Le cycle des comptes fournisseurs est un processus complexe affecté par plusieurs cycles d’approbations, des retards de paiement, ainsi que par un manque de visibilité.
Les gestionnaires qui s’appuient entièrement sur les processus manuels d’AP souffrent régulièrement de ces lourdeurs, ce qui crée des problèmes pour le flux de travail général de l’entreprise.
Pour améliorer cette situation, chaque entreprise a besoin d’un logiciel d’automatisation AP. Cette solution peut rendre vos procédures de comptes fournisseurs plus rapides, plus faciles et plus efficaces grâce à un traitement rationalisé des factures et de flux de travail automatisés. Les ressources économisées grâce à ces solutions permettent aux entreprises de concentrer leurs efforts et leur temps sur des tâches à valeur ajoutée.
Bien que la transition vers ces solutions soit une nécessité, leur intégration dans votre entreprise peut être particulièrement difficile.
Il est essentiel de commencer par une bonne planification et d’apprendre à éviter les problèmes potentiels avant de mettre en œuvre la solution d’automatisation AP.
La première étape de l’automatisation de votre flux de travail des comptes fournisseurs consiste à identifier tous les principaux points problématiques. Une fois que vous avez compris ce qui vous manque, vous pouvez alors prendre une décision éclairée sur la solution à choisir.
Pour vous aider dans ce processus, nous avons répertorié 7 façons d’identifier vos points faibles dans le traitement AP.
Visibilité limitée des transactions avec l’AP
Lorsqu’une entreprise reçoit des centaines de factures simultanément, il peut être difficile de les suivre toutes.
De plus, une vue générale limitée des transactions employant plusieurs méthodes de paiement pose d’autres problèmes au service de traitement AP.
Deloitte rapporte que 93 % des transactions sont effectuées par voie électronique. Une visibilité limitée cache des problèmes graves et crée des erreurs qui passent inaperçues, des coûts supplémentaires, des retards et des perturbations dans le cycle de paiement.
Une enquête rapporte que 56 % des professionnels des comptes fournisseurs sont obligés de se fier à des estimations approximatives et ne parviennent pas à prévoir leurs flux de trésorerie en raison d’un manque de visibilité dans les transactions. Cela signifie que la plupart des équipes financières ne peuvent pas estimer les dépenses ou les tendances avec précision et ne parviennent pas à traiter efficacement les problèmes de facturation des fournisseurs.
En fonction des besoins et des exigences de votre entreprise, ces difficultés peuvent varier. Si votre entreprise souffre du même manque de visibilité, vous devez rechercher des solutions qui vous offrent des capacités de reporting étendues.
Manque de solutions intelligentes
De nos jours, les données sont un atout stratégique pour les entreprises. Cela leur permet de mesurer leur productivité et d’améliorer les flux de travail existants.
Cependant, une entreprise traitant manuellement ses factures ne dispose pas des outils nécessaires pour extraire les données des factures et accéder aux fonctionnalités avancées de création de rapports. Ils ne peuvent pas analyser les données et obtenir des informations cruciales pour prendre des décisions efficaces. Le manque de solutions intelligentes empêche les entreprises d’améliorer efficacement leurs flux de travail.
Retards de paiement avec le traitement AP
Selon des études, 30 % des moyennes entreprises indiquent que les retards dans le traitement des paiements leur causent des problèmes majeurs.
Les retards de paiement découlent de plusieurs problèmes allant des lenteurs d’approbation et d’acheminement à la complaisance de la part des fournisseurs ou des acheteurs.
C’est pourquoi il faut environ 30 jours aux fournisseurs pour recevoir leurs paiements et, en fin de compte, 47 % des fournisseurs reçoivent leurs paiements en retard.
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Coûts de traitement AP élevés
Les coûts élevés de traitement AP sont causés par le retard du traitement des factures et constituent un obstacle important à la croissance de l’entreprise.
Selon Deloitte, jusqu’à 35 % des entreprises déclarent que les coûts élevés de traitement AP constituent l’un de leurs plus grands problèmes avec les méthodes de paiement traditionnelles. En plus de consacrer 62 % de leurs coûts à la main-d’œuvre, ces entreprises dépensent 8 $ pour le traitement de chaque paiement de fournisseur.
Lors de la mesure du coût moyen par facture, vous devez tenir compte de facteurs tels que le coût du matériel, le support informatique payé, les salaires et les avantages du personnel, les frais de logiciel, les frais généraux de gestion, ainsi que d’autres facteurs qui augmentent les coûts.
