Que vous soyez un entrepreneur, un propriétaire de PME ou le directeur d’une entreprise multinationale, maximiser la productivité et l’efficacité au sein du flux de travail de votre organisation vous apportera d’innombrables avantages.
Cependant, si vous comptez toujours sur des procédures manuelles pour les processus de comptes fournisseurs, il est impossible d’atteindre la productivité et l’efficacité voulues. Les factures papier provoquent des erreurs et des retards inutiles qui entraînent des coûts excessifs pour les entreprises.
De telles interruptions et retards empêchent votre entreprise d’atteindre son plein potentiel et entravent votre croissance.
Pas étonnant que plus de 50 % des départements des comptes fournisseurs reconnaissent que la migration hors des systèmes de facturation manuelle est leur priorité absolue.
Une solution automatisée de traitement de facturation en ligne est la solution idéale pour améliorer votre fonctionnement et assurer le paiement en temps opportun de toutes les factures. Elle peut rationaliser toutes les opérations des comptes fournisseurs en donnant à votre entreprise des outils AP avancés, couplés à des fonctionnalités intelligentes haut de gamme.
Dans cet article, nous discutons des principaux avantages du traitement des factures en ligne et de ce que cela peut signifier pour votre entreprise.
Abandon des solutions traditionnelles inefficaces
ne solution de traitement des factures en ligne est l’outil idéal contre les solutions inefficaces de traitement des factures.
Le système en ligne dynamise votre ancien système avec des fonctionnalités de pointe telles que la capture automatisée des factures, les approbations instantanées, les paiements dans les délais et un rapprochement fiable, le tout via une console unifiée.
Traitement aisé des factures
Une solution de traitement des factures en ligne permet aux entreprises de capturer les factures des fournisseurs via des portails Web et des courriels. Cela signifie que tous vos partenaires commerciaux peuvent partager des factures facilement sans avoir à créer des factures papier et à vous les envoyer manuellement.
Contrairement aux procédures manuelles fastidieuses, une solution en ligne centralise les reçus de factures en permettant aux fournisseurs de soumettre leurs factures par courrier électronique.
Éventuellement, ces fournisseurs peuvent télécharger des factures commerciales directement sur des portails sécurisés et suivre leur progression. Dans le même temps, les entreprises peuvent recevoir des alertes si le système détecte des factures en double dans son système.
En fin de compte, le traitement des factures en ligne gère tout, de l’exécution des paiements au rapprochement immédiat.
Capture intelligente de données simplifiée
La capture intelligente des données est une caractéristique essentielle de toutes les solutions de traitement automatisé des factures. Cette technologie disruptive élimine le besoin d’une saisie fastidieuse des données de facture.
Elle utilise des variantes de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la renforce à l’aide d’algorithmes avancés d’apprentissage automatique, améliorant constamment ses fonctionnalités de capture de données.
La capture intelligente des données aide les entreprises à assurer la documentation des processus commerciaux existants, ce qui facilite la sécurisation des documents et l’automatisation des processus.
La technologie utilise plusieurs méthodes pour étiqueter les types de documents standard et d’autres contenus liés aux processus métier.
Étant donné que les solutions de traitement des factures en ligne utilisent une classification avancée pour organiser automatiquement les documents, les entreprises peuvent classer les documents entrants au fur et à mesure qu’elles les reçoivent.
En d’autres termes, les entreprises peuvent s’assurer que les documents entrants sont marqués en fonction de toutes les étiquettes de conformité et de sécurité voulues. Cela facilite la mise en œuvre de la conformité de géolocalisation, des contrats, ainsi que des informations d’identification personnelle (IPI).
Dans le même temps, les solutions de traitement des factures en ligne peuvent attribuer du contenu à une piste d’audit, ce qui peut aider à se conformer aux réglementations gouvernementales.
