Le défi du traitement des factures
Dans presque tous les secteurs d’activité, les factures sont reçues sous format papier ou électronique. Les factures sont ensuite examinées et transmises, généralement par courrier interne, pour approbation et codage.
Le processus d’approbation des factures est généralement entre les mains du personnel comptable expérimenté, qui n’est pas toujours disponible, ce qui entraîne des retards de paiement. Les exceptions sont généralement suivies dans toute l’organisation, un processus qui prend des semaines.
Une fois les factures finalement approuvées, les données des factures sont ensuite saisies manuellement dans un ERP et les factures sont physiquement classées.
Dans la plupart des cas, avec ce processus de facturation traditionnel, le service des comptes fournisseurs souffre des problèmes suivants :
- Saisie manuelle coûteuse et sujette aux erreurs des données des factures
- Factures perdues ou égarées
- Cycles de révision, d’approbation et de résolution des exceptions longs
- Risques de conformité et de sécurité
- Coûts élevés de stockage physique et de récupération des factures papier
- Retards de téléchargement des données sur les factures approuvées vers les systèmes en aval
- Demandes de renseignements chronophages des fournisseurs concernant l’état des factures et des paiements
- Difficulté à mettre en œuvre les meilleures pratiques opérationnelles
- Absence d’opportunité d’optimiser la planification des paiements – bénéficier de remises pour paiement anticipé ou éviter les frais de retard
- Absence de visibilité sur les données analytiques
Pourquoi l’automatisation est l’avenir
Les entreprises reconnaissent de plus en plus la nécessité d’automatiser leur service des comptes fournisseurs. Les organisations doivent créer un avenir où le traitement des factures n’est plus une fonction tactique en arrière-plan.
Les praticiens des comptes fournisseurs sont impatients de concrétiser cette vision. Voici l’avenir du traitement des factures tel que les praticiens du secteur le prévoient.
51 % des praticiens des comptes fournisseurs prévoient que leur service éliminera la plupart de ses factures papier d’ici 2021.
Moins de Manipulation Manuelle de Papier
D’ici 2021, 51 % des praticiens des comptes fournisseurs prévoient que leur service éliminera la plupart des factures papier qu’il reçoit actuellement des fournisseurs, selon l’étude Future of Accounts Payable 2018 de l’IOFM.
Près d’un tiers des praticiens estiment que leur service des comptes fournisseurs éliminera entre 25 % et 50 % des factures papier qu’il reçoit actuellement des fournisseurs, selon l’IOFM.
Basé sur les Données
Soixante-trois pour cent des praticiens des comptes fournisseurs estiment que l’utilisation des données de leur service dans l’ensemble de l’entreprise augmentera « légèrement » ou « considérablement » au cours des trois prochaines années, selon l’étude Future of Accounts Payable 2018 de l’IOFM.
L’automatisation du traitement des factures mettra des données critiques à la disposition des utilisateurs autorisés, où qu’ils se trouvent. Les utilisateurs pourront également suivre les coûts et les métriques de consommation, obtenir une visibilité sur le fonds de roulement et les dépenses, gérer les coûts et la consommation des services publics, filtrer les rapports, évaluer les performances et découvrir de nouvelles opportunités.
Plus de Technologies Numériques
Les praticiens des comptes fournisseurs misent sur la capture d’image, la capture de données intelligente, la mobilité, le cloud et l’intelligence artificielle, selon l’étude Future of Accounts Payable 2018 de l’IOFM.
Meilleure Utilisation du Temps
Avec l’automatisation, le personnel des comptes fournisseurs passera moins de temps sur des tâches manuelles et plus de temps sur des activités à valeur ajoutée. L’automatisation éliminera la plupart des étapes laborieuses liées au traitement des factures, notamment la réception et la validation des factures, l’extraction des données principales et des lignes, la correspondance entre les factures et les bons de commande, l’acheminement des factures pour approbation ou gestion des exceptions, et le téléchargement des informations sur les factures approuvées dans un ERP et une application de paiement.
Moins de Chèques Papier
Selon l’étude Future of Accounts Payable 2018 de l’IOFM, les services des comptes fournisseurs prévoient de réaliser moins de la moitié des paiements aux fournisseurs par chèque papier au cours des trois prochaines années. Les entreprises utiliseront les virements ACH et les cartes virtuelles pour payer davantage de leurs fournisseurs. Par rapport aux méthodes de paiement électroniques, les chèques papier coûtent plus de trente fois plus cher et sont le plus souvent responsables des pertes de fraude et des retards.
Rentabilité
L’automatisation du traitement des factures ouvrira de nouvelles opportunités pour les comptes fournisseurs de créer de la valeur pour l’entreprise grâce à des remises sur les cartes de crédit, davantage de réductions pour paiement anticipé, des délais de paiement standard plus longs et une meilleure gestion des dépenses.
Statistiques : 57 % des praticiens des comptes fournisseurs s’attendent à réaliser des remises plus élevées sur les cartes de crédit en pourcentage total des dépenses au cours des trois prochaines années.
Selon l’étude Future of Accounts Payable 2018 de l’IOFM, 57 % des praticiens des comptes fournisseurs s’attendent à réaliser des remises plus élevées sur les cartes de crédit en pourcentage total des dépenses au cours des trois prochaines années. 54 % s’attendent à ce que leur organisation bénéficie de plus de réductions pour paiement anticipé. Un tiers des praticiens prolongeront leurs délais de paiement standard et près des deux tiers des services des comptes fournisseurs joueront un rôle plus important dans la gestion des dépenses.