Selon les experts, le coût des factures varie de 12 $ à 30 $ , en moyenne. Cependant, un logiciel d’automatisation AP efficace a le pouvoir de réduire considérablement cet écart.
Vous pouvez mesurer le coût moyen des factures en divisant le nombre total de factures payées (au cours d’une certaine période) par les coûts totaux engagés pour les traiter au cours de la même période.
Remises perdues
De nombreux fournisseurs offrent aux acheteurs des rabais pour payer les factures à l’avance. Tirer le meilleur parti de ces remises est nécessaire pour maximiser les profits et gagner la confiance du fournisseur. Malgré cela, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à tirer profit de ces rabais.
Selon un rapport de recherche de Level en 2018, les remises fournisseurs perdues sont la préoccupation la plus courante en matière de traitement des factures pour les entreprises.
Les entreprises tâchent d’obtenir autant de rabais que possible afin de maximiser les économies de coûts et d’améliorer les résultats de l’entreprise. Le contrôle du taux de remises que votre entreprise a pu obtenir est un bon indicateur des répercussions des rabais perdus sur votre entreprise.
Identification et traitement rigoureux de toutes les factures
Dans de nombreux cas, un seul document peut contenir plusieurs factures. Nous voyons souvent des entreprises rassembler plusieurs factures dans un seul PDF. Ce n’est peut-être pas un problème pour un humain, mais cela crée des retards inutiles pour le service AP.
Les factures égarées entraîne plusieurs retards qui mettent en péril votre relation avec les fournisseurs. Selon des études, 30 % des moyennes entreprises indiquent que les retards dans le traitement des paiements leur causent des problèmes majeurs.
Selon une autre estimation, il faut environ 30 jours aux fournisseurs pour recevoir leurs paiements et, en fin de compte, 47 % des fournisseurs reçoivent leurs paiements en retard.
Si votre entreprise souffre des mêmes problèmes, il est temps de rechercher une solution automatisée qui règle cette situation. Bien que les solutions intelligentes de traitement automatisé des factures soient capables de détecter de telles factures, toutes les solutions automatisées ne disposent pas de ces fonctionnalités.
Une solution automatisée qui tire parti de l’apprentissage automatique avancé aux côtés de l’OCR (reconnaissance optique de caractères) peut vous y aider.
Modes de paiement des fournisseurs avec le traitement AP
Chaque fournisseur fait confiance à un mode de paiement différent pour son entreprise et s’adapter à chacune de ces options est une tâche difficile pour le département AP. Les acheteurs doivent prendre des décisions en tenant compte des méthodes utilisées par leurs fournisseurs.
Ainsi, à moins que leur service AP tienne compte de tous les modes de paiement dans leur flux de travail, le traitement des demandes de paiement des fournisseurs peut être extrêmement difficile. À moins de trouver une solution qui gère efficacement les flux de travail divergents, il est difficile de payer vos fournisseurs à temps.
Si vous ne savez pas ce qui manque à votre entreprise, il peut être difficile de trouver une solution de traitement AP efficace. Cependant, en examinant les problèmes mentionnés ci-dessus, vous pouvez trouver une solution qui rationalise votre flux de travail et résout efficacement vos problèmes.
Comment surmonter les points problématiques du traitement AP avec Process Fusion
La bonne nouvelle est que ces points mentionnés ci-dessus peuvent être surmontés efficacement avec Process Fusion. En cas de données incorrectes ou manquantes, cela peut entraîner des retards et des erreurs dans le processus AP. Process Fusion peut vous aider en fournissant une image complète et précise de toutes les données, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle et de rapprochement des données.
De plus, ne pas connaître l’état des factures peut retarder les paiements et frustrer les équipes comptables et financières. Process Fusion offre une visibilité en temps réel sur le processus AP, afin que tout le monde puisse voir ce qui se passe et prendre des décisions en conséquence.
Les processus manuels sont lents et sujets aux erreurs. Process Fusion automatise les étapes importantes du processus AP, afin que les factures puissent être traitées rapidement et avec précision. Elle s’assure également de fournir une vue d’ensemble du processus. Enfin, Process Fusion permet également une collaboration étroite entre l’entreprise et les fournisseurs, de sorte que les informations peuvent être partagées rapidement et facilement.