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Traitement des factures plus rapide et précis
L’utilisation de solutions de traitement de factures en ligne à capture automatique de données permet aux entreprises d’intégrer la facturation électronique et d’établir des flux de travail dynamiques, minimisant ainsi le temps nécessaire à l’obtention des approbations, et économisant aussi un temps et un argent inestimables.
Dans le même temps, le flux de travail dynamique et les approbations plus rapides accélèrent le traitement des factures et réduisent les coûts causés par les retards de paiement.
Correspondance automatisée des bons de commande
Une solution de traitement des factures en ligne permet à votre entreprise de configurer les règles en fonction de vos politiques organisationnelles. Cela signifie que vous pouvez déterminer si une facture entrante correspond aux politiques de votre entreprise et traiter chaque facture en fonction de son type.
Les solutions avancées offrent une correspondance 2 voies et 3 voies pour les en-têtes et les niveaux de ligne, ce qui facilite le traitement des discordances dans les plages de tolérance. Même si une facture n’est pas mise en correspondance automatiquement à cause des seuils de tolérance, vous pouvez prédéfinir des autorisations d’exceptions supplémentaires pour les gérer.
Approbations multiniveaux efficaces
Une solution de traitement des factures en ligne permet aux entreprises de mettre en place des approbations à plusieurs niveaux en fonction de leur hiérarchie organisationnelle.
Ces fonctionnalités renforcent les contrôles internes de votre entreprise, ce qui vous permet d’éliminer plus facilement les longs processus manuels et de maximiser l’efficacité du flux de travail.
La plateforme en ligne permet aux départements AP d’acheminer automatiquement les courriels pour approbation en ligne ou par courrier électronique. De même, les approbateurs de haut niveau peuvent examiner les autorisations de factures non lues, traiter les factures impayées et une action AP en attente.
Enfin, il est également possible d’inviter de nouveaux fournisseurs à s’inscrire en ligne directement par courriel.
Une collaboration transparente
Une solution de traitement des factures en ligne offre à votre entreprise une plateforme unique accessible à plusieurs départements et sites à travers le monde.
Le système n’a pas besoin de tenir compte des emplacements partagés et des heures de travail similaires pour pouvoir collaborer avec le personnel à distance.
Même si votre entreprise est répartie sur différents sites, la solution peut collecter des données provenant de sources disparates et les organiser dans un emplacement unique et sécurisé.
D’autre part, le traitement des factures en ligne peut prendre en charge plusieurs utilisateurs distincts, ainsi que divers processus AP, intégrant toutes les fonctionnalités dans une solution unique et facile à gérer.
Traitement groupé des paiements
La plupart des solutions de traitement des factures sont conçues pour traiter des factures uniques, mais échouent lorsqu’elles doivent traiter des centaines de factures simultanément.
Cependant, une solution de traitement des factures en ligne permet aux entreprises de regrouper différentes factures, quel que soit l’expéditeur ou le mode de paiement utilisé.
En même temps, vous pouvez séparer les mouvements de trésorerie des approbations de factures afin d’appliquer la séparation des tâches. Si vous ne disposez pas de fonds suffisants, la solution peut retenir les paiements des fournisseurs et vous en informer également.
Communications automatisées avec les fournisseurs
Le traitement des demandes de statut de paiement des fournisseurs est un casse-tête constant pour les départements AP. Une solution de traitement des factures en ligne automatise les communications entre les fournisseurs et votre entreprise, en veillant à ce que les fournisseurs restent informés de chaque mise à jour et étape du processus de facturation et de paiement.
Cela inclut les alertes de statut envoyées par courriel, ainsi que l’accès à des portails sécurisés où les fournisseurs peuvent vérifier eux-mêmes leur statut de paiement. En conséquence, cela peut réduire considérablement le temps passé par le personnel AP sur les demandes et les résolutions.
Trouvez la bonne solution de traitement des factures en ligne qui aide votre entreprise à rationaliser son modèle de facturation et à maximiser l’efficacité de votre flux de travail.
