Les systèmes de gestion des références sont chargés de rationaliser les processus de référence de bout en bout et d’améliorer la transparence au sein de ces processus. Cependant, les systèmes de santé qui s’appuient sur des solutions de gestion manuelle des références souffrent en permanence de lacunes de communication entre les spécialistes et les prestataires de soins.
Le manque de coordination entre les prestataires entraîne divers problèmes tels que l’inefficacité opérationnelle clinique, les boucles de référence rompues, les informations médicales manquantes et les retards de traitement. Ces problèmes affectent directement la qualité des soins que les patients reçoivent et diminuent les résultats de santé pour les patients.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des références de soins de santé ?
Un système de gestion des références de soins de santé est un moyen efficace de synchroniser les données du patient. Les prestataires de soins de santé utilisent ce système pour communiquer efficacement avec les consultants, les spécialistes et les patients à toutes les étapes du processus de soins de santé.
Défis courants pour les systèmes de gestion des références
Malgré cela, de nombreux fournisseurs de soins de santé tardent à adopter les technologies disponibles et finissent par créer d’autres obstacles dans le continuum des soins aux patients. Dans cet article, nous aborderons les défis courants des systèmes de gestion des références.
1-Mauvais transferts
Le problème avec les systèmes traditionnels de gestion des références est qu’ils remettent aux patients un bout de papier et s’attendent à ce qu’ils prennent eux-mêmes rendez-vous. Cependant, en vérité, la plupart de ces patients ne prennent pas de rendez-vous pour eux-mêmes. Une étude du NCBI a découvert qu’un tiers des patients ne donnent pas suite aux recommandations de leur PCP.
L’une des raisons derrière cela est que les processus d’auto-planification nécessitent plusieurs appels et de longs délais. Toutes ces choses frustrent parfois les patients au point qu’ils renoncent complètement au rendez-vous.
En raison de ces incidents, les patients perdent des soins indispensables, tandis que les spécialistes perdent des revenus en raison des absences. De même, les PCP perdent des ressources précieuses qu’ils ont dépensées pour coordonner les visites de référence.
Les fournisseurs de soins primaires doivent expliquer clairement chaque étape du processus d’aiguillage aux patients. En outre, les PCP doivent s’assurer que les patients reçoivent tout le soutien dont ils ont besoin lors de la planification des rendez-vous. Cependant, un système efficace de gestion des références électroniques peut également planifier des rendez-vous de manière transparente.
2-Documents
Souvent, les médecins passent à côté d’informations précieuses sur les patients en raison d’un manque de coordination entre les prestataires. Il est également courant que les systèmes de référence manquent des résultats et des symptômes vitaux des tests initiaux lors de l’envoi de la commande de référence ; quelque chose qui entraîne des complications de santé qui auraient dû être évitées.
3-Défis de coordination des soins
Un autre problème critique des solutions traditionnelles de gestion des références est que les prestataires de soins primaires et secondaires sont incapables d’échanger des informations en temps opportun et avec précision.
Les commandes de référence comprennent des informations telles que la raison de la visite du patient, le service requis, l’urgence du rendez-vous, ainsi que la vérification de l’assurance.
Ces ordres de renvoi doivent être transférés efficacement pour éviter les erreurs de traitement et vérifier le paiement. Sans cette information, les fournisseurs spécialisés n’ont aucun moyen de savoir comment traiter les patients et qui est le fournisseur de soins primaires du patient.
Une étude menée par le Journal of Internal Medicine a révélé que 50 % des spécialistes n’étaient pas satisfaits de l’intégrité et de la rapidité des informations cliniques qu’ils reçoivent. D’autres fois, les prestataires envoient des fax de référence aux spécialistes sans indiquer la raison de la visite du patient.
4-Erreurs de référence
Les erreurs de référencement sont l’un des plus grands problèmes causés par des systèmes de gestion de référencement inefficaces. Ces erreurs peuvent avoir de graves conséquences pour les patients concernés. Selon une étude publiée en 2018, les erreurs médicales sont devenues la troisième cause de décès aux États-Unis, avec des décès estimés à 440 000.
