualité
De même, certains clients refusent de payer les factures lorsqu’ils estiment que le livrable final ne correspond pas à leurs attentes. Idéalement, les clients devraient d’abord formuler des plaintes concernant leurs réserves avant de demander un litige de facturation, mais cela ne se produit pas dans la plupart des cas.
4 façons d’éviter les litiges et les erreurs de facturation
Les litiges de facturation peuvent se produire pour diverses raisons, il est donc essentiel de rester calme et d’adopter la meilleure démarche en fonction de la situation.
1- Tenue transparente des dossiers
La majorité de ces litiges peuvent être facilement résolus si vous restez organisé et tenez un registre clair des transactions, de la correspondance par e-mail/téléphone, ainsi que des informations liées à tous les coûts facturables.
Un système de tenue des dossiers vous fournit des preuves pertinentes et une documentation à l’appui qui décrit les coûts associés au montant litigieux. En utilisant un système transparent, vous pouvez toujours résoudre efficacement les litiges sans aggraver les conflits. Une façon de collecter efficacement des données à partir des factures est d’utiliser des solutions dotées de fonctionnalités d’extraction de données intelligentes.
2- Clarification des conditions de facturation
Un rapport publié en 2016 estimait que les clients retardent environ 45 à 60 % du total des paiements de factures, il est donc courant que les clients retardent les paiements pour une raison ou une autre. La majorité de ces litiges surviennent parce qu’il y a un manque de clarté entourant les conditions de paiement, c’est pourquoi il est essentiel de définir clairement les conditions de facturation lors de la génération des factures.
Par exemple, l’utilisation de termes tels que « Net 30 » sur les factures indique que la facture doit être réglée dans les 30 jours. Il est plus facile d’éviter les retards de paiement en définissant des rappels et des alertes pour les factures approchant leur date d’échéance.
3- Envoi de devis, d’estimations et de propositions
Une autre façon utile d’éviter les litiges de facturation consiste à adopter l’habitude d’envoyer des devis, des estimations et des propositions dès que vous discutez de l’achat de produits ou de services.
Vous devez consigner les détails clés de votre accord, ou mieux encore, rédiger un contrat solide qui consolide votre relation commerciale.
Outre l’envoi de devis et d’estimations détaillés, vous pouvez demander une proposition qui résume les coûts de la commande et définit les critères de qualité. Tant que vous signez le contrat avant de commander quoi que ce soit, cela réduira au minimum les risques de litiges sur les factures.
4- Ne pas répondre aux attentes
Si un service ou des biens que vous avez reçus ne sont pas satisfaisants, vous devez notifier immédiatement le fournisseur dès que vous identifiez des problèmes de qualité. Vous devez enquêter pour déterminer si le bien n’est tout simplement pas adapté à l’usage prévu ou s’il diffère de ce que vous aviez en tête.
Si le service ne correspond pas à l’usage prévu, vous devez fournir des preuves pour étayer votre réclamation afin que le fournisseur puisse le résoudre immédiatement. Cependant, si les biens ne répondent pas à vos attentes, laissez le fournisseur examiner votre contrat.
Il est normal d’être méfiant lorsque vous constatez que le fournisseur ne vous a pas fourni les biens de la qualité souhaitée. Dans tous les cas, vous devez rester calme, fournir plus d’informations sur les problèmes de qualité et résoudre le problème en fonction de votre contrat convenu.
Les erreurs et les litiges de facturation sont des problèmes récurrents pour les entreprises du monde entier. Les paiements retardés nuisent aux relations avec les fournisseurs et créent une charge inutile pour l’équipe de comptabilité.
Minimiser les erreurs et les litiges de facturation et les résoudre efficacement améliore votre relation avec les fournisseurs et vous aide à alléger la charge sur votre service des comptes créditeurs. Les techniques discutées dans cet article peuvent vous aider à réduire les litiges et les erreurs de facturation. Cela dit, une solution automatisée de comptes créditeurs est un moyen bien plus efficace de réduire les litiges de facturation et de rationaliser le flux de travail des factures.