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5-Mauvais systèmes de suivi des références
Après l’émission d’une recommandation, les fournisseurs de soins primaires doivent être en mesure de suivre les patients tout au long de leur parcours. Sinon, les coordonnateurs de référence ne peuvent pas surveiller efficacement les soins aux patients et savoir quel type de tests le spécialiste a prescrit, quand le rendez-vous a eu lieu et même si le patient s’est rendu au rendez-vous ou non.
Les recherches menées par la National Library of Medicine des National Institutes of Health des États-Unis suggèrent que jusqu’à 25 à 50 % des médecins traitants ne savent pas si leurs patients peuvent consulter un spécialiste ou non.
Les médecins ont la responsabilité d’orienter les patients vers des spécialistes lorsque leur état l’exige. Cependant, après une référence, il appartient à l’efficacité du système de gestion des références d’assurer la prise de rendez-vous et le traitement des patients en temps opportun. En raison du mauvais suivi des références des prestataires de soins, leur personnel doit appeler des spécialistes pour vérifier l’arrivée d’un patient.
Un système de gestion des références électroniques permet aux PCP et aux groupes spécialisés d’avoir une plus grande visibilité sur l’ensemble du processus de référence. Cela leur permet également d’analyser les tendances critiques et de remédier plus efficacement aux inefficacités opérationnelles.
6-Manque de suivis
Même après la fin d’un rendez-vous de référence, de nombreux spécialistes ne bouclent pas la boucle avec le PCP. Un article publié dans la US National Library of Medicine National Institutes of Health mentionne 40 % des PCP ont déclaré ne pas avoir reçu de rapport de spécialistes référés pour le suivi du patient.
L’incapacité des spécialistes à fournir des rapports de suivi alourdit davantage le cycle de référence. Dans le même temps, les informations concernant l’état du patient ne font pas partie de son dossier médical électronique. Enfin, l’exécution manuelle de ces tâches augmente la probabilité que des données soient mal interprétées ou perdues, ce qui affecte gravement les soins aux patients dans les cas extrêmes.
7-Fuite de référence
Les fuites de référence sont un problème important pour les prestataires de soins de santé à travers le pays. Ces fuites entraînent des milliards de pertes de revenus, certaines estimations allant de 55 % à 65 %.
Les solutions traditionnelles de gestion des références entraînent des retards inutiles dans le traitement. Les patients dans un état critique ne peuvent pas se permettre des retards de traitement, ils quittent donc leur réseau hospitalier existant au profit d’autres prestataires de soins de santé.
8-Gestion de plusieurs DSE/DME
De nombreux fournisseurs de soins de santé primaires et secondaires utilisent différents types de dossiers de santé/médicaux électroniques. En raison de diverses acquisitions et fusions de systèmes de santé, bon nombre de ces prestataires fonctionnent sur des systèmes hybrides. L’interopérabilité entre plusieurs systèmes EHR/EMR est un défi important pour les solutions de gestion des références.
9-Trouver les bons spécialistes
Il est courant que les grands systèmes hospitaliers accueillent un grand nombre de spécialistes. Les fournisseurs de soins primaires n’ont aucun moyen de savoir si un spécialiste est nouveau ou manque d’expérience après des acquisitions ou des fusions. Cela oblige de nombreux PCP à orienter les patients hors de leurs réseaux malgré la présence d’un spécialiste au sein du réseau.
10-Manque de fonctionnalités analytiques de référence
Les systèmes de santé doivent gérer d’innombrables références entrantes et sortantes au sein de leurs réseaux. Cependant, en raison du grand nombre de ces renvois, il est difficile de suivre et de surveiller les différentes catégories de renvois. Si une solution de gestion des références manque de fonctionnalités analytiques, le fournisseur ne peut pas identifier les modèles de références spécifiques, ce qui rend difficile pour lui d’optimiser davantage son flux de travail.
Les solutions de gestion des références dans les systèmes de santé doivent faire face à divers défis qui causent des problèmes inévitables tant pour les patients que pour les prestataires. Cependant, l’utilisation de la technologie d’automatisation numérique basée sur le cloud peut aider à relever ces défis et à minimiser les inefficacités dans leurs processus de gestion des recommandations.
eReferral Management Automation est une solution spécialisée de gestion des références qui permet aux prestataires de minimiser le suivi manuel des références, d’améliorer les résultats des patients et de fournir des soins de santé efficaces et plus intégrés.
